El error más común al cerrar una notificación es que el gestor comunica el resultado solo verbalmente al notificante, sin registrarlo en ningún lugar. No existe entonces un expediente que demuestre qué se investigó, qué pasos se tomaron y por qué la notificación se cerró de esa manera.
Evita esto registrando por escrito cada paso del proceso, incluso si la notificación parece informal o se resuelve rápidamente. Esto se aplica a la recepción, los pasos intermedios y el cierre en sí, incluida la razón por la que llegaste a ese resultado.
Qué sale mal en la práctica
En organizaciones más pequeñas, muchas cosas funcionan de manera informal. Un gestor habla brevemente con el notificante, explica qué se ha hecho y considera el asunto terminado. Eso parece lógico, especialmente si una notificación se resuelve rápidamente. Pero sin registrar por escrito, se crea un expediente que posteriormente no muestra qué sucedió. Si el notificante formula preguntas más adelante, o si una autoridad supervisora o el comité de empresa quiere saber cómo transcurrió el proceso, no hay nada de qué valerse.
Un segundo error frecuente es que el cierre se registra, pero sin fundamentación. Por ejemplo, consta que la notificación se cerró, sin que esté claro qué pasos se tomaron y en qué base se extrajo la conclusión. Eso es difícil de defender, aunque el trato en sí haya sido cuidadoso.
Por qué esto presenta un riesgo
La regulación de notificaciones establece un plazo dentro del cual el notificante recibe información sobre la evaluación de su notificación. Ese plazo solo es demostrable si existe un momento registrado en el que se proporcionó esa información. Sin expediente, una organización puede afirmar que esto sucedió, pero no puede demostrar cuándo ni cómo.
Además, entra en juego la protección del notificante. Un expediente bien documentado demuestra que la notificación se trató con seriedad y que el resultado se basa en un proceso concluido, no en una impresión vaga. Esto también beneficia a la propia organización: ante una pregunta de seguimiento, una reclamación o una discusión posterior, un expediente claro es lo único que convence.
Un ejemplo de la práctica
Un gestor recibe una notificación sobre un conflicto entre dos colegas. Habla con ambas partes, resuelve la conversación de manera informal e informa al notificante de que se ha solucionado. Eso suena como una buena gestión, pero si no hay registro de las conversaciones, ninguna fecha de la comunicación y ninguna descripción de las medidas tomadas, no existe prueba de qué se hizo exactamente. Si la situación se repite más adelante, la organización queda sin recursos.
Cómo evitar esto
Registra en cada notificación un mínimo de tres momentos: la recepción, el núcleo de la investigación o las medidas tomadas, y el cierre con la fecha en que se informó al notificante. Esto no tiene que ser un informe extenso. Un breve relato de hechos es suficiente, siempre que deje claro qué sucedió y cuándo.
Ayuda no dejar esto en manos de la memoria del gestor, sino estructurarlo de manera fija que se siga en cada notificación. Un entorno de gestión en el que los plazos se cumplen automáticamente facilita hacerlo consistentemente, incluso en notificaciones que parecen resolverse rápidamente. En el banco de conocimiento sobre el cierre de una notificación está desarrollado qué componentes necesita un expediente como mínimo.
Plazo de conservación después del cierre
Después del cierre, surge otro aspecto importante: durante cuánto tiempo conserva el expediente y quién tiene acceso al mismo. Los datos que pueden identificar al denunciante requieren un manejo cuidadoso, incluso después de la conclusión del caso. La forma exacta en que se organiza depende de la organización y de la naturaleza de la denuncia; para determinar el plazo de conservación correcto y el tratamiento de los datos personales, es recomendable consultar a la Autoridad de Protección de Datos o a un asesor jurídico. Más información sobre cómo se almacenan y protegen los datos dentro de la plataforma la encontrará en la página sobre seguridad y tratamiento de datos.
Si desea saber exactamente de dónde procede la información de esta plataforma y cómo se supervisan los plazos, la página cómo la plataforma supervisa los plazos le explica paso a paso.
¿Desea comprobar rápidamente si su propio proceso de cierre y registro está en orden? Realice la en unas pocas preguntas o siga leyendo en la base de conocimientos sobre los otros pasos en el proceso de denuncia.