L-iżball l-aktar komuni meta taqsa sejħa hija li l-persuna responsabbli għat-trattament terġa' tgħid ir-riżultat biss verbalment lill-persuna li rapportaw, mingħajr ma tirreġistra dan kwalunkwe post. Imbagħad m'hemm l-ebda kartella li turi x'ittieħed u invvestigat, liema passi ttieħdu u għaliex ġiet magħluqa sejħa b'dak il-mod.
Int tipprevjeni dan billi tirreġistra kull pass fil-proċess b'mod miktub, anke jekk il-sejħa tidher informali jew ġiet solvuta harsa. Dan japplikaw għar-riċevuta, il-passi intermedji u l-għeluq stess, inkluż ir-raġuni għaliex wasaltu għal dak ir-riżultat.
X'jiġri fil-prattika
F'organizzazzjonijiet iżgħar ħafna ħidmiet jiġru b'mod informali. Persuna responsabbli għat-trattament titkellem malajr mal-persuna li rapportaw, tispjega x'sar, u tqis il-każ magħluq. Dan ħoss loġiku, speċjalment meta sejħa solvuta harsa. Imma mingħajr registrazzjoni miktuba jirriżulta kartella li ma turi x'sar biss. Jekk il-persuna li rapportaw wara titqajjem mistoqsija, jew jekk sorvechjatur jew il-kunsill tal-ħaddiema jixtieq jaf kif ħarġet il-proċess, m'hemm xejn biex tiddependi fuqu.
Tieni żball komuni jista' jkun li l-għeluq jirreġistra, imma mingħajr justifikazzjoni. Hemm eżempju fejn il-sejħa ġiet magħluqa, mingħajr ma jkun ċar liema passi ittieħdu u fuq liema bażi ġiet miksuba l-konklużjoni. Dan huwa diffiċli li jiddifendih, anke jekk il-proċess veru kien imwettaq b'ħarsa.
Għaliex dan jagħmilha riskjo
Ir-regolament tad-dejta ta' sejħa jitlob termini f'liema l-persuna li rapportaw tirċievi informazzjoni dwar l-evalwazzjoni ta' sejħa. Dik it-termina tista' tkun miksuba biss meta jkun hemm mument irriġistrat meta tgħat dik l-informazzjoni. Mingħajr kartella organizzazzjoni tista' tgħid li sar, imma ma tistax turi meta u kif.
Barra minn hekk, il-protezzjoni tal-persuna li rapportaw għandha rwol. Kartella mirquma tajjeb turi li sejħa ġiet imwattqa b'serjeta u li r-riżultat nbagħad minn proċess li ntemm, mhux minn impressjoni ħielsa. Dan huwa wkoll fl-interess tal-organizzazzjoni nnifisha: jekk hemm mistoqsija ta' segwitu, kelma ta' reklam jew diskussjoni wara, kartella ċara huwa l-uniku li jikkonvinċi.
Eżempju mill-prattika
Persuna responsabbli għat-trattament tirċievi sejħa dwar kunflitt bejn żewġ kollegi. Titkellem ma' ż-żewġ partijiet, issolvi l-konversazzjoni b'mod informali u tgħid lill-persuna li rapportaw li nsolva. Dan ħoss bħala għaleq tajjeb, imma jekk m'hemm l-ebda rapport tal-konversazzjonijiet, l-ebda data ta' meta ġiet irrigħata l-informazzjoni u l-ebda deskrizzjoni tal-passi miksuba, m'hemm l-ebda prova ta' x'eżatt sar. Jekk is-sitwazzjoni tirrepeti wara, l-organizzazzjoni tibqa' mingħajr l-ebda mezz.
Kif tipprevjeni dan
Irreġistra mill-inqas tliet mumenti għal kull sejħa: ir-riċevuta, l-essenza tal-investigazzjoni jew il-passi meħuda, u l-għeluq b'data tal-mument meta l-persuna li rapportaw ġiet infurmata. Dan m'għandux isir rapport estens. Sommarju qasir u fattwali huwa suffiċjent, sakemm jagħmel ċar x'sar u meta.
Jgħin li ma titqiegħdu din il-kompitu biss fuq il-memorja tal-persuna responsabbli għat-trattament, imma li titpoġġa fi struttura ssettjata li tiġi segwita għal kull sejħa. Ambjent ta' trattament li fih it-termini jiġru awtomatikament jissemplifikaw li tagħmel dan b'mod konsistenti, anke meta sejħa tidher manna solvuta. F' il-ħżin tal-għarfien dwar il-għeluq ta' sejħa deskrizzjoni kumplieta ta' x'għandux ikollu kartella b'mod minimu.
Terminu ta' ħfif wara l-għeluq
Wara l-għeluq, hemm kummerc ieħor: kemm żmien aħżnu l-file, u min ikollu aċċess għaliha. Id-dati li jistgħu jiġu attribwiti lill-rapportant jeħtieġu ħtieġa okulta, anke wara l-konklużjoni tal-każ. Kif eżattament din tiġi organizzata, tiddependi fuq l-organizzazzjoni u n-natura tar-rapport; għat-termini ta' ħifz korretti u l-immaniġġar ta' data personali, huwa intelliġenti li tikkonsulta l-Awtorità dwar il-Protezzjoni tad-Dati jew ġurista. Aktar dwar kif id-data tiġi maħżuna u protetta fil-platform taqra fuq il-paġna dwar il-protezzjoni u l-immaniġġar tad-data.
Jekk trid taf fejn eżattament ġej l-informazzjoni fuq din il-platform u kif it-termini jiġu monitorjati, il-paġna kif il-platform jmonitorja t-termini tispjega dan pass pass.
Trid li rridu li for your organisazzjoni própria rvista ħaġa kif il-proċess tiegħek tal-għeluq u r-rekordazzjoni huwa tajjeb? Agħmel il- check bla ħlas f'ftit mistoqsija jew aqra aktar fil-knowledge base dwar il-passi l-oħra fil-proċess tar-rapport.