Jā, darbiniekam jābūt iespējai iesniegt ziņojumu arī mutiski. Tikai rakstiska veidlapa nav pietiekama: regulējums prasa kanālu, kas ļauj iesniegt ziņojumus gan rakstiskā, gan mutiski formā. Mutiski nozīmē šeit: pa telefonu, ierakstīta ziņojuma veidā vai personīgā sarunā, ja darbinieks to vēlas.
Jums kā darbadevējam tas nozīmē, ka izvēlētā ziņošanas kanāla ieviešana jāatbalsta abām formām, un mutiski iesniegts ziņojums jāapstrādā tāpat kā rakstisks: ar iesniegšanas apstiprinājumu, lietas kodu un terminiem, kas attiecas arī uz rakstiskiem ziņojumiem.
Ko regulējums saka par mutiskiem ziņojumiem
Pamatidejas pamatā ir, ka ziņošanas kanāls nedrīkst radīt barjeras. Ne katrs darbinieks jūtas brīvi, lai ko rakstītu uz papīra, vai viņam ir prasmes vai mieru tam. Iespējot telefoniski iesniegt ziņojumus vai ierakstītus ziņojumus, barjera paliek pēc iespējas zemāka.
Tas nenozīmē, ka katram darbadevējam jāapkalpo tālruni. Jautājums ir par to, ka iespēja pastāv un darbinieks, kurš to vēlas, tiešām var mutiski vērsties pie kanāla. Kā jūs to organizējat, varat izlemt paši, ja vien iespēja faktiskā pastāv un tā ir zināma darbiniekiem.
Kā tas izskatās praksē
Ierakstīta ziņojuma gadījumā darbiniekam ir iespēja savu stāstu ierakstīt, bieži caur drošu sistēmu, bez citu klausoņa. Pēc tam apstrādes darbinieks saņem teksta versiju vai ierakstu, atkarībā no jūsu izvēlētās ieviešanas veida.
Sarunā pēc pieprasījuma, piemēram, ar apstrādes darbinieku vai paticības personu, attiecas tas pats: sarunas tiek ierakstītas un darbiniekam ir iespēja pārbaudīt šo ierakstu pirms tā tiek uzskatīts par ziņojumu. Tādējādi darbinieks ir pārliecināts, ka nekas nav nepareizi pierakstīts, un jums kā darbadevējam ir uzticams dossier.
Svarīgi ņemt vērā, ka lūgums sazināties pieņemams saprātīgā termiņā. Gaidīšanas saraksti no vairākiem nedēļām neatbilst zemās barjeras kanāla idejai.
Ierakstīšana bez sloga ziņojuma iesniedzējam
Ierakstīšana ir nepieciešama, bet tā nedrīkst papildus apgrūtināt darbinieku. Tas nozīmē, piemēram, to, ka ierakstītu ziņojumu netranskribē kāds, kurš nav saistīts ar lietu, un sarunas netiek slepeni ierakstītas. Darbiniekam jāzina, kas notiks ar viņa vārdiem.
Apstrādes darbiniekam ir praktiski, ja mutiskie un rakstriskie ziņojumi tiek apvienoti vienā apstrādes vidē, lai iesniegšanas apstiprinājuma un atsauksmes termiņi nebūtu jāuzraudzīti atsevišķi atkarībā no ziņojuma formas. kā šī ierakstīšana un termiņi savienojas parāda, kā tas izskatās praksē.
Mutiski ziņojumi un anonimitāte
Mutiski ziņojumi un anonīmi ziņojumi ir divas dažādas lietas, kuras bieži jauc. Darbinieks var iesniegt ziņojumu mutiski un tomēr norādīt savu vārdu, un darbinieks var iesniegt ziņojumu rakstiskā formā un pilnībā anonīmi. Ierakstīta ziņojuma gadījumā, izmantojot labi izveidotu sistēmu, balss nav jāpadara izsekojama uz vārdu, ja vien netiek prasīti papildu dati.
Darbadevēji, kuri to pirmo reizi ievieš, dažkārt nenovērtē, cik daudz ir nepieciešams, kombinējot mutisku ziņošanu ar patiesu anonimitātes garantiju. Labaprāts pārskatījums iepriekš palīdz: noskaidrojiet pāris jautājumos, kas jūsu organizācijai jāsakārto dod par to pirmsprieksraksts.
Ko tas nozīmē jūsu ziņošanas procedūrai
Procedūrā par ziņošanu, ko jūs uzrādāt darbiniekiem, skaidri jābūt norādītam, kā funkcionē mutiska ziņošana: pa kādu numuru vai kādu sistēmu, un ko darbinieks var sagaidīt. Neskaidras formulējumi, piemēram, "sazinieties ar mums", neatbilst zemā sliekšņa, atpazīstama kanāla idejai.
Norīkojumi zināšanu bāzi ar skaidrojumiem katrā tēmā sniedz padziļinātu ieskatu par to, kas precīzi jāietver šādā procedūrā, un jautājumu pārskats aplūko līdzīgus prakses jautājumus, kas rodas, projektējot ziņošanas kanālu.
Vai jūs šaubāties, vai jūsu pašreizējais kanāls jau pietiekami atvieglo mutisku ziņošanu? Veiciet bezmaksas ātro pārbaudi vai pārlūkojiet zināšanu bāzi; abi sniedz jums bez saistībām pirmo, konkrēto attēlu par to, kur jūs atrodaties.