Visbiežākā kļūda ziņojuma noslēgšanā ir tā, ka apstrādātājs rezultātu ziņotājam pārstāsta tikai mutvārdos, neko to nereģistrējot. Tad nav lietas materiāla, kurš rādītu, kas tika pētīts, kādi soļi tika veikti un kāpēc ziņojums tika noslēgts tāds kāds viņš ir.
To jūs novērsiet, dokumentējot katru procesu posmu rakstiskā veidā, pat ja ziņojums izskatās neformāls vai ātri atrisināts. Tas attiecas uz saņemšanu, starpposma soļiem un pašu noslēgšanu, ieskaitant iemeslu, kāpēc jūs nonācāt pie šāda rezultāta.
Kas praksē klūst par kļūdu
Mazākās organizācijās daudz kas notiek neformāli. Apstrādātājs īsi sarunājas ar ziņotāju, paskaidro, kas tika darīts, un uzskata, ka lieta ir pabeigta. Tas šķiet loģiski, īpaši ziņojuma gadījumā, kas ātri atrisināts. Taču bez rakstiskas dokumentācijas rodas lietas materiāls, kas vēlāk neparāda, kas notika. Ja ziņotājs vēlāk jautā, vai ja uzraugs vai darba devēja padome vēlas zināt, kā process norisinājās, nav uz ko atsaukties.
Otrā biežā kļūda ir tā, ka noslēgšanu gan dokumentē, bet bez pamatojuma. Tur tad teikts, piemēram, ka ziņojums tika noslēgts, bet nav skaidrs, kādi soļi tika veikti un uz kāda pamata tika izdarīts secinājums. To ir grūti aizstāvēt, pat ja pati apstrāde bija apdomīga.
Kāpēc tas rada risku
Ziņošanas noteikumi paredz termiņu, kādā ziņotājs saņem informāciju par ziņojuma novērtējumu. Šis termiņš ir pierādāms tikai tad, ja ir fiksēts moments, kad šī informācija tika sniegta. Bez lietas materiāla organizācija gan var teikt, ka tas notika, bet neparādīt, kad un kā.
Turklāt lomu spēlē ziņotāja aizsardzība. Labi dokumentēts lietas materiāls parāda, ka ziņojums tika seriozi uztverts un ka rezultāts balstās uz pabeigtu procesu, nevis uz vienreizēju iespaidu. Tas ir svarīgi arī pašas organizācijas labā: nākamā jautājuma, sūdzības vai vēlākas diskusijas gadījumā skaidrs lietas materiāls ir vienīgais, kas pārliecina.
Praktisks piemērs
Apstrādātājs saņem ziņojumu par konfliktu starp diviem kolēģiem. Viņš sazinās ar abām pusēm, neformāli atrisina sarunu un paziņo ziņotājam, ka tas atrisināts. Tas izklausās kā laba rīcība, taču, ja nav sarunas protokola, nav saņemšanas datuma un nav soļu apraksta, kas tika veikti, neeksistē pierādījums par to, kas tieši tika darīts. Ja situācija vēlāk atkārtojas, organizācija ir bez iespējām.
Kā to novērst
Pie katra ziņojuma dokumentējiet vismaz trīs momentus: saņemšanu, izmeklēšanas būtību vai veiktus soļus un noslēgšanu ar datumu, kad ziņotājs tika informēts. Tam nav jābūt plašam pārskatam. Īss, faktisks ziņojums ir pietiekams, ja tas skaidri parāda, kas notika un kad.
Tas palīdz, ja to neuztic apstrādātāja atmiņai, bet ievieš fiksētu struktūru, kuru ievēro pie katra ziņojuma. Apstrādes vide, kurā termiņi automātiski risinās, atvieglo konsekventu rīcību, arī ziņojumos, kas šķiet ātri atrisināti. Mūsu zināšanu bāzē par ziņojuma noslēgšanu ir ieskicēti minimālie dokumenta komponenti.
Paturēšanas termiņš pēc noslēgšanas
Pēc noslēgšanas joprojām ir svarīgs cits jautājums: cik ilgi jūs glabāsiet lietu, un kam ir piekļuve tai. Dati, kurus var identificēt kā saistītus ar informācijas devēju, prasa apdomīgu rīcību arī pēc lietas pabeigšanas. Tas, kā precīzi tas tiek noorganizēts, ir atkarīgs no organizācijas un paziņojuma rakstura; pareizā glabāšanas termiņa un personas datu apstrādes jautājumos ir lietderīgi konsultēties ar Datu pārvaldības iestādi vai jurista palīdzību. Vairāk par to, kā dati platformā tiek uzglabāti un aizsargāti, jūs varat izlasīt lapā par datu drošību un apstrādi.
Ja vēlaties uzzināt, no kurienes precīzi nāk informācija šajā platformā un kā tiek uzskaitīti termiņi, lapā kā platforma uzrauga termiņus tas ir izskaidrots soli pa solim.
Vai vēlaties savai organizācijai ātri pārbaudīt, vai jūsu noslēgšanas un ierakstīšanas process ir kārtībā? Izmēģiniet bezmaksas pārbaudi dažos jautājumos vai turpinājumā lasiet zināšanu bāzē par citiem soļiem ziņojuma procesā.