Sí, un empleado debe poder denunciar también de forma oral. Ofrecer solo un formulario por escrito no es suficiente: la normativa requiere un canal que permita tanto denuncias escritas como orales. Por oral se entiende aquí: por teléfono, mediante un mensaje grabado, o en una conversación personal si el empleado lo solicita.
Para usted como empleador, esto significa que la configuración elegida del canal de denuncias debe respaldar ambas formas, y que una denuncia oral se trata de la misma manera que una escrita: con una confirmación de recepción, un código de caso y los plazos que también se aplican a las denuncias escritas.
Lo que la normativa dice sobre las denuncias orales
La idea subyacente es que un canal de denuncias no debe crear barreras. No todo empleado se siente libre de poner algo por escrito, o no tiene la capacidad o la tranquilidad para hacerlo. Al permitir denuncias por teléfono o mensajes grabados, la barrera se mantiene lo más baja posible.
Esto no significa que cada empleador tenga que ocuparse de una línea telefónica. Se trata de que la posibilidad exista y de que un empleado que lo desee pueda realmente denunciar de forma oral. Cómo organiza usted esto puede decidirlo, siempre que la posibilidad exista realmente y sea conocida por los empleados.
Cómo se ve esto en la práctica
Con un mensaje grabado, el empleado tiene un momento para contar su historia, a menudo a través de un sistema seguro, sin que nadie escuche. El responsable del tratamiento recibe a continuación una transcripción o una grabación, dependiendo de la configuración que eligiera.
En una conversación por solicitud, por ejemplo con el responsable del tratamiento o una persona de confianza, se aplica el mismo principio: la conversación se registra, y el empleado tiene la oportunidad de verificar ese registro antes de que cuente como denuncia. Así el empleado se asegura de que nada se ha anotado incorrectamente, y usted como empleador tiene un expediente confiable.
Un punto importante es que una solicitud de conversación se atienda dentro de un plazo razonable. Listas de espera de varias semanas no encajan con la idea de un canal accesible.
Registrar sin sobrecargar al denunciante
El registro es necesario, pero no debe sobrecargar al empleado. Esto significa, entre otras cosas, que un mensaje grabado no se transcriba simplemente por alguien que no tiene nada que ver con el asunto, y que una conversación no se grabe sin ser advertido. El empleado debe saber qué sucede con sus palabras.
Para el responsable del tratamiento es práctico reunir denuncias orales y escritas en el mismo entorno de tratamiento, de modo que los plazos para la confirmación de recepción y la retroalimentación no tengan que mantenerse por separado según la forma de denuncia. cómo se combinan ese registro y los plazos muestra cómo se ve en la práctica.
Denuncias orales y anonimato
Las denuncias orales y las denuncias anónimas son dos cuestiones diferentes que a menudo se confunden. Un empleado puede denunciar oralmente y aún así dar su nombre, y un empleado puede denunciar por escrito y completamente de forma anónima. Con un mensaje grabado a través de un sistema bien configurado, una voz no necesita ser vinculable a un nombre, siempre que no se soliciten datos adicionales.
Los empleadores que lo configuran por primera vez a veces subestiman cuánto implica combinar las denuncias orales con una garantía genuina de anonimato. Una buena verificación previa ayuda: en unas pocas preguntas ver qué debe estar regulado para su organización proporciona una primera visión al respecto.
Qué significa esto para su procedimiento de denuncias
En el procedimiento de notificación que presenta a los empleados, debe constar específicamente cómo funciona una notificación oral: a través de qué número o qué sistema, y qué puede esperar el empleado. Formulaciones vagas como "póngase en contacto" no cumplen con la idea de un canal accesible y reconocible.
El base de conocimientos con explicaciones por tema profundiza en lo que exactamente debe constar en tal procedimiento, y el descripción general con preguntas frecuentes aborda cuestiones prácticas similares que surgen en la implementación de un canal de notificación.
¿Duda de si su canal actual facilita adecuadamente las notificaciones orales? Realice el análisis rápido gratuito u hojeé la base de conocimientos; ambos le dan, sin obligación, una primera idea concreta de dónde se encuentra.