Iva, impjegat għandu jkun jista' jagħmel rapportu wkoll verbalment. L-għoti ta' formola miktuba biss mhux suffiċjenti: ir-regolament jitlob kanal li jagħmel rapportar kemm miktub kif ukoll verbalment possibbli. Verbalment jfisser hawnhekk: telefonikament, permezz ta' messaġġ imniżi, jew f'conversazzjoni personali jekk l-impjegat jitlob dan.
Għal inti bħala dar-xogħol dan ifisser li l-arranġament magħżul tal-kanal għandu jappoġġja żewġ forom, u li rapportu verbali jiġi trattad bl-istess mod bħal rapportu miktub: b'konferma tal-ricevitur, kodiċi ta' każ u t-termini li japplikaw ukoll għal rapportar miktub.
X'jgħidu r-regolamenti dwar ir-rapportar verbali
L-ħamsa tal-ħadd wara dan hija li kanal ta' rappurtar għandu ma jpoġġix ostakolu. Mhux kull impjegat iħoss liberu biex jikteb ħaġa fuq karti, jew għandu l-ħila jew il-kalma għal dan. Billi jagħmel rapportar telefonikament jew messaġġ imniżi possibbli, il-drizzjoni tibqa' baxxa kemik jista' jkun raġonevoli.
Dan ma jfissirx li kull dar-xogħol għandha taħdem linja tat-telefon. L-iskop hu li l-possibbiltà teżisti u li impjegat li jrid dan jista' verament jikseb għall fuq verbalment. Kif inti torganizza dan, jista' tiffinaw inti, sakemm il-possibbiltà tigi fis-fatt u tkun magħrufa minn impjegati.
Kif jidhru dan fil-prattika
B'rapportu imniżi, l-impjegat iksib ħin biex jaħke l-istorja tiegħu, ħafna drabi permezz ta' sistema sikura, mingħajr li xi ħadd issimuler. Il-proċessur mbagħad jirċievi rappreżentazzjoni testwal jew rekordu, skond l-arranġament li għażilt.
F'conversazzjoni fuq talba, pereżempju mal-proċessur jew persuna fiduċjarja, l-istess prinċipju japplika: il-conversazzjoni tiġi rkxordata, u l-impjegat iksib il-ħani biex jivvalida l-irkxordazzjoni qabel ma tissipporter bħala rapportu. Allura l-impjegat jafu ċertu li xejn ma kiteb ħamxin, u għal inti bħala dar-xogħol għandek rapporti fiduwosli.
Punt ta' attenzjoni hu li talba għal conversazzjoni tiġi evadata f'terminu raġonevoli. Listi l-ħasil ta' ġimgħat mhux jippizaw b'l-ħamsa tal-kanal baxxa-drizzjoni.
Irkxordazzjoni mingħajr li ttaħmil lil-rapportur
Irkxordazzjoni hija meħtieġa, imma ma għandhiex tattaħmil lil-impjegat żejjed. Dan ifisser inter alia li messaġġ imniżi mhux sempliċiment jiġi transkritt minn xi ħadd li m'għandux ħaġa x'jagħmel mal-każ, u li conversazzjoni mhux titqiegħed mingħajr avviż. L-impjegat għandu jaf x'inhu jiġri man-nitqal tiegħu.
Għall-proċessur huwa praktiku li rapportar verbali u miktub jiġu flimkien fl-ambjent tal-proċess tal-istess, allura t-termini għal-konferma tal-irċievitur u r-riċirkola mhux għandhom jiġu sodisfatti separatament skond il-forma ta' rapportu. kif l-irkxordazzjoni u t-termini jiltaqgħu juri kif jidhru dan fil-prattika.
Rapportar verbali u anonimità
Rapportar verbali u rapportar anonim huma żewġ ħagħa separati li ħafna drabi jiġu ħlitjin. Impjegat jista' jrapporta verbalment u għadu jgħid ismu, u impjegat jista' jrapporta miktub u kompletament anonimament. B'messaġġ imniżi permezz ta' sistema sew rranġata, leħ ma ħtieġ li tvuċ tonqos jiġu rrilevati għal isem, sakemm ma jitkollux talbet għal dejta addizzjonali.
Dar-ħiduma li torganizza dan għall-ewwel darba, ħafna drabi ma jivvalutawx kemm hemm li jinvolvu l-ikkombinazzjonij ta' rapportar verbali b'garantija ta' anonimità vera. Ċekk tajjeb minn qabel jgħin: f'ftit mistoqsija ara x'għandu jiġi rranġat għall-organizzazzjoni tiegħek jgħin hemm ewwel stampa.
X'inhi tfisser dan għall-proċedura ta' rappurtar tiegħek
Fil-proċedura għall-idsir ta' rapporti li tippreżentaw lill-impiegati, għandu jkun speċifikat konkretament kif taħdem rapportar verbali: permezz ta' liema numru jew liema sistema, u x'jista' jistenna l-impjegat. Formulazzjonijiet vaghi bħal "kommunika magħna" ma jissodisfaw l-idea ta' kanal aċċessibli u rikonoxxibbli.
L- bankina tal-għarfien b'spjegazzjoniet għal suġġett jidħol b'aktar dettall fuq dak li preċiżament għandu jkun inkluż f'tali proċedura, u l- reġistrazzjoni ta' mistoqsijiet li jitqiesu tittratta mistoqsijiet ta' prattika simili li joħroġ meta tiddawwar kanal għall-idsir ta' rapporti.
Huma qedin tindaqqu dil-hekk li l-kanal attwali tagħkom jippermetti għal rapportar verbali b'mod tajjeb? Wettqed il-quick-scan b'xejn jew agħti ħarsa lejn il-bank ta' għarfien; it-tnejn jagħtuk mingħajr ebda obbligumantu stampa inizjali u konkreta ta' fejn jinsabu.