Najpogostejša napaka pri zaključitvi prijave je, da prijavitelj rezultat sporoči melder samo ustno, ne da bi to nekje dokumentiral. Takrat ni datoteke, iz katere bi bilo razvidno, kaj je bilo preiskano, kateri koraki so bili storjeni in zakaj je bila prijava zaključena na ta način.
To preprečite tako, da vsak korak v procesu dokumentirate pisno, tudi če se prijava zdi neformalna ali je hitro rešena. To velja za prejemnico, vmesne korake in samo zaključitev, vključno z razlogom, zakaj ste prišli do tega zaključka.
Kaj se v praksi krši
V manjših organizacijah se marsikaj odvija neformalno. Prijavitelj se s prijaviteljem na kratko pogovori, pojasni, kaj je bilo storjeno, in zadevo obravnava kot zaključeno. To se zdi logično, zlasti pri prijavi, ki je hitro rešena. A brez pisnega dokumentiranja nastane datoteka, ki naknadno ne kaže, kaj se je zgodilo. Če prijavitelj kasneje postavi vprašanja ali če se inšpektor ali podjetniški svet želita vedeti, kako je potekal proces, ni ničesar, na kar bi se lahko sklicevali.
Druga pogosta napaka je, da je sicer zaključitev dokumentirana, toda brez utemeljitve. Navedeno je na primer, da je bila prijava zaključena, vendar ni jasno, kateri koraki so bili storjeni in na podlagi česa je bil sklepek sprejet. To je težko braniti, čeprav je bila obravnava sama skrbna.
Zakaj to predstavlja tveganje
Uredba o prijavi predvideva rok, v katerem prijavitelj prejme informacije o oceni prijave. Ta rok je dokazljiv le, če obstaja dokumentirani trenutek, ko so te informacije dane. Brez datoteke lahko organizacija sicer pravi, da se je to zgodilo, vendar ne more pokazati, kdaj in kako.
Poleg tega ima vlogo zaščita prijavitelja. Dobro dokumentirana datoteka kaže, da je bila prijava resno obravnavana in da je rezultat temelji na zaključenem procesu, ne na naključnem vtisu. To je v koristi tudi same organizacije: pri kasnejšem vprašanju, pritožbi ali poznejšem spora je jasna datoteka edino, kar prepriča.
Primer iz prakse
Prijavitelj prejme prijavo o sporu med dvema sodelavcema. Govori z obema stranema, spor neformalno reši in prijavitelja obvesti, da je rešeno. To se sliši kot dobra ureditev, toda če ni poročila o pogovorih, datuma povratne informacije in opisa sprejetih korakov, ni dokazila o tem, kaj je bilo natančno storjeno. Če se situacija pozneje ponovi, je organizacija nemočna.
Kako to preprečite
Pri vsaki prijavi dokumentirajte najmanj tri trenutke: prejemnico, jedro preiskave ali korake, ki so bili storjeni, in zaključitev s datumom, ko je bil prijavitelj obveščen. To ni nujno obширno poročilo. Kratek, dejanski pregled je dovolj, dokler jasno kaže, kaj se je zgodilo in kdaj.
Pomaga, če to ne prepustite pomnenju prijavitelja, ampak to vstavite v fiksno strukturo, ki se sledi pri vsaki prijavi. Obravnavno okolje, v katerem se roki avtomatsko spremljajo, omogoči, da to dosljedno počnete, tudi pri prijav, ki se zdijo hitro rešene. V bazi znanja o zaključitvi prijave je navedeno, katere komponente mora imeti datoteka najmanj.
Rok hrambe po zaključitvi
Po zaključku se pojavi še ena točka: kako dolgo hranite datoteko in kdo ima do nje dostop. Podatki, ki so sledljivi do prijavitelja, zahtevajo skrbno obravnavo tudi po zaključku primera. Kako se to natančno organizira, je odvisno od organizacije in vrste prijave; za pravilno dobo hrambe in obravnavo osebnih podatkov je pametno posvetovati se s Točko kontakta za zatiranje kršitev Direktive (EU) 2019/1937 o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije ali katero drugo osebo, ki se ukvarja z varstvom osebnih podatkov, ali pravnika. Več o tem, kako se podatki v okviru platforme shranjujejo in zaščitijo, preberite na strani o varnosti in obravnavi podatkov.
Če želite vedeti, od kje točno prihajajo informacije na tej platformi in kako se spremljajo roki, stran kako platforma spremlja roke to razlaga po korakih.
Ali želite hitro videti, ali je vaš postopek zaključevanja in dokumentiranja u redu za vašo organizacijo? Opravite brezplačno preverjanje v nekaj vprašanjih ali preberite več v znanjem o drugih korakih v postopku prijave.