Was muss eine Hinweisgeberregelung enthalten?

Diese Teile sollte eine Regelung enthalten

Eine Hinweisgeberliste beschreibt, wie eine Meldung eingeht, wer sie bearbeitet und welche Schritte danach folgen. Der Kern ist das interne Meldeverfahren: wer eine Meldung machen kann, auf welche Weise (schriftlich, mündlich oder auf Anfrage in einem Gespräch), und bei wem diese ankommt. Darin wird beschrieben, wer die Meldung erhält und bewertet — meist ein benannter Mitarbeiter oder eine unabhängige Abteilung — und wie die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt wird. Auch sollte darin festgehalten sein, dass innerhalb von sieben Tagen eine Empfangsbestätigung folgt, und dass der Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach dieser Bestätigung erfährt, was mit der Meldung geschehen ist oder geschehen wird.

Darüber hinaus beschreibt eine Regelung die Möglichkeit, eine Meldung zu machen, ohne dass der Hinweisgeber seinen Namen offenlegt, obwohl dies in den Niederlanden nicht verpflichtend angeboten werden muss. Was sonst noch häufig in einer Regelung steht: welche Themen unter die Regelung fallen, wie ein Hinweisgeber über den Fortschritt informiert wird, was geschieht, wenn eine Meldung auch extern erfolgt, und wie die Organisation den Schutz vor Nachteil für den Hinweisgeber handhabt. Eine Regelung, die nur ein Postfach oder eine E-Mail-Adresse nennt, ohne diese Elemente zu enthalten, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Die Grundlagen: Artikel 2 Wbk und Artikel 9 der Richtlinie

Diese Teile folgen unmittelbar aus Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern, das den Inhalt des internen Meldeverfahrens vorschreibt, einschließlich der Frist von sieben Tagen für die Empfangsbestätigung (Absatz 2 Buchstabe h) und der Frist von drei Monaten für die Information über die Bewertung (Absatz 2 Buchstabe i). Diese Bestimmung ist die niederländische Umsetzung von Artikel 9 der Richtlinie (EU) 2019/1937, die Mitgliedstaaten verpflichtet, dieselben Elemente — Eingang, Verfolgung und Rückmeldung innerhalb einer angemessenen Frist — in der nationalen Rechtsvorschrift zu verankern.