Yleisin virhe ilmoituksen päättämisessä on se, että käsittelijä välittää tuloksen ilmoittajalle vain suullisesti rekisteröimättä sitä mihinkään. Tällöin ei ole asiakirjoja, joista näkyisi, mitä on tutkittu, mitä toimenpiteitä on toteutettu ja miksi ilmoitus on päättetty siten kuin se on päättetty.
Voit välttää tämän dokumentoimalla jokaisen vaiheen prosessissa kirjallisesti, vaikka ilmoitus näyttäisi epäviralliselta tai se ratkaisutaan nopeasti. Tämä koskee vastaanottoa, välitapahtumia ja itse päättämistä, mukaan lukien perustelu sille, mihin tulokseen olet tullut.
Mitä käytännössä menee pieleen
Pienemmissä organisaatioissa monet asiat hoituvat epävirallisesti. Käsittelijä keskustelee ilmoittajan kanssa lyhyesti, selittää mitä on tehty, ja pitää asian päättyneenä. Tämä tuntuu loogiselta, etenkin jos ilmoitus on ratkaistu nopeasti. Mutta ilman kirjallista dokumentointia asiakirjat eivät näytä jälkeenpäin, mitä tapahtui. Jos ilmoittaja esittää myöhemmin kysymyksiä tai jos valvontaviranomainen tai työntekijöiden edustuselin haluaa tietää, miten prosessi eteni, ei ole mitään, johon vedota.
Toinen yleinen virhe on se, että ilmoitus dokumentoidaan päätettäessä, mutta ilman perusteluja. Siinä saattaa esimerkiksi lukea, että ilmoitus on päättetty, mutta ei ole selväksi tehtyjä toimenpiteitä tai perusteita johtopäätökselle. Tämä on vaikea puolustaa, vaikka käsittely sinänsä olisi ollut huolellista.
Miksi tämä on riski
Ilmoitusmenettelyssä on määräaika, jonka kuluessa ilmoittaja saa tietoa ilmoituksen arvioinnista. Tämä määräaika voidaan osoittaa täyttyneeksi vain, jos on dokumentoitu hetki, jolloin nämä tiedot on annettu. Ilman asiakirjoja organisaatio voi sanoa, että näin on tapahtunut, mutta ei voi näyttää milloin ja miten.
Lisäksi ilmoittajan suojelu on merkityksellinen tekijä. Hyvin dokumentoidut asiakirjat osoittavat, että ilmoitus on käsitelty vakavasti ja että tulos perustuu loppuun saattuun prosessiin, ei satunnaiseen käsitykseen. Tämä on myös organisaation oman edun mukaista: jos ilmoitus johtaa uusiin kysymyksiin, valitukseen tai myöhempään keskusteluun, selkeät asiakirjat ovat ainoa asia, joka vakuuttaa.
Esimerkki käytännöstä
Käsittelijä saa ilmoituksen kahden työtoverin välisestä konfliktista. Hän keskustelee molempien osapuolten kanssa, ratkaisee keskustelun epävirallisesti ja ilmoittaa ilmoittajalle, että asia on ratkaistu. Tämä kuulostaa hyvältä ratkaisulta, mutta jos keskusteluista ei ole pöytäkirjaa, ei ole päivämäärää tiedon antamisesta eikä kuvaus toteutetuista toimenpiteistä, ei ole näyttöä siitä, mitä tarkalleen on tehty. Jos tilanne toistuu myöhemmin, organisaatio on avuttomassa asemassa.
Kuinka tämän vältät
Dokumentoi jokaisesta ilmoituksesta vähintään kolme hetkeä: vastaanotto, tutkimuksen ydin tai toteutetut toimenpiteet sekä päättäminen ja päivämäärä, jolloin ilmoittaja on saanut tiedon. Tämän ei tarvitse olla laaja raportti. Lyhyt, asiallinen selvitys riittää, kunhan siitä selviää, mitä tapahtui ja milloin.
Auttaa, jos et jätä tätä käsittelijän muistiin, vaan laitat sen kiinteään rakenteeseen, jota noudatetaan jokaisessa ilmoituksessa. Käsittelyympäristö, jossa määräajat kulkevat automaattisesti, helpottaa tämän johdonmukaista tekemistä myös ilmoituksissa, jotka näyttävät nopeasti ratkaistavilta. Artikkelissa ilmoituksen päättämisen tietovarannosta on yksityiskohtaisesti kuvattu, mitkä osat asiakirjoilla on oltava vähintään.
Säilytysaika päättämisen jälkeen
Sulkemisen jälkeen on toinen tärkeä seikka: kuinka kauan säilytätte asiakirjat ja kenellä on niihin pääsy. Ilmoitukseen tekijään jäljitettävissä olevat tiedot vaativat huolellista käsittelyä myös tapauksen päättymisen jälkeen. Tarkkaan ottaen sen järjestäminen riippuu organisaatiosta ja ilmoituksen luonteesta; oikean säilytysajan ja henkilötietojen käsittelyn osalta on järkevää neuvotella henkilötietojen suojaviranomaisen tai lakimiehen kanssa. Lisätietoja siitä, kuinka tietoja säilytetään ja suojataan alustalla, luet sivulla tietoturvasta ja tietojen käsittelystä.
Jos haluatte tietää, mistä tämän alustan tiedot tulevat tarkalleen ottaen ja kuinka määräaikoja seurataan, sivulla kuinka alusta valvoo määräaikoja kerrotaan siitä vaihe vaiheelta.
Haluatteko nopeasti nähdä omaksenne organisaatiolla, onko ilmoituksen sulkemisen ja kirjaamisen prosessi kunnossa? Tehdä ilmainen tarkistus muutamalla kysymyksellä tai lukea edelleen tietovarastosta muista ilmoitusprosessin vaiheista.