Oui, un employé doit pouvoir signaler une violation de manière verbale. Proposer uniquement un formulaire écrit ne suffit pas : la réglementation exige un canal permettant à la fois les signalements écrits et verbaux. Verbal signifie ici : par téléphone, par message enregistré, ou lors d'un entretien en personne si l'employé le demande.
Pour vous en tant qu'employeur, cela signifie que le canal de signalement choisi doit soutenir les deux formes, et qu'un signalement verbal est traité de la même manière qu'un signalement écrit : avec un accusé de réception, un code de dossier et les délais qui s'appliquent également aux signalements écrits.
Ce que la réglementation dit sur les signalements verbaux
L'idée sous-jacente est qu'un canal de signalement ne doit pas créer de barrières. Tous les employés ne se sentent pas à l'aise de mettre quelque chose par écrit, ou n'ont pas les compétences ou le calme nécessaires pour le faire. En rendant possibles les signalements téléphoniques ou les messages enregistrés, les barrières restent aussi basses que raisonnablement possible.
Cela ne signifie pas que chaque employeur doit tenir une ligne téléphonique. Il s'agit de s'assurer que la possibilité existe et qu'un employé qui le souhaite peut réellement signaler de manière verbale. La façon dont vous l'organisez vous appartient, tant que la possibilité existe réellement et est connue des employés.
À quoi cela ressemble en pratique
Lors d'un signalement enregistré, l'employé a la possibilité d'enregistrer son histoire, souvent via un système sécurisé, sans que quelqu'un d'autre écoute. Le gestionnaire reçoit ensuite une transcription textuelle ou un enregistrement, selon l'organisation que vous avez choisie.
Pour un entretien sur demande, par exemple avec le gestionnaire ou une personne de confiance, le même principe s'applique : l'entretien est documenté, et l'employé a la possibilité de vérifier cette documentation avant qu'elle soit considérée comme un signalement. Ainsi, l'employé est certain que rien n'a été mal enregistré, et vous avez en tant qu'employeur un dossier fiable.
Un point d'attention est qu'une demande d'entretien est acceptée dans un délai raisonnable. Des listes d'attente de plusieurs semaines ne correspondent pas à l'idée d'un canal accessible.
Documenter sans surcharger le signalant
La documentation est nécessaire, mais ne doit pas surcharger l'employé. Cela signifie notamment qu'un message enregistré n'est pas simplement retranscrit par quelqu'un n'ayant rien à voir avec l'affaire, et qu'un entretien n'est pas enregistré à l'insu de l'intéressé. L'employé doit savoir ce qu'il advient de ses paroles.
Pour le gestionnaire, il est pratique que les signalements verbaux et écrits arrivent dans le même environnement de traitement, de sorte que les délais d'accusé de réception et de retour d'information ne doivent pas être suivis séparément selon la forme de signalement. comment cette documentation et les délais se combinent montre comment cela fonctionne en pratique.
Signalement verbal et anonymat
Signalement verbal et signalement anonyme sont deux choses distinctes souvent confondues. Un employé peut signaler verbalement tout en donnant son nom, et un employé peut signaler par écrit et rester complètement anonyme. Lors d'un message enregistré via un système bien organisé, une voix ne doit pas être retracée à un nom, tant qu'aucune donnée supplémentaire n'est demandée.
Les employeurs qui organisent cela pour la première fois sous-estiment parfois la complexité de la combinaison du signalement verbal avec une véritable garantie d'anonymat. Une vérification préalable appropriée aide : voir en quelques questions ce qui doit être organisé pour votre organisation en donne une première image.
Ce que cela signifie pour votre procédure de signalement
Dans la procédure de signalement que vous présentez aux collaborateurs, il doit être concrètement indiqué comment fonctionne un signalement oral : via quel numéro ou quel système, et à quoi le collaborateur peut s'attendre. Des formulations vagues comme « prenez contact » ne répondent pas à l'idée d'un canal accessible, reconnaissable.
Le base de connaissances avec des explications par sujet approfondit ce qui doit concrètement figurer dans une telle procédure, et le aperçu des questions fréquemment posées traite des questions pratiques comparables qui se posent lors de la mise en place d'un canal de signalement.
Avez-vous des doutes quant à savoir si votre canal actuel facilite déjà correctement le signalement oral ? Faites l'analyse rapide gratuite ou parcourez la base de connaissances ; les deux vous donnent, sans engagement, une première image concrète de votre situation.