Да, служител трябва да има възможност да направи доклад и устно. Предоставянето само на писмена форма не е достатъчно: нормативната база изисква канал, който позволява както писмено, така и устно докладване. Устно означава тук: чрез телефон, чрез записано съобщение, или при личен разговор, ако служителят го поиска.
За вас като работодател това означава, че избраната организация на канала за докладване трябва да поддържа двете форми, и че устният доклад се обработва по същия начин като писмения: с потвърждение на получаване, код на случая и сроковете, които важат и за писмените докладвания.
Какво казва нормативната база за устните докладвания
Основната идея е, че канал за докладване не трябва да създава препятствие. Не всеки служител се чувства свободен да напише нещо на хартия, или нямат уменията или спокойствието за това. Чрез позволяването на телефонно докладване или записано съобщение, препятствието остава толкова ниско, колкото е разумно възможно.
Това не означава, че всеки работодател трябва да поддържа телефонна линия. Важното е, че възможността да съществува и че служител, който желае това, наистина може да се обърне устно. Как организирате това, можете да решите сами, докато възможността фактически съществува и е известна на служителите.
Как изглежда на практика
При записано съобщение служителят получава момент, в който да си разкаже историята, често чрез защитена система, без да слушаше някой. Обработвачът впоследствие получава текстово представяне или запис, в зависимост от организацията, която сте избрали.
При разговор по искане, например с обработвача или доверено лице, важи същия принцип: разговорът се записва, и служителят получава възможност да проверява този запис, преди той да се счита за доклад. По този начин служителят е сигурен, че нищо не е написано неправилно, и вие като работодател имате надежден файл.
Важна точка е, че искането за разговор трябва да се разрешава в разумен срок. Списъците с чакане на седмици не отговарят на идеята за канал без препятствия.
Записване без натоварване на докладващия
Записването е необходимо, но не трябва да натоварва служителя допълнително. Това означава, че записано съобщение не просто се преписва от някой, който няма общо със случая, и че разговор не се записва незабелязано. Служителят трябва да знае какво се случва с неговите думи.
За обработвача е практично устните и писмените докладвания да се събират в същата среда за обработка, така че сроковете за потвърждение на получаване и обратна информация да не се поддържат поотделно за всяка форма на докладване. как тази записване и сроковете се събират показва как изглежда на практика.
Устно докладване и анонимност
Устно докладване и анонимно докладване са две отделни неща, които често се смесват. Служител може да направи доклад устно и все пак да назове своето име, и служител може да направи доклад писмено и полностью анонимно. При записано съобщение чрез добре организирана система, глас не трябва да бъде свързан с име, докато не се искат допълнителни данни.
Работодатели, които организират това за първи път, понякога недооценяват колко се крие в комбинирането на устното докладване с истинска гаранция на анонимност. Добрата предварителна проверка помага: вижте в няколко въпроса какво трябва да се урегулира за вашата организация показва първоначална картина за това.
Какво означава това за вашата процедура за докладване
В процедурата за докладване, която представяте на служителите, трябва конкретно да е посочено как функционира устното докладване: чрез кой номер или коя система и какво могат да очакват служителите. Неясни формулировки като "свържете се с нас" не отговарят на идеята за достъпен, разпознаваем канал.
The базата знания с обяснения по тема разглежда по-подробно какво точно трябва да съдържа такава процедура, и преглед с често задавани въпроси обработва подобни практически въпроси, които възникват при установяването на канал за докладване.
Съмнявате ли се дали текущият ви канал адекватно улеснява устното докладване? Направете безплатната бърза проверка или прегледайте базата знания; и двете ви дават без задължение първоначална, конкретна представа за вашето положение.