Hogyan tájékoztassam az alkalmazottakat a bejelentési csatornáról?

Az eljárásnak megtalálhatónak és érthetőnek kell lennie

A munkavállalók tájékoztatása a bejelentési csatornáról lényegében azt jelenti: a bejelentési eljárást olyan módon kell elérhetővé tenni, hogy mindenki megtalálja és megértse, még mielőtt bármit is kellene bejelentenie. Ez más, mint csupán egy oldalt online közzétenni. Az eljárásban le kell írni, hogy ki fogad be bejelentéseket, hogyan lehet bejelenteni — írásban, szóban, és szükség esetén név nélkül — valamint hogy milyen határidők vonatkoznak: egy átvételi visszaigazolás és később információ arról, hogy mit történt a bejelentéssel. Ez az információ ott kell, hogy legyen, ahol a munkavállaló valóban találkozik vele: az intraneten, a személyzeti kézikönyvben, új munkavállalók bejelentésekor.

Ezenkívül az információnak arra is rámutatnia kell a munkavállalónak, hogy lehetősége van külső bejelentésre, egy illetékes hatóság felé a munkaadó helyett. Ez nem opcionális extra: az irányelv ezt kifejezetten az eljárás tartalmaznia kötelező elemeként említi. Egy bejelentési csatorna, amely létezik ugyan, de senki sem ismeri, vagy senki sem tudja, hogyan működik, gyakorlatban nem teljesíti a szabályozás célját — még ha formálisan is működik.

Az irányelv 7. és 9. cikke, a jogvédelem törvénye 2. cikke

Az (EU) 2019/1937 irányelv 7. cikke kötelezi a munkaadókat belső bejelentési csatornák létrehozására; ugyanez az irányelv 9. cikke írja le, hogy az eljárásra milyen követelmények vonatkoznak, beleértve az eljárásra és a külső bejelentés lehetőségére vonatkozó világos és könnyen hozzáférhető információt. A jogvédelem törvénye 2. cikke ezt Hollandia számára a belső bejelentési eljárásnak tartalmaznia köteles elemekre részletezi, többek között a hét napos határidő az átvételi visszaigazolásra és a három hónapos határidő az értékelésre vonatkozó információra. Ezek a rendelkezések az eljárás tartalmáról és hozzáférhetőségéről szólnak, nem arról, hogyan kommunikál egy munkaadó azt pontosan — ezt a törvény magára a munkaadóra bízza.