Den mest begåede fejl ved lukning af en indberetning er, at behandleren kun mundtligt videregiver resultatet til indberetteren, uden at dokumentere det noget sted. Der eksisterer derefter intet dossier, som viser, hvad der blev undersøgt, hvilke skridt der blev taget, og hvorfor indberetningen blev lukket som den blev.
Du undgår dette ved at dokumentere hvert skridt i processen skriftligt, også hvis indberetningen virker uformel eller hurtigt er løst. Det gælder for modtagelsen, de mellemliggende skridt og selve lukningsproceduren, inklusive begrundelsen for dit valg af resultat.
Hvad der går galt i praksis
I mindre organisationer foregår meget uformelt. En behandler taler kort med indberetteren, forklarer, hvad der er gjort, og betragter sagen som afsluttet. Det virker logisk, især ved en indberetning, som hurtigt er løst. Men uden skriftlig dokumentation opstår der et dossier, som efterfølgende ikke viser, hvad der skete. Hvis indberetteren senere stiller spørgsmål, eller hvis et tilsynsorgan eller repræsentantskabet vil vide, hvordan processen forløb, er der intet at falde tilbage på.
En anden hyppig fejl er, at lukningen dokumenteres, men uden begrundelse. Der står så eksempelvis, at indberetningen blev lukket, uden at det er klart, hvilke skridt der blev taget, og på hvilket grundlag konklusionen blev draget. Det er vanskeligt at forsvare, selv om behandlingen i sig selv var omsorgsfuld.
Hvorfor dette udgør en risiko
Indberetningsordningen har en frist, inden for hvilken indberetteren får oplysninger om vurderingen af indberetningen. Denne frist kan kun påvises som opfyldt, hvis der foreligger et dokumenteret tidspunkt, hvor disse oplysninger blev givet. Uden dossier kan en organisation sige, at dette skete, men ikke vise hvornår og hvordan.
Derudover spiller beskyttelsen af indberetteren en rolle. Et velvedligeholdt dossier viser, at indberetningen blev behandlet alvorligt, og at resultatet er baseret på en afsluttet proces, ikke på et løst indtryk. Det er også i organisationens egen interesse: ved en opfølgende henvendelse, en klage eller senere diskussion er et klart dossier det eneste, der overtylder.
Et praktisk eksempel
En behandler modtager en indberetning om en konflikt mellem to kolleger. Han taler med begge parter, løser samtalen uformelt og informerer indberetteren om, at det er løst. Det lyder som en god håndtering, men hvis der intet referat af samtalerne foreligger, ingen dato for tilbagemelding og ingen beskrivelse af de tagne skridt, eksisterer der intet bevis for, hvad der præcist blev gjort. Hvis situationen senere gentager sig, står organisationen udstyret uden mulighed.
Sådan forhindrer du dette
Dokumenter ved hver indberetning mindst tre tidspunkter: modtagelsen, selve undersøgelsens kerne eller de tagne skridt, og lukningsproceduren med den dato, hvor indberetteren blev informeret. Det behøver ikke at være en omfattende rapport. Et kort, faktisk referat er tilstrækkeligt, så længe det klart viser, hvad der skete og hvornår.
Det hjælper at overlade dette ikke til behandlerens hukommelse, men at placere det i en fast struktur, som følges ved hver indberetning. Et behandlingsmiljø, hvor fristerne automatisk løber med, gør det lettere at gøre dette konsekvent, også ved indberetninger, som virker hurtigt løst. I videnbanken om lukning af en indberetning er detaljeret angivet, hvilke elementer et dossier som minimum skal indeholde.
Bevaringsperiode efter lukning
Efter afslutning spiller endnu et punkt en rolle: hvor længe opbevarer du sagen, og hvem har adgang til den. Oplysninger, der kan føres tilbage til den, der indberetter, kræver omhyggelig håndtering, også efter behandlingens afslutning. Hvordan dette præcis indrettes, afhænger af organisationen og arten af indberetningen; for de korrekte opbevaringsperioder og håndtering af personoplysninger er det klogt at konsultere Datatilsynet eller en jurist. Læs mere om, hvordan data opbevares og beskyttes inden for platformen på siden om sikkerhed og databeskyttelse.
Hvis du vil vide, hvor informationen på dette platform præcist kommer fra, og hvordan fristerne bliver holdt styr på, forklarer siden hvordan platformen overvåger fristerne det trin for trin.
Vil du hurtigt se, om din organisations proces for afslutning og dokumentation er i orden? Tag den gratis tjekliste på et par spørgsmål eller læs videre i vidensdatabasen om de andre trin i indberetningsprocessen.