Ja, zaposleni mora biti sposoben prijavo tudi ustno podati. Nuditi samo pisni obrazec ne zadošča: predpisi zahtevajo kanal, ki omogoča tako pisne kot ustne prijave. Ustno pomeni: po telefonu, preko zapisanega sporočila ali v osebnem pogovoru, če to zaposleni zahteva.
Za vas kot delodajalca to pomeni, da mora izbrana ureditev kanala za prijave omogočati obe obliki, in da je ustna prijava obdelana na enak način kot pisna: s potrdilom o prejemu, kodo primera in rokami, ki veljajo tudi za pisne prijave.
Kaj predpisi pravijo o ustnih prijavah
Temeljna zamisel je, da kanal za prijave ne sme postavljati ovir. Ni vsi zaposleni se počutijo svobodno, da bi kaj napisali na papir, ali za to nemajo veščin ali miru. Z omogočanjem telefonske prijave ali zapisanega sporočila ostane prag čim nižji, kot je to smiselno.
To ne pomeni, da mora vsak delodajalec zasedati telefonsko linijo. Gre za to, da je možnost prisotna in da ima zaposleni, ki to želi, tudi res možnost ustne prijave. Kako to uredite, lahko sami odločite, dokler možnost dejansko obstaja in je zaposlenim znana.
Kako to izgleda v praksi
Pri zapisanem sporočilu dobi zaposleni trenutek, da pove svojo zgodbo, pogosto prek varnega sistema, brez poslušanja drugih. Obdelovalec nato prejme besedilni prepis ali posnetek, odvisno od ureditve, ki ste se jo odločili.
Pri pogovoru na zahtevo, na primer s strani obdelovalca ali zaupne osebe, velja isto načelo: pogovor se zabeleži, zaposleni pa dobi priložnost, da to beležko preveri, preden se šteje za prijavo. Tako ve zaposleni zagotovo, da nič ni narobe zapisano, in imate kot delodajalec zanesljivo datoteko.
Nekaj, na kar je treba biti pozoren, je, da se zahtevek za pogovor izpolni v razumnem roku. Čakalne vrste, ki trajajo tedne, se ne ujemajo z idealno laagdrempelig kanalom.
Beleženje brez bremenitve prijavitelja
Beleženje je potrebno, vendar ne sme dodatno obremeniti zaposlenega. To pomeni tudi, da zapisano sporočilo ne bo preprosto transkribirano s strani nekoga, ki s primerom nima nobene zveze, in da se pogovor ne bo posnел brez vednosti. Zaposleni mora vedeti, kaj se zgodi z njegovimi besedami.
Za obdelovalca je praktično, da so ustne in pisne prijave v isti obdelovalčevi okolici zbrane, tako da rokov za potrdilo o prejemu in povratno informacijo ni treba ločeno voditi za vsako obliko prijave. kako se ta beleženje in roki prepletajo prikazuje, kako to v praksi izgleda.
Ustna prijava in anonimnost
Ustna prijava in anonimna prijava sta dve ločeni zadevi, ki jih pogosto zamešavajo. Zaposleni lahko podal ustno prijavo in vseeno navede svoje ime, in zaposleni lahko podal pisno in popolnoma anonimno prijavo. Pri zapisanem sporočilu prek dobro urejenega sistema glas ne mora biti povezan z imenom, dokler se ne zahtevajo dodatni podatki.
Delodajalci, ki to prvič urejajo, včasih podcenijo, koliko je treba storiti pri kombiniranju ustne prijave s pravim jamstvom anonimnosti. Dober pregled vnaprej pomaga: s nekaj vprašanji videti, kaj je treba urediti za vašo organizacijo daje prvi vtis.
Kaj to pomeni za vašo prijavo
V postopku poročanja, ki ga predstavite zaposlenim, mora biti jasno zapisano, kako deluje ustno poročanje: prek katerega številke ali katerega sistema in kaj lahko zaposleni pričakuje. Nejasne formulacije, kot je »stopite v stik«, ne izpolnjujejo ideje dostopnega, prepoznavnega kanala.
Poglavje banka znanja z razlago po temi se pogloblja v to, kaj točno mora biti v takem postopku, in pregled pogosto zastavljenih vprašanj obravnava podobna vprašanja iz prakse, ki se pojavijo pri ustanavljanju komunikacijskega kanala.
Dvomite, ali vaš trenutni kanal že dovolj olajšuje ustno poročanje? Opravite brezplačno hitro preverjanje ali pa brskajte po bazi znanja; obe možnosti vam brez zaveze dajeta prvo, konkretno predstavo o vašem stanju.