Wie informiere ich Mitarbeiter über den Meldekanal?

Das Verfahren muss auffindbar und verständlich sein

Arbeitnehmer über den Meldekanal informieren bedeutet im Kern: das Meldeverfahren so verfügbar machen, dass es jeder finden und verstehen kann, noch bevor etwas zu melden ist. Das ist etwas anderes, als nur eine Seite online zu stellen. Das Verfahren sollte beschreiben, wer eine Meldung entgegennimmt, wie jemand melden kann — schriftlich, mündlich und auf Wunsch anonym — und welche Fristen gelten: eine Eingangsbestätigung und später Informationen darüber, was mit der Meldung geschieht. Diese Informationen sollten dort verfügbar sein, wo ein Arbeitnehmer sie tatsächlich antrifft: im Intranet, im Mitarbeiterhandbuch, bei der Einführung neuer Mitarbeiter.

Darüber hinaus sollten die Informationen einen Arbeitnehmer auch auf die Möglichkeit hinweisen, sich extern zu melden, bei einer zuständigen Behörde statt beim Arbeitgeber selbst. Das ist kein optionales Extra: die Richtlinie nennt es ausdrücklich als Teil dessen, was ein internes Verfahren enthalten muss. Ein Meldekanal, der zwar existiert, aber niemand kennt, oder von dem niemand weiß, wie er funktioniert, erfüllt in der Praxis nicht den Zweck der Regelung — auch wenn er formal eingerichtet ist.

Artikel 7 und 9 der Richtlinie, Artikel 2 HSchG

Artikel 7 der Richtlinie (EU) 2019/1937 verpflichtet Arbeitgeber, interne Meldekanäle einzurichten; Artikel 9 derselben Richtlinie beschreibt, welche Anforderungen das Verfahren selbst erfüllen muss, einschließlich klarer und leicht zugänglicher Informationen über das Verfahren und über die Möglichkeit, sich extern zu melden. Artikel 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes konkretisiert dies für die Niederlande in den Elementen, die die interne Meldeprozedur enthalten muss, einschließlich der Frist von sieben Tagen für die Eingangsbestätigung und drei Monaten für die Informationen über die Bewertung. Diese Bestimmungen befassen sich mit dem Inhalt und der Zugänglichkeit des Verfahrens, nicht mit der Art und Weise, wie ein Arbeitgeber dies genau kommuniziert — das lässt das Gesetz dem Arbeitgeber selbst.