Áno, pracovník musí mať možnosť podať hlásenie aj ústne. Ponúkať len písomný formulár nestačí: právne predpisy vyžadujú kanál, ktorý umožňuje podávanie hlásení tak v písomnej ako aj v ústnej forme. Ústne podanie znamená: telefonicky, prostredníctvom zvukovej správy alebo osobne, ak si to pracovník žiada.
Ako zamestnávateľ to znamená, že zvolená úprava kanála na podávanie hlásení musí podporovať obe formy, a že ústne hlásenie sa ďalej spracúva rovnakým spôsobom ako písomné: s potvrdením prijatia, kódom prípadu a lehotami, ktoré platia aj pre písomné hlásenia.
Čo právne predpisy hovoria o ústnych hláseniach
Základná myšlienka je taká, že kanál na podávanie hlásení nesmie vytvárať prekážky. Nie každý pracovník sa cíti slobodný na niečo napísať, alebo nemá na to zručnosti alebo pokoja. Tým, že umožníte hlásenia telefonicky alebo prostredníctvom zvukovej správy, zostáva prah vstupu čo najnižší.
Nemenej to neznamená, že každý zamestnávateľ musí obsadzovať telefónnu linku. Ide o to, aby existovala možnosť a aby sa pracovník, ktorý to chce, mohol skutočne obrátiť ústne. Ako to zorganizujete, si môžete určiť sami, pokiaľ možnosť skutočne existuje a je známa pracovníkom.
Ako to vyzerá v praxi
Pri hlásení prostredníctvom zvukovej správy má pracovník možnosť nahrať svoj príbeh, často cez bezpečný systém, bez toho, aby ho niekto počúval. Pracovník, ktorý hlásenie spracúva, následne dostane textovú verziu alebo nahrávku v závislosti od úpravy, ktorú ste si zvolili.
Pri rozhovore na požiadavku, napríklad s pracovníkom, ktorý hlásenie spracúva, alebo s dôvernou osobou, platí rovnaký princíp: rozhovor sa zaznamená a pracovník má možnosť skontrolovať tento záznam predtým, ako sa považuje za hlásenie. Pracovník tak vie s istotou, že nie je nič zle zapísané, a vy ako zamestnávateľ máte spoľahlivý spis.
Jedným z aspektov, na ktorý si treba dať pozor, je, aby sa požiadavka na rozhovor vyhovela v primeranej lehote. Čakácie listiny trvajúce týždne sa nezhodujú s ideou nízkoprahu kanála.
Zaznamenávanie bez zaťaženia pracovníka
Zaznamenávanie je nevyhnutné, ale nesmie dodatočne zaťažovať pracovníka. To znamená napríklad, že zvuková správa sa len tak nemôže prepísať osobou, ktorá s vecou nemá nič spoločné, a že rozhovor sa nesmie nahrávať bez vedomia. Pracovník musí vedieť, čo sa s jeho slovami stane.
Pre pracovníka, ktorý hlásenie spracúva, je praktické, keď ústne a písomné hlásenia prichádzajú do rovnakého pracovného prostredia na spracovanie, aby sa lehoty pre potvrdenie prijatia a spätnú väzbu nemuseli sledovať osobitne pre každú formu hlásenia. ako sa to zaznamenávanie a lehoty vzájomne dopĺňajú ukazuje, ako to vyzerá v praxi.
Ústne podávanie hlásení a anonymita
Ústne podávanie hlásení a anonymné podávanie hlásení sú dve oddelené veci, ktoré sa často zamieňajú. Pracovník môže podať hlásenie ústne a stále uviesť svoje meno, a pracovník môže podať hlásenie písomne a úplne anonymne. Pri zvukovej správe cez dobre naastavenú sústavu nemusí byť hlas spájaný s menom, pokiaľ sa nepožadujú dodatočné informácie.
Zamestnávatelia, ktorí to prvýkrát zriaďujú, niekedy podceňujú, koľko úsilí si vyžaduje kombinovanie ústneho podávania hlásení s skutočnou zárukám anonymity. Vopred si skontrolovať pomôže: v niekoľkých otázkach vidieť, čo musí byť vo vašej organizácii upravené dáva o tom počiatočný prehľad.
Čo to znamená pre vašu procedúru na podávanie hlásení
V postupe nakazovania, ktorý svojim zamestnancom predstavujete, by malo byť konkrétne uvedené, ako funguje ústne nahlásenie: prostredníctvom ktorého čísla alebo ktorého systému a čo môže zamestnanec očakávať. Vágne formulácie ako "kontaktujte nás" nevyhovujú myšlienke ľahko prístupného, rozpoznateľného kanála.
Príručka Knowledge base s vysvetlením podľa témy sa venuje podrobnejšie tomu, čo presne by malo byť v takom postupe, a prehľad často kladených otázok rieši podobné praktické otázky, ktoré vznikajú pri vytváraní kanála na hlásenie.
Pochybujete, či váš súčasný kanál už dostatočne umožňuje ústne nahlasovanie? Vykonajte bezplatenný rýchly test alebo si prelistujte vedomostnú základňu; obidve vám bez záväznosti poskytnú prvý, konkrétny prehľad o vašej situácii.