Comment informer les salariés du canal de signalement ?

La procédure doit être accessible et compréhensible

Informer les salariés du canal de signalement signifie essentiellement : mettre la procédure de signalement à disposition de manière à ce que chacun puisse la trouver et la comprendre, bien avant qu'il y ait quelque chose à signaler. C'est différent de simplement mettre en ligne une page. La procédure doit décrire qui reçoit un signalement, comment une personne peut signaler — par écrit, oralement et, si souhaité, de manière anonyme — et quels sont les délais : un accusé de réception et, ultérieurement, des informations sur ce qui est advenu du signalement. Ces informations doivent figurer là où un salarié les rencontrera effectivement : sur l'intranet, dans le manuel du personnel, lors de l'intégration des nouveaux salariés.

En outre, les informations doivent indiquer au salarié la possibilité de signaler en externe, auprès d'une autorité compétente plutôt qu'auprès de l'employeur lui-même. Ce n'est pas un élément facultatif : la directive le mentionne explicitement comme faisant partie de ce qu'une procédure interne doit contenir. Un canal de signalement qui existe mais que personne ne connaît, ou dont personne ne sait comment il fonctionne, ne satisfait en pratique pas l'objectif de la réglementation — même s'il a été formellement mis en place.

Articles 7 et 9 de la directive, article 2 de la loi néerlandaise sur la protection des lanceurs d'alerte

L'article 7 de la directive (UE) 2019/1937 oblige les employeurs à mettre en place des canaux de signalement internes ; l'article 9 de cette même directive décrit les exigences applicables à la procédure elle-même, notamment des informations claires et facilement accessibles sur la procédure et sur la possibilité de signaler en externe. L'article 2 de la loi néerlandaise sur la protection des lanceurs d'alerte précise pour les Pays-Bas les éléments que la procédure interne de signalement doit contenir, notamment le délai de sept jours pour l'accusé de réception et trois mois pour les informations relatives à l'évaluation. Ces dispositions concernent le contenu et l'accessibilité de la procédure, non la manière dont un employeur communique exactement à ce sujet — la loi en laisse la responsabilité à l'employeur lui-même.