Dažniausiai daroma klaida užbaigiant pranešimą yra ta, kad tvarkytojas rezultatą praneša tik žodžiu, nefiksuodamas to niekur. Tada nėra bylos, kurioje būtų matyti, kas buvo ištirti, kokie žingsniai buvo atlikti ir kodėl pranešimas buvo užbaigtas tokiu būdu.
Tai galite išvengti dokumentuodami kiekvieną proceso etapą raštu, net jei pranešimas atrodo neoficialus arba greitai išrištas. Tai taikoma ir priėmimui, ir tarpiniu žingsniams, ir pačiam užbaigimui, įskaitant priežastį, kodėl priėjote tokios išvados.
Kas iš tikrųjų klystasi praktikoje
Mažesnėse organizacijose daug kas vyksta neoficialiai. Tvarkytojas trumpai pasikalbina su pranešėju, paaiškina, ką buvo padaryti, ir laiko, kad reikalas baigtas. Tai atrodo logiška, ypač kai pranešimas greitai išrištas. Bet be raštiško dokumentavimo susidaro byla, kuri vėliau neparodo, kas nutiko. Jei pranešėjas vėliau paklausia, arba jei priežiūros institucija arba darbo tarybos norės žinoti, kaip vyko procesas, nebus nieko, į ką grįžti.
Antra dažna klaida yra ta, kad užbaigimas tikrai dokumentuojamas, bet be pagrindimo. Tada parašyta, pavyzdžiui, kad pranešimas užbaigtas, bet nėra aišku, kokie žingsniai buvo atlikti ir kuo paremta išvada. Tai sunku apginti, net jei pats tvarkymas buvo atsargus.
Kodėl tai kelia riziką
Pranešimo taisyklės nustato terminą, per kurį pranešėjas gauna informaciją apie pranešimo vertinimą. Tą terminą galima įrodyti, kad pasiektas, tik jei yra dokumentuotas momentas, kada ta informacija buvo pateikta. Be bylos organizacija gali pasakyti, kad tai įvyko, bet negali parodyti, kada ir kaip.
Be to, svarbi yra pranešėjo apsauga. Gerai dokumentuota byla rodo, kad pranešimas buvo rimtai vertintas ir kad rezultatas grindžiamas baigtu procesu, o ne paviršutininiu įspūdžiu. Tai taip pat organizacijos pačios interese: tolimesniam klausimui, skundui ar vėlesnei diskusijai aiški byla yra vienintelis dalykas, kuris įtikina.
Praktinis pavyzdys
Tvarkytojas gauna pranešimą apie konfliktą tarp dviejų kolegų. Jis pasikalbina su abiem šalimis, neoficialiai išsprendžia diskusiją ir praneša pranešėjui, kad viskas išspręsta. Tai skamba kaip geras apdorojimas, bet jei nėra pokalbių santraukos, nėra sugrąžinimo datos ir nėra nurodytų žingsnių aprašymo, nėra jokio įrodymo, kas tiksliai buvo padaryti. Jei situacija vėliau pakartosis, organizacija stovės be nieko.
Kaip tai išvengti
Kiekviename pranešime fiksuokite mažiausiai tris momentus: priėmimą, tyrimo esmę arba atliktos priemones ir užbaigtį su data, kada pranešėjas buvo informuotas. Tai neturi būti išsamus ataskaitą. Trumpa, faktinė santrauka yra pakankama, jei ji aiškiai parodo, kas nutiko ir kada.
Padeda tai nepalikti tvarkytojos atminčiai, o sudėti į fiksuotą struktūrą, kuri laikomasi su kiekvienu pranešimu. Tvarkymo aplinkoje, kurioje terminai automatiškai skaičiuojami, lengviau tai daryti nuosekliai, net kai pranešimai atrodo greitai išsprendžiami. Čia, į žinių bazę apie pranešimo užbaigimą sudėta, kokius elementus byla turi minimaliai turėti.
Saugojimo terminas po užbaigimo
Po paskelbimo užbaigimo dar lieka vienas svarbus klausimas: kiek laiko saugote bylą ir kas turi prie jos prieigą. Duomenys, kuriuos galima susieti su pranešėju, reikalauja atsargaus elgesio, net ir baigus bylą. Kaip tai tiksliai bus sutvarkytas, priklauso nuo organizacijos ir pranešimo pobūdžio; dėl tinkamo saugojimo laikotarpio ir asmeninių duomenų tvarkymo patartina pasitarti su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija arba teisininku. Daugiau apie tai, kaip duomenys platformoje saugomi ir apsaugomi, skaitykite puslapyje apie duomenų apsaugą ir tvarką.
Jei norite sužinoti, iš kur tiksliai šioje platformoje gauta informacija ir kaip stebimos terminai, puslapyje kaip platforma stebi terminus tai išsamiai paaiškinta.
Ar norite greitai patikrinti, ar jūsų organizacijos užbaigtų bylų dokumentavimo procesas yra tvarkoje? Atlikite nemokamą patikrą per kelis klausimus arba skaitykite daugiau žinių banke apie kitus pranešimo proceso etapus.