Igen, egy alkalmazottnak szóban történő bejelentést is be kell tudnia nyújtania. Csak egy írásbeli nyomtatvány felajánlása nem elegendő: a szabályozás olyan csatornát követel meg, amely mind írásbeli, mind szóban történő bejelentéstételt lehetővé tesz. A szóban történő bejelentés azt jelenti: telefonon, beszédüzenetben vagy személyes beszélgetésben, ha az alkalmazott ezt kéri.
Az Ön számára mint munkaadó azt jelenti, hogy a bejelentési csatorna kiválasztott kialakítása mindkét formát támogatnia kell, és a szóban történő bejelentést ugyanúgy kell kezelni, mint az írásbelit: visszaigazoláson, ügyletkódon és ugyanazokkal a határidőkkel, amelyek az írásbeli bejelentésekre vonatkoznak.
Amit a szabályozás mond a szóban történő bejelentésekről
Az alapgondolat az, hogy a bejelentési csatorna nem hozhat létre akadályokat. Nem minden alkalmazott érzi magát szabadnak arra, hogy valami papírra vetné, vagy nincs meg a hozzá szükséges képessége vagy nyugalma. A telefonos vagy beszédüzenetben történő bejelentés lehetővé tételével az akadály olyan alacsony marad, amennyire csak ésszerűen lehetséges.
Ez nem azt jelenti, hogy minden munkaadónak telefon vonalat kell üzemeltetnie. Arról van szó, hogy a lehetőség adott, és az alkalmazott, aki ezt szeretné, valóban szóban tud bejelentést tenni. Azt, hogy ezt hogyan szervezik meg, saját maga határozhatja meg, feltéve, hogy a lehetőség ténylegesen létezik és az alkalmazottak által ismert.
Hogyan néz ki ez gyakorlatban
A beszédüzenetben történő bejelentés esetén az alkalmazottnak lehetősége van történetét felvételre mondani, gyakran biztonságos rendszeren keresztül, anélkül, hogy valaki hallgatna. A kezelő ezt követően szöveges kivonatot vagy felvételt kap, az Ön által választott kialakítástól függően.
Egy beszélgetés során, amely kérésre történik, például a kezelővel vagy egy bizalmi személlyel, ugyanez az elv érvényes: a beszélgetést rögzítik, és az alkalmazottnak lehetősége van annak rögzítésének ellenőrzésére, mielőtt az bejelentésnek számítana. Így az alkalmazott biztosra mehet, hogy semmi sem lett rosszul leírva, és mint munkáltató egy megbízható dosszié van.
Fontos szempont az, hogy egy beszélgetésre vonatkozó kérésnek ésszerű időn belül teljesülnie kell. A hetes várólisták nem felelnek meg egy alacsony küszöbü csatorna eszméjének.
Rögzítés az alkalmazott terhelése nélkül
A rögzítés szükséges, de nem szabad az alkalmazottat további terheléssel járnia. Ez azt jelenti többek között, hogy egy beszédüzenet nem csupán átírja valaki, aki semmi köze nincs az ügyhez, és a beszélgetés nem észrevétlenül kerül felvételre. Az alkalmazottnak tudnia kell, hogy mi történik szavaival.
A kezelő számára praktikus, ha a szóban történő és az írásbeli bejelentések ugyanabban a kezelőrendszerben egyesülnek, így az átvételi visszaigazolás és a visszajelzés határideje nem szükséges külön nyomon követni a bejelentés formája szerint. hogyan jön össze az rögzítés és a határidők gyakorlatban hogy néz ki.
Szóban történő bejelentés és anonimitás
A szóban történő bejelentés és az anonim bejelentés két külön dolog, amelyeket gyakran összetévesztenek. Az alkalmazott szóban is jelenthet és még nevet is adhat, egy alkalmazott pedig írásban és teljesen anoniman jelenthet. Egy jól kialakított rendszeren keresztüli beszédüzenet esetén a hang nem feltétlenül nyomható vissza egy névre, mindaddig, amíg nem kérnek kiegészítő adatokat.
Az ezt először berendezkedő munkaadók néha alábecsülik, hogy mennyire bonyolult a szóban történő bejelentés valódi anonimitásvédelmével való kombinálása. Egy jó előzetes ellenőrzés segít: néhány kérdésben látni, mi szükséges az Ön szervezete számára első képet ad erről.
Mit jelent ez az Ön bejelentési eljárása számára
A bejelentési eljárásban, amelyet az alkalmazottaknak bemutat, konkrétan szerepelnie kell annak, hogy az szóbeli bejelentés hogyan működik: melyik szám vagy melyik rendszer révén, és mire számíthat az alkalmazott. Olyan homályos megfogalmazások, mint "vegye fel a kapcsolatot", nem felelnek meg a könnyen elérhető, felismerhető csatorna koncepciójának.
A tudásbázis témánként kapott magyarázat részletesebben tárgyalja, hogy pontosan milyen elemeknek kell szerepelniük egy ilyen eljárásban, valamint az gyakori kérdésekről szóló áttekintés hasonló gyakorlati kérdéseket kezel, amelyek a bejelentési csatorna létrehozásakor felmerülnek.
Kétségei vannak abban, hogy jelenlegi csatornája megfelelően megkönnyíti-e a szóbeli bejelentéseket? Végezze el az ingyenes gyorsfelülvizsgálatot, vagy böngésszen a tudásbázisban; mindkettő kötelezettség nélkül ad egy első, konkrét képet helyzetéről.