Come informo i dipendenti del canale di segnalazione?

La procedura deve essere reperibile e comprensibile

Informare i dipendenti sul canale di segnalazione significa in sostanza: mettere la procedura di segnalazione a disposizione in modo che chiunque possa trovarla e comprenderla, già prima che ci sia qualcosa da segnalare. È qualcosa di diverso dal semplice pubblicare una pagina online. La procedura dovrebbe descrivere chi riceve una segnalazione, come si può segnalare — per iscritto, oralmente e, se desiderato, in forma anonima — e quali sono i termini: una conferma di ricezione e, successivamente, informazioni su cosa accade con la segnalazione. Queste informazioni dovrebbero trovarsi in un luogo dove un dipendente le incontra effettivamente: sulla intranet, nel manuale del personale, durante l'introduzione dei nuovi dipendenti.

Inoltre, le informazioni dovrebbero indicare al dipendente la possibilità di fare una segnalazione esterna, presso un'autorità competente invece che presso il datore di lavoro stesso. Questo non è un elemento facoltativo: la direttiva lo menziona esplicitamente come parte di ciò che deve contenere una procedura interna. Un canale di segnalazione che esiste ma che nessuno conosce, o di cui nessuno sa come funziona, non soddisfa in pratica lo scopo della normativa — anche se è stato formalmente istituito.

Articoli 7 e 9 della direttiva, articolo 2 Wbk

L'articolo 7 della direttiva (UE) 2019/1937 obbliga i datori di lavoro a istituire canali di segnalazione interni; l'articolo 9 della medesima direttiva descrive i requisiti per la procedura stessa, incluse informazioni chiare e facilmente accessibili sulla procedura e sulla possibilità di fare una segnalazione esterna. L'articolo 2 della Legge sulla protezione dei segnalatori sviluppa questo aspetto per i Paesi Bassi negli elementi che la procedura interna di segnalazione deve contenere, incluso il termine di sette giorni per la conferma di ricezione e tre mesi per le informazioni sulla valutazione. Queste disposizioni riguardano il contenuto e l'accessibilità della procedura, non il modo in cui un datore di lavoro comunica esattamente — questo è lasciato al datore di lavoro stesso.