Det vanligaste misstaget när man avslutar ett medgivande är att handläggaren endast förmedlar resultatet muntligt till den som lämnade medgivandet, utan att dokumentera det någonstans. Det finns då ingen ärendeomfattning som visar vad som utreddes, vilka åtgärder som vidtogs och varför medgivandet avslutades som det gjordes.
Du undviker detta genom att dokumentera varje steg i processen skriftligt, även om medgivandet verkar informellt eller löses snabbt. Det gäller mottagandet, mellanstegen och avslutningen själv, inklusive anledningen till varför du kom fram till det resultatet.
Vad som går fel i praktiken
I mindre organisationer löper mycket informellt till väga. En handläggare pratar kort med den som lämnade medgivandet, förklarar vad som gjordes, och anser ärendet löst. Det känns logiskt, särskilt när ett medgivande löses snabbt. Men utan skriftlig dokumentering skapas en ärendeomfattning som senare inte visar vad som hände. Om den som lämnade medgivandet senare ställer frågor, eller om en tillsynsmyndighet eller arbetstagarrepresentationen vill veta hur processen fortlöpte, finns det ingenting att falla tillbaka på.
Ett andra vanligt misstag är att avslutningen dokumenteras, men utan underlag. Det står då till exempel att medgivandet avslutades, utan att det är tydligt vilka åtgärder som vidtogs och på grundval av vilka slutsatsen drogs. Det är svårt att försvaras, även om handläggningen i sig var noggrann.
Varför detta utgör en risk
Regelverket för medgivanden innehåller en tidsfrист inom vilken den som lämnade medgivandet får information om bedömningen av medgivandet. Den tidsfristen kan endast påvisas ha hållits om det finns ett dokumenterat tillfälle när denna information lämnades. Utan ärendeomfattning kan en organisation säga att detta hände, men inte visa när och hur.
Dessutom spelar skyddet av den som lämnade medgivandet en roll. En väl dokumenterad ärendeomfattning visar att medgivandet behandlades allvarligt och att resultatet baserades på en genomförd process, inte på ett löst intryck. Det är också i organisationens eget intresse: vid en senare fråga, ett klagomål eller en senare diskussion är en tydlig ärendeomfattning det enda som övertygar.
Ett exempel från praktiken
En handläggare får ett medgivande om en konflikt mellan två kolleger. Han pratar med båda parter, löser samtalet informellt och låter den som lämnade medgivandet veta att det är löst. Det låter som en bra hantering, men om det inte finns någon redogörelse för samtalen, inget datum för återrapporteringen och ingen beskrivning av de vidtagna åtgärderna, finns det inget bevis för vad som exakt gjordes. Om situationen senare upprepas, står organisationen utan något att ta till.
Hur du undviker detta
Dokumentera vid varje medgivande minst tre tillfällen: mottagandet, huvudpunkterna i utredningen eller de vidtagna åtgärderna, och avslutningen med datumet när den som lämnade medgivandet informerades. Det behöver inte vara en omfattande rapport. En kort, faktisk redogörelse är tillräcklig, så länge den tydligt visar vad som hände och när.
Det hjälper till att inte överlåta detta på handläggares minne, utan att sätta det i en fast struktur som följs för varje medgivande. En handläggarmiljö där tidsfristen automatiskt löper med gör det lättare att göra detta konsekvent, även för medgivanden som verkar lösa sig snabbt. I kunskapsbanken om hur man avslutar ett medgivande finns det en genomgång av vilka komponenter en ärendeomfattning minst behöver.
Bevarandeperiod efter avslutning
Efter avslutningen spelar ännu en annan punkt en roll: hur länge sparar ni journalen, och vem som har tillgång till den. Uppgifter som kan kopplas till den som lämnade in rapporten kräver försiktig hantering, även efter att ärendet har avslutats. Exakt hur detta organiseras beror på organisationen och på rapportens karaktär; för rätt bevarandetid och hantering av personuppgifter är det lämpligt att rådfråga Datainspektionen eller en jurist. Läs mer om hur uppgifter lagras och skyddas inom plattformen på sidan om säkerhet och datahantering.
Om ni vill veta exakt var informationen på denna plattform kommer från och hur tidsfristerna övervakas, förklarar sidan hur plattformen övervakar tidsfristerna det steg för steg.
Vill ni snabbt se om er egen organisations process för avslutande och dokumentering är i ordning? Gör den kostnadsfria kontrollen i några frågor eller läs vidare i kunskapsbanken om de andra stegen i rapporteringsprocessen.