L'erreur la plus courante lors de la clôture d'une dénonciation est que le responsable du traitement communique l'issue uniquement oralement au dénonciateur, sans la consigner nulle part. Il n'existe alors aucun dossier montrant ce qui a été examiné, quelles mesures ont été prises et pourquoi la dénonciation a été clôturée de cette manière.
Vous l'évitez en documentant par écrit chaque étape du processus, même si la dénonciation semble informelle ou a été rapidement résolue. Cela s'applique à la réception, aux étapes intermédiaires et à la clôture elle-même, y compris la raison de cette conclusion.
Ce qui se passe mal dans la pratique
Dans les plus petites organisations, beaucoup de choses se font de manière informelle. Un responsable du traitement parle brièvement au dénonciateur, explique ce qui a été fait et considère l'affaire comme réglée. Cela semble logique, surtout pour une dénonciation rapidement résolue. Mais sans documentation écrite, on crée un dossier qui ne montre pas rétroactivement ce qui s'est passé. Si le dénonciateur pose ultérieurement des questions, ou si un organe de surveillance ou le conseil d'entreprise souhaite connaître le déroulement du processus, il n'y a rien sur lequel s'appuyer.
Une deuxième erreur courante est que la clôture est bien documentée, mais sans justification. Il y a alors par exemple la mention que la dénonciation est clôturée, sans qu'il soit clair quelles mesures ont été prises et sur la base de quoi la conclusion a été tirée. C'est difficile à défendre, même si le traitement lui-même a été effectué avec soin.
Pourquoi cela présente un risque
Le système de dénonciation prévoit un délai dans lequel le dénonciateur reçoit des informations sur l'examen de sa dénonciation. Ce délai n'est démontré comme respecté que s'il existe un moment documenté auquel cette information a été fournie. Sans dossier, une organisation peut affirmer que cela s'est produit, mais ne peut pas démontrer quand et comment.
En outre, la protection du dénonciateur joue un rôle. Un dossier bien documenté montre que la dénonciation a été traitée sérieusement et que l'issue est fondée sur un processus achevé, non sur une simple impression. C'est aussi dans l'intérêt de l'organisation elle-même : en cas de question ultérieure, de plainte ou de discussion ultérieure, un dossier clair est le seul élément convaincant.
Un exemple tiré de la pratique
Un responsable du traitement reçoit une dénonciation concernant un conflit entre deux collègues. Il parle aux deux parties, règle le différend de manière informelle et informe le dénonciateur que c'est résolu. Cela semble être un bon traitement, mais s'il n'existe pas de procès-verbal des conversations, pas de date de la communication et pas de description des mesures prises, il n'y a aucune preuve de ce qui a exactement été fait. Si la situation se reproduit ultérieurement, l'organisation se trouve sans ressources.
Comment vous l'évitez
Pour chaque dénonciation, documentez au minimum trois moments : la réception, l'essentiel de l'examen ou les mesures prises, et la clôture avec la date à laquelle le dénonciateur a été informé. Cela n'a pas besoin d'être un rapport détaillé. Un court compte rendu factuel est suffisant, pourvu qu'il montre clairement ce qui s'est passé et quand.
Il est utile de ne pas laisser cela à la mémoire du responsable du traitement, mais de l'intégrer dans une structure fixe suivie pour chaque dénonciation. Un environnement de traitement où les délais progressent automatiquement facilite cette approche cohérente, même pour les dénunciations qui semblent rapidement résolues. Dans la base de connaissances sur la clôture d'une dénonciation sont détaillés les éléments minimaux qu'un dossier doit contenir.
Délai de conservation après clôture
Après la clôture, un autre point se pose : combien de temps conservez-vous le dossier et qui y a accès. Les données identifiables au lanceur d'alerte exigent une gestion prudente, même après la conclusion de l'affaire. La façon précise dont cela est organisé dépend de votre organisation et de la nature du signalement; pour la bonne période de rétention et la gestion des données personnelles, il est judicieux de consulter l'Autorité de protection des données ou un juriste. Vous trouverez plus d'informations sur la façon dont les données sont stockées et sécurisées dans la plateforme sur la page consacrée à la sécurité et la gestion des données.
Si vous souhaitez savoir d'où provient exactement l'information sur cette plateforme et comment les délais sont suivis, la page comment la plateforme surveille les délais l'explique étape par étape.
Voulez-vous vérifier rapidement si votre processus de clôture et d'archivage est en ordre pour votre propre organisation ? Effectuez le diagnostic gratuit contrôle gratuit en quelques questions ou consultez la base de connaissances pour en savoir plus sur les autres étapes du processus de signalement.