Cea mai frecventă greșeală în încheierea unei denunțări constă în faptul că persoana responsabilă de tratare comunică rezultatul doar verbal persoanei care a denunțat, fără ca acest lucru să fie înregistrat undeva. Nu există atunci un dosar din care să rezulte ce s-a investigat, ce pași s-au urmat și de ce denunțarea a fost încheiată așa cum a fost.
Evitați acest lucru înregistrând în scris fiecare etapă a procesului, chiar dacă denunțarea pare informală sau a fost rezolvată rapid. Aceasta se aplică recepției, etapelor intermediare și încheierii în sine, inclusiv motivul pentru care ați ajuns la acel rezultat.
Ce merge prost în practică
În organizațiile mai mici, multe lucruri se desfășoară informal. O persoană responsabilă de tratare vorbește pe scurt cu persoana care a denunțat, explică ce s-a făcut, și consideră cazul ca fiind închis. Aceasta pare logic, mai ales atunci când o denunțare a fost rezolvată rapid. Dar fără înregistrare în scris, apare un dosar care nu arată ulterior ce s-a întâmplat. Dacă persoana care a denunțat pune mai târziu întrebări, sau dacă o autoritate de supraveghere sau comitetul de întreprindere doresc să știe cum s-a desfășurat procesul, nu există nimic pe care să se sprijine.
O a doua greșeală frecventă constă în faptul că încheierea este înregistrată, dar fără fundamentare. Există atunci de exemplu menționarea că denunțarea a fost încheiată, fără să fie clar ce pași s-au urmat și pe baza căror informații s-a tras concluzia. Aceasta este dificil de justificat, chiar dacă tratarea în sine a fost atentă.
De ce aceasta prezintă un risc
Reglementarea privind denunțările prevede un termen în care persoana care a denunțat primește informații cu privire la evaluarea denunțării. Acest termen nu poate fi dovedit ca fiind respectat decât dacă există un moment înregistrat în care aceste informații au fost furnizate. Fără dosar, o organizație poate spune că s-a întâmplat, dar nu poate arăta când și cum.
În plus, joacă un rol protecția persoanei care a denunțat. Un dosar bine înregistrat arată că denunțarea a fost tratată în serios și că rezultatul se bazează pe un proces finalizat, nu pe o impresie vagă. Aceasta este de asemenea în interesul organizației în sine: în caz de întrebare ulterioară, plângere sau discuție mai târziu, un dosar clar este singurul lucru care convinge.
Un exemplu din practică
O persoană responsabilă de tratare primește o denunțare cu privire la un conflict între doi colegi. Vorbește cu ambele părți, rezolvă conversația informal și anunță persoana care a denunțat că s-a rezolvat. Aceasta sună ca o bună gestionare, dar dacă nu există un raport al conversațiilor, nicio dată a comunicării și nicio descriere a pașilor urmați, nu există nicio dovadă a ceea ce exact s-a făcut. Dacă situația se repetă mai târziu, organizația rămâne cu mâinile goale.
Cum preveniți aceasta
Înregistrați pentru fiecare denunțare minimum trei momente: recepția, esența investigației sau pașii urmați, și încheierea cu data la care persoana care a denunțat a fost informată. Aceasta nu trebuie să fie un raport extins. Un raport scurt și factual este suficient, atât timp cât clarifică ce s-a întâmplat și când.
Ajută dacă nu lăsați acest lucru pe seama memoriei persoanei responsabile de tratare, ci îl puneți într-o structură fixă care se urmărește la fiecare denunțare. Un mediu de tratare în care termenele sunt urmărite automat, face mai ușor să faceți acest lucru în mod consecvent, chiar și în cazul denunțărilor care par să fie rezolvate rapid. În baza de cunoștințe privind încheierea unei denunțări sunt detaliate componentele minime pe care le trebuie să aibă un dosar.
Termen de păstrare după încheierea procesului
După încheierea acesteia se mai pune o problemă: cât timp păstrați dosarul și cine are acces la el. Datele care pot fi urmărite înapoi la denunțător necesită o gestionare atentă, chiar și după finalizarea cazului. Modul exact în care aceasta se organizează depinde de organizația dumneavoastră și de natura denunțului; pentru termenul corect de păstrare și gestionarea datelor cu caracter personal, este recomandabil să consultați Autoritatea de Protecție a Datelor cu Caracter Personal sau un jurist. Mai multe despre modul în care datele sunt stocate și protejate în cadrul platformei puteți citi pe pagina despre securitate și gestionarea datelor.
Dacă doriți să știți de unde provine exact informația pe această platformă și cum sunt monitorizați termenii, pagina cum platforma monitorizează termenii explică asta pas cu pas.
Doriți să vedeți rapid pentru organizația dumneavoastră dacă procesul de finalizare și înregistrare este în regulă? Faceți verificarea gratuită în câteva întrebări sau citiți mai departe în baza de cunoștințe despre ceilalți pași din procesul de denunțare.