Hur informerar jag anställda om varslingskanalen?

Proceduren måste vara lätt att hitta och förstå

Att informera anställda om rapporteringskanalen handlar i grund och botten om att göra rapporteringsproceduren tillgänglig på ett sådant sätt att alla kan hitta den och förstå den, redan innan det finns något att rapportera. Det är något annat än att bara lägga upp en sida online. Proceduren bör beskriva vem som mottar en rapport, hur någon kan rapportera — skriftligt, muntligt och vid behov anonymt — och vilka tidsfrister som gäller: en mottagningsbekräftelse och senare information om vad som händer med rapporten. Denna information bör finnas där en anställd faktiskt kommer att stöta på den: på intranätet, i personalhandboken, när nya anställda introduceras.

Dessutom bör informationen vägleda en anställd om möjligheten att rapportera externt, till en behörig myndighet i stället för till arbetsgivaren själv. Det är inte något frivilligt tillägg: direktivet nämner det uttryckligen som en del av vad en intern procedur måste innehålla. En rapporteringskanal som finns men som ingen känner till, eller som ingen vet hur den fungerar, uppfyller i praktiken inte syftet med regelverket — även om den formellt är upprättad.

Artikel 7 och 9 i direktivet, artikel 2 Wbk

Artikel 7 i direktiv (EU) 2019/1937 förpliktar arbetsgivare att inrätta interna rapporteringskanaler; artikel 9 i samma direktiv beskriver vilka krav som ställs på proceduren själv, inklusive tydlig och lätt tillgänglig information om proceduren och om möjligheten att rapportera externt. Artikel 2 i Whistleblower Protection Act utvecklar detta för nederländska förhållanden i de element som den interna rapporteringsproceduren måste innehålla, inklusive tidsfristen på sju dagar för mottagningsbekräftelse och tre månader för information om bedömningen. Dessa bestämmelser handlar om innehållet och tillgängligheten för proceduren, inte om hur en arbetsgivare exakt kommunicerar det — det lämnar lagen till arbetsgivaren själv.