L'errore più comune nella chiusura di una segnalazione è che il responsabile della gestione comunica l'esito solo verbalmente al segnalante, senza documentarlo da nessuna parte. Non esiste quindi un fascicolo che dimostri cosa è stato esaminato, quali passi sono stati compiuti e perché la segnalazione è stata chiusa in quel modo.
Potete evitare questo documentando per iscritto ogni fase del processo, anche se la segnalazione sembra informale o è stata risolta rapidamente. Questo vale per la ricezione, i passaggi intermedi e la chiusura stessa, incluso il motivo per cui avete raggiunto quell'esito.
Cosa va storto nella pratica
Nelle organizzazioni più piccole molto procede in modo informale. Un responsabile della gestione parla brevemente con il segnalante, spiega cosa è stato fatto e considera il caso chiuso. Questo sembra logico, soprattutto se una segnalazione è stata risolta rapidamente. Ma senza documentazione scritta, si crea un fascicolo che in seguito non mostra cosa è accaduto. Se il segnalante pone domande in seguito, o se un'autorità di controllo o il consiglio aziendale vogliono sapere come il processo si è svolto, non c'è nulla su cui ricorrere.
Un secondo errore comune è che la chiusura viene sì documentata, ma senza motivazione. Allora vi è scritto ad esempio che la segnalazione è stata chiusa, senza che sia chiaro quali passi sono stati compiuti e su quale base è stata tratta la conclusione. Questo è difficile da difendere, anche se la gestione stessa è stata diligente.
Perché questo rappresenta un rischio
La norma sulla segnalazione prevede un termine entro il quale il segnalante riceve informazioni sulla valutazione della segnalazione. Tale termine è provabile solo se esiste un momento documentato in cui tali informazioni sono state fornite. Senza fascicolo, un'organizzazione può affermarlo, ma non può provare quando e come.
Inoltre, entra in gioco la protezione del segnalante. Un fascicolo ben documentato dimostra che la segnalazione è stata trattata seriamente e che l'esito si basa su un processo concluso, non su un'impressione superficiale. Questo è anche nell'interesse dell'organizzazione stessa: in caso di domande successive, reclami o discussioni successive, un fascicolo chiaro è l'unica cosa che convince.
Un esempio dalla pratica
Un responsabile della gestione riceve una segnalazione su un conflitto tra due colleghi. Parla con entrambe le parti, risolve il colloquio in modo informale e informa il segnalante che il problema è risolto. Questo sembra una buona gestione, ma se non vi è un verbale dei colloqui, nessuna data della comunicazione e nessuna descrizione dei passi compiuti, non esiste alcuna prova di cosa esattamente è stato fatto. Se la situazione si ripete in seguito, l'organizzazione rimane con le mani vuote.
Come evitare questo
Documentate per ogni segnalazione almeno tre momenti: la ricezione, il nucleo dell'indagine o i passi compiuti, e la chiusura con la data in cui il segnalante è stato informato. Non deve essere un rapporto dettagliato. Un breve resoconto dei fatti è sufficiente, purché chiarisca cosa è accaduto e quando.
Aiuta a non lasciare questo alla memoria del responsabile della gestione, ma inserirlo in una struttura fissa che viene seguita per ogni segnalazione. Un ambiente di gestione in cui i termini scorrono automaticamente rende più facile farlo in modo coerente, anche per le segnalazioni che sembrano risolte rapidamente. Nel centro risorse sulla chiusura di una segnalazione è illustrato quali componenti un fascicolo deve contenere come minimo.
Periodo di conservazione dopo la chiusura
Dopo la chiusura, si pone un altro punto: quanto tempo conservate il fascicolo e chi vi ha accesso. I dati tracciabili alla persona che segnala richiedono un trattamento attento, anche dopo la conclusione del caso. Come esattamente questo sia organizzato dipende dall'organizzazione e dalla natura della segnalazione; per il termine di conservazione corretto e il trattamento dei dati personali è consigliabile consultare l'Autorità per la protezione dei dati o un giurista. Ulteriori informazioni su come i dati vengono archiviati e protetti all'interno della piattaforma sono disponibili nella pagina su sicurezza e trattamento dei dati.
Se desiderate sapere da dove provengono esattamente le informazioni su questa piattaforma e come vengono monitorati i termini, la pagina come la piattaforma monitora i termini lo spiega passo dopo passo.
Desiderate verificare rapidamente se il vostro processo di chiusura e documentazione è in ordine per la vostra organizzazione? Fate il in poche domande o continuate a leggere nella knowledge base sugli altri passaggi del processo di segnalazione.