Der häufigste Fehler beim Abschluss einer Meldung besteht darin, dass der Bearbeiter das Ergebnis dem Hinweisgeber nur mündlich mitteilt, ohne dies irgendwo zu dokumentieren. Es gibt dann keine Akte, aus der hervorgeht, was untersucht wurde, welche Schritte unternommen wurden und warum die Meldung so abgeschlossen wurde.
Sie vermeiden dies, indem Sie jeden Schritt des Verfahrens schriftlich dokumentieren, auch wenn die Meldung informell wirkt oder schnell gelöst ist. Dies gilt für den Eingang, die Zwischenschritte und den Abschluss selbst, einschließlich des Grundes, warum Sie zu diesem Ergebnis gelangt sind.
Was in der Praxis schiefgeht
In kleineren Organisationen verläuft vieles informell. Ein Bearbeiter spricht kurz mit dem Hinweisgeber, erklärt, was getan wurde, und betrachtet die Angelegenheit als erledigt. Das wirkt logisch, besonders bei einer schnell gelösten Meldung. Aber ohne schriftliche Dokumentation entsteht eine Akte, die nachträglich nicht zeigt, was geschehen ist. Wenn der Hinweisgeber später Fragen stellt oder wenn eine Aufsichtsbehörde oder der Betriebsrat wissen möchte, wie das Verfahren abgelaufen ist, gibt es nichts, worauf man zurückgreifen kann.
Ein zweiter häufiger Fehler besteht darin, dass der Abschluss zwar dokumentiert wird, aber ohne Begründung. Es steht dann beispielsweise, dass die Meldung abgeschlossen wurde, ohne dass klar ist, welche Schritte unternommen wurden und auf welcher Grundlage die Schlussfolgerung gezogen wurde. Das ist schwer zu rechtfertigen, auch wenn die Bearbeitung selbst sorgfältig war.
Warum dies ein Risiko darstellt
Die Melderegelung sieht eine Frist vor, innerhalb derer der Hinweisgeber Informationen über die Bewertung der Meldung erhält. Diese Frist ist nur nachweisbar eingehalten, wenn es einen dokumentierten Zeitpunkt gibt, zu dem diese Informationen mitgeteilt wurden. Ohne Akte kann eine Organisation zwar sagen, dass dies geschehen ist, aber nicht zeigen, wann und wie.
Darüber hinaus spielt der Schutz des Hinweisgebers eine Rolle. Eine gut dokumentierte Akte zeigt, dass die Meldung ernst genommen wurde und dass das Ergebnis auf einem abgeschlossenen Verfahren basiert, nicht auf einem flüchtigen Eindruck. Das ist auch im Interesse der Organisation selbst: Bei einer Anschlussfrage, einer Beschwerde oder einer späteren Diskussion ist eine klare Akte das Einzige, das überzeugt.
Ein praktisches Beispiel
Ein Bearbeiter erhält eine Meldung über einen Konflikt zwischen zwei Kollegen. Er spricht mit beiden Parteien, löst das Gespräch informell auf und teilt dem Hinweisgeber mit, dass es gelöst ist. Das klingt nach einer guten Bearbeitung, aber wenn es keinen Bericht über die Gespräche, kein Datum der Mitteilung und keine Beschreibung der ergriffenen Schritte gibt, gibt es keinen Nachweis dafür, was genau getan wurde. Sollte sich die Situation später wiederholen, steht die Organisation mit leeren Händen da.
Wie Sie dies vermeiden
Dokumentieren Sie bei jeder Meldung mindestens drei Momente: den Eingang, den Kern der Untersuchung oder der ergriffenen Maßnahmen und den Abschluss mit dem Datum, an dem der Hinweisgeber informiert wurde. Dies muss kein umfassendes Bericht sein. Ein kurzer, sachlicher Bericht ist ausreichend, solange er klar macht, was geschehen ist und wann.
Es hilft, dies nicht dem Gedächtnis des Bearbeiters zu überlassen, sondern in eine feste Struktur zu fassen, die bei jeder Meldung befolgt wird. Eine Bearbeitungsumgebung, in der die Fristen automatisch mitlaufen, macht es leichter, dies konsequent zu tun, auch bei Meldungen, die schnell gelöst zu sein scheinen. In der Wissensdatenbank zum Abschluss einer Meldung ist ausgeführt, welche Komponenten eine Akte mindestens benötigt.
Aufbewahrungsfrist nach Abschluss
Nach dem Abschluss kommt noch ein weiterer Punkt: Wie lange bewahren Sie die Akte auf, und wer hat Zugriff darauf? Daten, die auf die Person, die die Meldung erstattet hat, zurückzuführen sind, erfordern einen sorgfältigen Umgang, auch nach Abschluss des Falls. Wie dies genau geregelt wird, hängt von der Organisation und von der Art der Meldung ab; für die richtige Aufbewahrungsdauer und den Umgang mit personenbezogenen Daten ist es ratsam, die Behörde für Datenschutz oder einen Juristen zu konsultieren. Mehr darüber, wie Daten innerhalb der Plattform gespeichert und geschützt werden, lesen Sie auf der Seite über Datenschutz und Datenverwaltung.
Wenn Sie wissen möchten, woher die Informationen auf dieser Plattform genau stammen und wie die Fristen verwaltet werden, erklärt die Seite wie die Plattform die Fristen überwacht das Schritt für Schritt.
Möchten Sie für Ihre eigene Organisation schnell überprüfen, ob Ihr Prozess zum Abschluss und zur Dokumentation in Ordnung ist? Führen Sie die kostenlose Kontrolle in wenigen Fragen durch durch oder lesen Sie weiter in der Wissensdatenbank über die anderen Schritte im Meldeverfahren.