mag ik het meldkanaal zelf intern regelen of moet dat bij een externe partij

Zelf regelen of uitbesteden mag allebei

Een meldkanaal mag intern worden ingericht, met eigen mensen en eigen systemen, en het mag ook worden uitbesteed aan een externe partij. De richtlijn en de Wet bescherming klokkenluiders schrijven geen van beide dwingend voor. Wat wel vaststaat is dat er een procedure moet zijn die aan een aantal voorwaarden voldoet, ongeacht wie de techniek en de administratie erachter verzorgt: er moet een manier zijn om meldingen te ontvangen, iemand moet ze mogen behandelen, en de termijnen voor ontvangstbevestiging en terugkoppeling moeten gehaald worden.

Waar het in de praktijk om draait is niet zozeer de plek waar het kanaal staat, maar wie er toegang tot heeft en hoe de behandeling is geborgd. Een extern gehost kanaal wordt vaak gekozen omdat het de vertrouwelijkheid en de anonimiteit makkelijker maakt: een medewerker meldt bij een partij die geen directe verhouding met de werkgever heeft, wat voor sommige melders drempelverlagend werkt. Intern beheer kan net zo goed voldoen, mits de vertrouwelijkheid geregeld is en de mensen die meldingen ontvangen en behandelen op de juiste manier zijn aangewezen. Welke route ook gekozen wordt, de keuze raakt vaak ook de medezeggenschap: de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij de meldregeling, en die instemming geldt zowel bij een interne als bij een externe inrichting.

Wat artikel 9 en artikel 2 wel en niet regelen

Artikel 9 van richtlijn (EU) 2019/1937 beschrijft de procedures voor interne melding en opvolging, met eisen aan vertrouwelijkheid, ontvangstbevestiging en terugkoppeling, maar zonder voorschrift over de technische of organisatorische plek van het kanaal. Artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders werkt dit uit voor de interne meldprocedure in Nederlandse regelgeving en laat de keuze tussen interne inrichting en uitbesteding eveneens open. De vraag of iets verplicht bij een externe partij moet liggen, wordt door geen van beide bronnen bevestigend beantwoord; ze stellen eisen aan het resultaat van de procedure, niet aan de vorm waarin die wordt georganiseerd.