Най-честата грешка при затварянето на докладване е, че обработвателят съобщава резултата на докладвателя само устно, без да го документира някъде. Няма тогава досие, което да показва какво е проучено, какви стъпки са предприети и защо докладването е затворено така, както е затворено.
Избягвате това, като документирате всяка стъпка от процеса в писмена форма, дори ако докладването изглежда неофициално или е бързо разрешено. Това важи за потвърждението на получаването, междинните стъпки и самото затваряне, включително причината, поради която сте стигнали до този резултат.
Какво се случва в практиката
В по-малки организации много от процесите протичат неофициално. Обработвателят кратко разговаря с докладвателя, обяснява какво е направено, и счита работата за завършена. Това звучи логично, особено при докладване, което е бързо разрешено. Но без писмено документиране се образува досие, което впоследствие не показва какво е случило се. Ако докладвателят по-късно постави въпроси, или ако орган по надзор или съвета на служителите искат да знаят как е протекъл процесът, няма нищо, на което да се потрябва.
Втора честа грешка е, че затварянето е документирано, но без обосноваание. Написано е например, че докладването е затворено, без да е ясно какви стъпки са предприети и на каква основа е направен изводът. Това е трудно да се защити, дори и ако самата обработка е была старателна.
Защо това представлява риск
Регламентът относно докладванията предвижда период, в който докладвателят получава информация относно оценката на докладванието. Този период се счита за спазен едва когато има документирано време, в което тази информация е дадена. Без досие организацията може да каже, че това е случило се, но не може да покаже кога и как.
Освен това ролята на защитата на докладвателя е значима. Добре документирано досие показва, че докладванието е третирано сериозно и че резултатът се основава на завършен процес, а не на мимолетно впечатление. Това е в интерес и на самата организация: при последващ въпрос, жалба или по-късно дискусия добре организирано досие е единственото, което е убедително.
Пример от практиката
Обработвателят получава докладване за конфликт между двама колеги. Той разговаря с двете страни, неофициално решава спора и информира докладвателя, че е разрешено. Това звучи като добра обработка, но ако няма протокол от разговорите, няма дата на съобщаването и няма описание на предприетите стъпки, не съществува доказателство какво точно е направено. Ако ситуацията се повтори по-късно, организацията е без средства.
Как да го избегнете
При всяко докладване задължително документирайте поне три момента: получаването, ядрото на проучването или предприетите стъпки, и затварянето с датата, в която докладвателят е информиран. Това не трябва да бъде разширен доклад. Кратък, фактологичен преглед е достатъчен, стига да направи ясно какво е случило се и кога.
Помага, ако не поставите това на полагане се на паметта на обработвателя, а го вложите в фиксирана структура, която се следва при всяко докладване. Среда за обработка, в която периодите протичат автоматично, улеснява последователното прилагане на това, дори при докладвания, която изглежда бързо разрешени. В банката на знанията за затварянето на докладване е описано кои компоненти досието минимално нуждае се.
Период на съхранение след затваряне
След затварянето на случай възникват други въпроси: как дълго съхранявате досието и кой има достъп до него. Данните, които могат да бъдат проследени до докладчика, изискват внимателна обработка, дори и след приключване на случая. Как точно това се организира, зависи от организацията и от характера на докладването; за правилния период на съхранение и обработката на личните данни е препоръчително да се консултирате с Органа за защита на личните данни или с юрист. Повече информация относно това как данните се съхраняват и защитават в платформата можете да прочетете на страницата за защита и обработка на данни.
Ако искате да знаете откъде идва информацията на тази платформа и как се отследяват периодите, страницата как платформата контролира периодите го обяснява стъпка по стъпка.
Искате ли да видите бързо дали процесът на затваряне и записване е в ред за вашата организация? Направете безплатния проверка в няколко въпроса или прочетете в базата от знания за останалите стъпки в процеса на докладване.