Ja, ein Mitarbeiter muss eine Meldung auch mündlich einreichen können. Ein reines schriftliches Formular anzubieten reicht nicht aus: Die Regelungen verlangen einen Kanal, der sowohl schriftliche als auch mündliche Meldungen ermöglicht. Mündlich bedeutet hier: telefonisch, über eine Sprachnachricht oder in einem persönlichen Gespräch, wenn der Mitarbeiter dies wünscht.
Für Sie als Arbeitgeber bedeutet dies, dass die gewählte Ausgestaltung des Meldekanals beide Formen unterstützen muss und dass eine mündliche Meldung auf dieselbe Weise wie eine schriftliche behandelt wird: mit einer Empfangsbestätigung, einer Fallnummer und den Fristen, die auch für schriftliche Meldungen gelten.
Was die Regelungen über mündliche Meldungen sagen
Der Hintergedanke ist, dass ein Meldekanal keine Hürde darstellen darf. Nicht jeder Mitarbeiter fühlt sich frei, etwas zu Papier zu bringen, oder hat die Fähigkeit oder Ruhe dafür. Durch telefonische Meldungen oder die Möglichkeit einer Sprachnachricht bleibt die Hürde so niedrig wie angemessen.
Das bedeutet nicht, dass jeder Arbeitgeber eine Telefonleitung betreuen muss. Es geht darum, dass die Möglichkeit besteht und dass ein Mitarbeiter, der das möchte, wirklich mündlich Zugang hat. Wie Sie das organisieren, können Sie selbst bestimmen, solange die Möglichkeit tatsächlich vorhanden ist und den Mitarbeitern bekannt ist.
Wie dies in der Praxis aussieht
Bei einer Sprachmeldung hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Geschichte aufzunehmen, oft über ein gesichertes System, ohne dass jemand zuhört. Der Bearbeiter erhält dann eine schriftliche Fassung oder eine Aufnahme, je nachdem wie Sie den Kanal gestaltet haben.
Bei einem Gespräch auf Anfrage, beispielsweise mit dem Bearbeiter oder einer Vertrauensperson, gilt das gleiche Prinzip: Das Gespräch wird dokumentiert, und der Mitarbeiter hat die Gelegenheit, diese Dokumentation zu überprüfen, bevor sie als Meldung gilt. So weiß der Mitarbeiter sicher, dass nichts falsch aufgeschrieben wurde, und Sie als Arbeitgeber haben eine zuverlässige Akte.
Ein wichtiger Punkt ist, dass ein Gesprächswunsch innerhalb einer angemessenen Frist erfüllt wird. Wartelisten von Wochen passen nicht zum Gedanken eines niedrigschwelligen Kanals.
Dokumentation ohne Mehrbelastung für den Mitarbeiter
Dokumentation ist notwendig, darf aber den Mitarbeiter nicht zusätzlich belasten. Das bedeutet unter anderem, dass eine Sprachnachricht nicht einfach von jemandem transkribiert wird, der nichts mit dem Fall zu tun hat, und dass ein Gespräch nicht unbemerkt aufgezeichnet wird. Der Mitarbeiter muss wissen, was mit seinen Worten geschieht.
Für den Bearbeiter ist es praktisch, wenn mündliche und schriftliche Meldungen in derselben Bearbeitungsumgebung zusammenlaufen, damit die Fristen für die Empfangsbestätigung und die Rückmeldung nicht separat je Meldungsform verwaltet werden müssen. wie diese Dokumentation und die Fristen zusammenhängen zeigt, wie das in der Praxis aussieht.
Mündliche Meldung und Anonymität
Mündliche Meldung und anonyme Meldung sind zwei unterschiedliche Dinge, die oft vermischt werden. Ein Mitarbeiter kann mündlich melden und trotzdem seinen Namen nennen, und ein Mitarbeiter kann schriftlich und vollständig anonym melden. Bei einer Sprachmeldung über ein gut eingerichtetes System muss eine Stimme nicht auf einen Namen zurückgeführt werden, solange keine zusätzlichen Daten abgefragt werden.
Arbeitgeber, die dies zum ersten Mal einrichten, unterschätzen manchmal, wie viel dabei zu beachten ist, wenn man mündliche Meldungen mit einem echten Anonymitätsschutz verbindet. Eine gute vorherige Überprüfung hilft: in wenigen Fragen sehen, was für Ihre Organisation geregelt sein muss gibt dafür einen ersten Überblick.
Was das für Ihre Meldungsprozedur bedeutet
In dem Meldeverfahren, das Sie Ihren Arbeitnehmern vorstellen, sollte konkret stehen, wie eine mündliche Meldung funktioniert: über welche Nummer oder welches System und was der Arbeitnehmer erwarten kann. Vage Formulierungen wie "nehmen Sie Kontakt auf" entsprechen nicht dem Gedanken eines barrierefreien, erkennbaren Kanals.
Die Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema geht tiefer darauf ein, was genau in ein solches Verfahren gehört, und der Überblick mit häufig gestellten Fragen behandelt ähnliche Praxisfragen, die bei der Einrichtung eines Meldekanals entstehen.
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