Nejčastější chyba při uzavírání oznámení spočívá v tom, že osoba zpracovávající oznámení sdělí výsledek oznamovateli pouze ústně, aniž by to někde zaznamenala. Neexistuje pak žádný spis, z něhož by vyplývalo, co bylo vyšetřeno, jaké kroky byly podniknuty a proč bylo oznámení uzavřeno tak, jak bylo uzavřeno.
Vyhnete se tomu tím, že každý krok procesu zaznamenáte písemně, a to i v případě, že se oznámení zdá být neformální nebo bylo rychle vyřešeno. To platí pro přijetí, mezikroky i samotné uzavření, včetně důvodu, proč jste dospěli k danému výsledku.
Co se v praxi pokazí
V menších organizacích probíhá mnoho věcí neformálně. Osoba zpracovávající oznámení si s oznamovatelem krátce povídá, vysvětlí mu, co bylo uděláno, a věc považuje za vyřešenou. To se zdá logické, zvláště pokud je oznámení rychle vyřešeno. Avšak bez písemného zaznamenání se vytvoří spis, který následně neukazuje, co se stalo. Pokud si oznamovatel později položí otázky, nebo pokud chce dohledový orgán nebo odborná rada vědět, jak proces probíhal, není tu nic, na co by se mohlo odkazovat.
Druhou běžně se vyskytující chybou je, že uzavření je sice zaznamenáno, ale bez odůvodnění. Je tam pak například napsáno, že oznámení bylo uzavřeno, aniž by bylo jasné, jaké kroky byly podniknuty a na základě čeho byla vyvozena závěr. To je obtížné obhájit, i když byla vlastní úprava pečlivá.
Proč to představuje riziko
Předpis o hlášení stanoví lhůtu, v níž je oznamovatel informován o posouzení oznámení. Tato lhůta je prokázatelně splněna pouze v případě, že existuje zaznamenané datum poskytnutí těchto informací. Bez spisu může organizace sice říci, že se tak stalo, ale nemůže ukázat, kdy a jak.
Kromě toho hraje roli ochrana oznamovatele. Dobře zdokumentovaný spis ukazuje, že bylo oznámení zváženo a že výsledek vychází z ukončeného procesu, nikoli z volného dojmu. To je užitečné i pro samotnou organizaci: při následné otázce, stížnosti nebo pozdější diskusi je jasný spis jedinou věcí, která přesvědčí.
Příklad z praxe
Osoba zpracovávající oznámení obdrží hlášení o konfliktu mezi dvěma kolegy. Promluví si s oběma stranami, neformálně vyřeší rozhovor a nechá oznamovatele vědět, že je to vyřešeno. To zní jako dobrá úprava, ale pokud neexistuje záznam z rozhovorů, datum zpětné vazby a popis podniknutých kroků, neexistuje žádný důkaz o tom, co přesně bylo udělano. Pokud by se situace později opakovala, organizace by stála s prázdnýma rukama.
Jak se tomu vyhnete
U každého oznámení zaznamenáte minimálně tři okamžiky: přijetí, podstatu vyšetření nebo podniknutých kroků a uzavření s datem, kdy byl oznamovatel informován. Nemusí to být rozsáhlá zpráva. Krátký, faktický záznam stačí, pokud jasně ukazuje, co se stalo a kdy.
Pomáhá, pokud to nezávisí na paměti osoby zpracovávající oznámení, ale zařadíte to do pevné struktury, která se u každého oznámení dodržuje. Prostředí pro zpracování oznámení, v níž lhůty automaticky běží, usnadňuje provádění tohoto postupu důsledně, i v případě oznámení, která se zdají být rychle vyřešena. V vědomostní bázi o uzavírání oznámení je podrobně vysvětleno, jaké prvky musí spis minimálně obsahovat.
Doba uchovávání po uzavření
Po uzavření hraje roli další bod: jak dlouho si uchováváte spis a kdo k němu má přístup. Údaje, které lze vysledovat zpět na oznamovatele, vyžadují pečlivé zacházení také po ukončení případu. Přesné uspořádání závisí na vaší organizaci a na povaze hlášení; pro správnou dobu uchovávání a zacházení s osobními údaji je rozumné poradit se s Úřadem pro ochranu osobních údajů nebo s právníkem. Více informací o tom, jak se údaje v rámci platformy ukládají a zabezpečují, najdete na stránce o zabezpečení a zacházení s údaji.
Chcete-li vědět, odkud přesně informace na této platformě pocházejí a jak jsou termíny sledovány, stránka jak platforma hlídá termíny to vysvětluje krok za krokem.
Chcete si pro svou vlastní organizaci rychle ověřit, zda je váš proces uzavírání a dokumentace v pořádku? Proveďte bezplatně kontrolu v několika otázkách nebo si přečtěte více v databázi znalostí o dalších krocích v procesu hlášení.