Najčastejšou chybou pri uzatvárení hlásenia je, že spracovateľ hlásenia oznamovateľovi oznámi výsledok len ústne, bez toho, aby to niekde zaznamenali. Potom neexistuje spis, z ktorého by vyplývalo, čo bolo skúmané, aké kroky boli podniknuté a prečo bolo hlásenie uzavreté takým spôsobom.
Zabraňujete tomu zaznamenávaním každého kroku procesu v písomnej forme, aj ak sa hlásenie javí ako neformálne alebo bolo rýchlo vyriešené. To platí pre prijatie, medziľahlé kroky a samotné uzavretie vrátane dôvodu, prečo ste dospeli k tomuto výsledku.
Čo sa v praxi pokazí
V menších organizáciách prebieha veľa procesov neformálne. Spracovateľ hlásenia si krátko porozpráva s oznamovateľom, vysvetlí mu, čo bolo urobené, a považuje záležitosť za vyrešenú. To pôsobí logicky, najmä ak bolo hlásenie rýchlo vyriešené. Ale bez písomného zaznamenania vzniká spis, ktorý následne neukazuje, čo sa stalo. Ak oznamovateľ neskôr položí otázky alebo ak chce dozoručujúci orgán alebo podnikov rada vedieť, ako proces prebiehal, nemá čo skúmať.
Druhou častou chybou je, že uzavretie je síce zaznamenané, ale bez odôvodnenia. Napríklad stojí, že hlásenie bolo uzavreté, bez toho, aby bolo jasné, aké kroky boli podniknuté a na základe čoho bol záver vyvodený. To je ťažké obhajovať, aj keď bola samotná úprava starostlivá.
Prečo to predstavuje riziko
Postup pri hláseniach obsahuje lehotu, v rámci ktorej oznamovateľ dostane informácie o zhodnotení hlásenia. Táto lehota sa dá dokázať len vtedy, ak existuje zaznamenané časové určenie, kedy boli tieto informácie poskytnuté. Bez spisu si organizácia môže povedať, že k tomu došlo, ale nemôže ukázať, kedy a ako.
Okrem toho zohráva úlohu ochrana oznamovateľa. Dobre vedený spis ukazuje, že hlásenie bolo vážne zverejnené a že výsledok je založený na dokončenom procese, nie na jednotlivom dojme. To je prospešné aj pre samotnú organizáciu: v prípade ďalšej otázky, sťažnosti alebo neskoršej diskusie je jasný spis jediným presvedčujúcim dôkazom.
Príklad z praxe
Spracovateľ hlásenia dostane hlásenie o konflikte medzi dvoma kolegami. Hovorí s oboma stranami, informálne situáciu vyrieši a oznamovateľovi oznámi, že je to vyriešené. Znie to ako dobrá úprava, ale ak neexistuje záznam zo rozhovorov, nie je uvedené dátum oznámenia výsledku a nie je popísané, aké kroky boli podniknuté, neexistuje žiadny dôkaz o tom, čo sa presne urobilo. Ak by sa situácia neskôr opakovala, organizácia by zostala bez možnosti obrany.
Ako to predídete
Pri každom hlásení zaznamená najmenej tri okamihya: prijatie, podstatu šetrenia alebo podniknutých krokov a uzavretie s dátumom, kedy bol oznamovateľ informovaný. Nemusí to byť rozsiahla správa. Stručný, faktický záznam je dostatočný, pokiaľ jasne ukazuje, čo sa stalo a kedy.
Pomáha tomu, aby to nezáviselo od pamäti spracovateľa hlásenia, ale aby sa umiestňovalo v pevnej štruktúre, ktorá sa dodržiava pri každom hlásení. Prostredie na spracovávanie hlásení, v ktorom lehotami automaticky uplývajú, uľahčuje dôsledné dodržiavanie, aj pri hláseniach, ktoré sa javí ako rýchlo vyriešené. V vedomostnej základe o uzatvárení hlásenia je podrobne uvedené, ktoré prvky sú minimálne potrebné v spise.
Doba uchovania po uzavretí
Po uzavretí prípadného majú ďalší bod: ako dlho uchováte spis a kto má k nemu prístup. Údaje, ktoré je možné spätne pripojiť k oznamovateľovi, si vyžadujú starostlivé zaobchádzanie aj po uzavretí veci. To, ako sa to presne zariadí, závisí od organizácie a od povahy hlásenia; na určenie správnej lehoty uchovania a zaobchádzania s osobnými údajmi je vhodné poradiť sa s Úradom na ochranu osobných údajov alebo právnikom. Viac o tom, ako sú údaje v rámci platformy ukladané a chránené, nájdete na stránke o bezpečnosti a zaobchádzaní s údajmi.
Ak chcete vedieť, odkiaľ presne pochádzajú informácie na tejto platforme a ako sa sledujú lehoty, stránka ako platforma monitoruje lehoty to vysvetľuje krok za krokom.
Chcete si rýchlo skontrolovať, či je váš proces uzatvárania a zaznamenávania pre vlastnú organizáciu v poriadku? Vykonajte bezplatný test v niekoľkých otázkach alebo čítajte ďalej v knižnici vedomostí o ďalších krokoch v procese hlásenia.