Kõige tavalisem viga teatise sulgemise juures on see, et töötleja edastab tulemuse ainult suuliselt teatajale tagasi, dokumenteerimata seda kuhugi. Siis puudub dokumendihalduse fail, millest nähtub, mis on uuritud, millised sammud on astutud ja miks teatise suletakse nii nagu see suletakse.
Vältite seda, dokumenteerides iga sammu protsessis kirjalikult, isegi kui teatine näib mitteformaalne või on kiiresti lahendatud. See kehtib vastuvõtu, vahepealsete sammude ja sulgemise enda kohta, sealhulgas põhjus, miks te sellise tulemuseni jõudsite.
Mis praktikas valesti läheb
Väiksematesorganisatsioonides toimub paljud asjad mitteformaalsel viisil. Töötleja räägib teatajaga lühidalt, selgitab, mis on tehtud, ja peab asja lahendatuks. See tundub loogiline, eriti kui teatine on kiiresti lahendatud. Kuid ilma kirjaliku dokumentatsioonita tekib dokumendihalduse fail, mis ei näita hiljem, mis juhtus. Kui teataja hiljem küsimusi esitab või kui jäelevalitseja või töötajate nõukogu soovib teada, kuidas protsess kulges, ei ole midagi, millele toetuda.
Teine levinud viga on see, et sulgemine küll dokumenteeritakse, kuid ilma põhjenduseta. Näiteks on seal kirjas, et teatine on suletud, ilma et oleks selge, milliseid samme on astutud ja millise põhjuse alusel järeldustele jõuti. Seda on raske kaitsta, isegi kui käsitlus ise oli hoolikas.
Miks see risk kaasneb
Teatiste menetlusele on seatud tähtaeg, mille jooksul saab teataja teavet teatise hindamise kohta. See tähtaeg on tõendatav alles siis, kui on dokumenteeritud moment, mil see teave anti. Ilma failita saab organisatsioon küll öelda, et see juhtus, kuid näidata ei saa, millal ja kuidas.
Lisaks mängib rolli teataja kaitse. Hea dokumenteeritud fail näitab, et teatist on tõsiselt käsitletud ja et tulemus põhineb lõpetatud protsessil, mitte juhuslikul muljel. See on kasulik ka organisatsiooni enda jaoks: järelnõudmisel, kaebuse korral või hilisemas arutelus on selge fail ainus, mis veenvab.
Näide praktikast
Töötleja saab teatise kahe kolleegi vahelisest konfliktist. Ta räägib mõlema osapoolega, lahendab vestluse mitteformaalsel viisil ja teatab teatajale, et see on lahendatud. See kõlab heale käsitlusele, kuid kui vestluste protokolli, tagasisidet saanud kuupäeva ega võetud sammude kirjeldust pole, puudub tõend selle kohta, mis täpselt tehti. Kui olukord hiljem korduks, jääb organisatsioon käepigistusega.
Kuidas te seda ära hoida
Dokumenteerige iga teatise juures vähemalt kolm momenti: vastuvõtt, uurimise olemus või võetud sammud ning sulgemine koos kuupäevaga, mil teataja on informeeritud. See ei pea olema põhjalik aruanne. Lühike, faktikohane ülevaade piisab, kuni see selgitab, mis juhtus ja millal.
Aitab seda mitte töötleja mälule jätta, vaid panna kindlasse struktuuri, mida iga teatise puhul järgitakse. Käsitluskeskkond, milles tähtajad automaatselt kaasa lähevad, muudab seda lihtsamaks järjepidevalt teha, isegi teatiste puhul, mis näivad kiiresti lahendatuks olevat. Lehel teatiste sulgemise teadmusbaas on välja toodud, millised komponendid on failil vähemalt vaja.
Säilitamise tähtaeg pärast sulgemist
Pärast sulgemist on oluline veel üks aspekt: kui kaua te säilitate toimikut ja kellel on sellele juurdepääs. Andmed, mis on jäljendatavad teatajaneni, nõuavad hoolikat käsitlemist ka pärast juhtumi lõpetamist. Kuidas täpselt seda korraldatakse, sõltub organisatsioonist ja teatamise olemusest; õige säilitusperioodi ja isikuandmete käsitlemise osas on mõistlik konsulteerida Andmekaitse Inspektsiooniga või juristiga. Lisateavet selle kohta, kuidas andmeid platvormi piires säilitatakse ja kaitstakse, leiate lehelt andmekaitse ja andmete käsitlemine.
Kui soovite teada, kust täpselt tuleb selle platvormi teave ja kuidas tähtaegu jälgitakse, selgitab lehekülg kuidas platvorm tähtaegu jälgib seda samm-sammult.
Kas soovite oma organisatsiooni jaoks kiiresti teada, kas teie sulgemis- ja dokumenteerimisprotsess on korras? Tehke tasuta kontroll mõne küsimuse kaudu või lugege edasi teadmistebaasist teiste sammu kohta teatamise protsessis.