Το πιο συχνό λάθος κατά το κλείσιμο μιας δήλωσης είναι ότι ο διερευνητής ενημερώνει τον υποβάλλοντα μόνο προφορικά για το αποτέλεσμα, χωρίς να το καταγράφει πουθενά. Τότε δεν υπάρχει αρχείο που να δείχνει τι ερευνήθηκε, ποια βήματα ελήφθησαν και γιατί η δήλωση κλείστηκε όπως κλείστηκε.
Μπορείτε να το αποφύγετε αυτό καταγράφοντας κάθε βήμα της διαδικασίας γραπτώς, ακόμη και αν η δήλωση φαίνεται ανεπίσημη ή λύθηκε γρήγορα. Αυτό ισχύει για τη λήψη, τα ενδιάμεσα βήματα και το κλείσιμο, συμπεριλαμβανομένου του λόγου για τον οποίο καταλήξατε σε αυτό το αποτέλεσμα.
Τι συμβαίνει στην πράξη
Σε μικρότερες οργανισμούς, πολλά πράγματα λειτουργούν ανεπίσημα. Ένας διερευνητής μιλά στον υποβάλλοντα, εξηγεί τι έχει γίνει και θεωρεί την υπόθεση ως κλειστή. Αυτό φαίνεται λογικό, ειδικά όταν μια δήλωση λύνεται γρήγορα. Αλλά χωρίς γραπτή τεκμηρίωση, δημιουργείται ένα αρχείο που δεν δείχνει αργότερα τι συνέβη. Εάν ο υποβάλλων τεθεί υπό αμφισβήτηση αργότερα, ή εάν μια ρυθμιστική αρχή ή το συμβούλιο εργαζομένων θέλουν να γνωρίζουν πώς προχώρησε η διαδικασία, δεν υπάρχει τίποτα για να επιστρέψουν.
Ένα δεύτερο συχνό λάθος είναι ότι το κλείσιμο καταγράφεται, αλλά χωρίς τεκμηρίωση. Για παράδειγμα, αναφέρεται ότι η δήλωση κλείστηκε, χωρίς να είναι σαφές ποια βήματα ελήφθησαν και με ποια βάση συντάχθηκε το συμπέρασμα. Αυτό είναι δύσκολο να υπερασπιστεί, ακόμη και αν η διερεύνηση ήταν προσεκτική.
Γιατί αυτό δημιουργεί ένα ρίσκο
Οι διατάξεις περί δηλώσεων προβλέπουν μια προθεσμία εντός της οποίας ο υποβάλλων λαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση της δήλωσης. Αυτή η προθεσμία θεωρείται ότι αποδεικνύεται ότι έχει τηρηθεί μόνο εάν υπάρχει ένα καταγεγραμμένο σημείο κατά το οποίο παρασχέθησαν πληροφορίες. Χωρίς αρχείο, μια οργανισμός μπορεί να πει ότι αυτό συνέβη, αλλά δεν μπορεί να δείξει πότε και πώς.
Επιπλέον, ο ρόλος της προστασίας του υποβάλλοντα είναι σημαντικός. Ένα καλά τεκμηριωμένο αρχείο δείχνει ότι η δήλωση αντιμετωπίστηκε σοβαρά και ότι το αποτέλεσμα βασίζεται σε μια ολοκληρωμένη διαδικασία, όχι σε μια χαλαρή εντύπωση. Αυτό είναι επίσης στο συμφέρον της ίδιας της οργανισμού: σε περίπτωση μιας ακόλουθης ερώτησης, μιας παράπονου ή μιας συζήτησης αργότερα, ένα ξεκάθαρο αρχείο είναι το μόνο πράγμα που πείθει.
Ένα παράδειγμα από την πράξη
Ένας διερευνητής λαμβάνει δήλωση σχετικά με σύγκρουση μεταξύ δύο συναδέλφων. Μιλά και στις δύο πλευρές, επιλύει την συζήτηση ανεπίσημα και ενημερώνει τον υποβάλλοντα ότι έχει επιλυθεί. Αυτό ακούγεται σαν καλή διαχείριση, αλλά αν δεν υπάρχει αναφορά των συζητήσεων, ημερομηνία ενημέρωσης και περιγραφή των βημάτων που ελήφθησαν, δεν υπάρχει απόδειξη για το τι ακριβώς έγινε. Εάν η κατάσταση επαναληφθεί αργότερα, η οργανισμός θα βρεθεί με άδεια χέρια.
Πώς το αποτρέπετε
Τεκμηριώστε στη διάρκεια κάθε δήλωσης τουλάχιστον τρεις χρόνους: τη λήψη, τον πυρήνα της διερεύνησης ή τα βήματα που ελήφθησαν, και το κλείσιμο με την ημερομηνία κατά την οποία ενημερώθηκε ο υποβάλλων. Δεν χρειάζεται να είναι μια εκτεταμένη αναφορά. Μια σύντομη, αντικειμενική αναφορά αρκεί, αρκεί να κάνει σαφές τι συνέβη και πότε.
Βοηθά να μην αφήσετε αυτό στη μνήμη του διερευνητή, αλλά να το θέσετε σε μια σταθερή δομή που ακολουθείται σε κάθε δήλωση. Ένα περιβάλλον διαχείρισης στο οποίο οι προθεσμίες λειτουργούν αυτόματα, καθιστά ευκολότερη τη συνεπή εκτέλεση, ακόμη και σε δηλώσεις που φαίνονται να λύνονται γρήγορα. Στη τράπεζα γνώσης για το κλείσιμο μιας δήλωσης παρουσιάζονται τα ελάχιστα στοιχεία που χρειάζεται ένα αρχείο.
Περίοδος διατήρησης μετά το κλείσιμο
Μετά το κλείσιμο υπάρχει ένα άλλο σημαντικό σημείο: πόσο καιρό διατηρείτε το αρχείο και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό. Τα δεδομένα που είναι εντοπίσιμα στον αναφέροντα απαιτούν προσεκτική διαχείριση, ακόμη και μετά την ολοκλήρωση της υπόθεσης. Ο ακριβής τρόπος με τον οποίο γίνεται αυτό εξαρτάται από την οργάνωση και τη φύση της αναφοράς. για τη σωστή περίοδο διατήρησης και τη διαχείριση των προσωπικών δεδομένων, συνιστάται να συμβουλευθείτε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων ή έναν νομικό σύμβουλο. Περισσότερα σχετικά με τον τρόπο αποθήκευσης και ασφάλειας των δεδομένων στην πλατφόρμα διαβάζετε στη σελίδα για προστασία και διαχείριση δεδομένων.
Αν θέλετε να μάθετε από πού προέρχονται ακριβώς οι πληροφορίες σε αυτήν την πλατφόρμα και πώς παρακολουθούνται οι προθεσμίες, η σελίδα πώς η πλατφόρμα παρακολουθεί τις προθεσμίες εξηγεί αυτό βήμα προς βήμα.
Θέλετε να δείτε γρήγορα για τη δική σας οργάνωση αν η διαδικασία κλεισίματος και καταγραφής είναι σε τάξη; Κάντε το δωρεάν έλεγχο σε λίγες ερωτήσεις ή διαβάστε περισσότερα στη βάση γνώσης σχετικά με τα άλλα βήματα της διαδικασίας αναφοράς.