Sim, um colaborador deve poder fazer uma denúncia também verbalmente. Oferecer apenas um formulário por escrito não é suficiente: a regulamentação requer um canal que permita denúncias tanto por escrito como verbalmente. Verbalmente significa aqui: por telefone, através de uma mensagem gravada, ou numa conversa presencial se o colaborador o solicitar.
Para si como empregador, isto significa que a configuração escolhida do canal de denúncia deve suportar ambas as formas, e que uma denúncia verbal deve ser tratada da mesma forma que uma denúncia por escrito: com uma confirmação de recebimento, um código de processo e os prazos que também se aplicam às denúncias por escrito.
O que a regulamentação diz sobre denúncias verbais
O conceito subjacente é que um canal de denúncia não deve criar barreiras. Nem todos os colaboradores se sentem à vontade para pôr algo por escrito, ou têm a competência ou a tranquilidade para o fazer. Ao permitir denúncias por telefone ou mensagens gravadas, a barreira permanece tão baixa quanto razoavelmente possível.
Isto não significa que cada empregador tenha de ter uma linha telefónica disponível. O que importa é que a possibilidade exista e que um colaborador que o deseje possa realmente fazer uma denúncia verbalmente. A forma como organiza isto fica ao seu critério, desde que a possibilidade exista de facto e seja conhecida pelos colaboradores.
Como funciona isto na prática
Numa denúncia gravada, o colaborador tem a oportunidade de contar a sua história numa gravação, frequentemente através de um sistema seguro, sem que ninguém ouça. O responsável pelo tratamento recebe então uma transcrição textual ou uma gravação, dependendo da configuração que escolheu.
Numa conversa por solicitação, por exemplo com o responsável pelo tratamento ou uma pessoa de confiança, aplica-se o mesmo princípio: a conversa é registada e o colaborador tem a oportunidade de verificar esse registo antes de este contar como denúncia. Assim, o colaborador tem a certeza de que nada foi registado incorretamente, e o empregador tem um dossiê fiável.
Um ponto de atenção é que um pedido de conversa seja atendido dentro de um prazo razoável. Listas de espera de semanas não se coadunam com a ideia de um canal de fácil acesso.
Registar sem onerar o denunciante
O registo é necessário, mas não deve onerar o colaborador. Isto significa, entre outras coisas, que uma mensagem gravada não é simplesmente transcrita por alguém que nada tem a ver com o assunto, e que uma conversa não é gravada sem o conhecimento. O colaborador deve saber o que acontece com as suas palavras.
Para o responsável pelo tratamento é prático ter denúncias verbais e por escrito na mesma plataforma de tratamento, para que os prazos da confirmação de recebimento e da resposta não precisem ser acompanhados separadamente por forma de denúncia. como esse registo e os prazos se relacionam mostra como funciona na prática.
Denúncia verbal e anonimato
Denúncia verbal e denúncia anónima são duas coisas distintas que frequentemente são confundidas. Um colaborador pode fazer uma denúncia verbal e ainda assim mencionar o seu nome, e um colaborador pode fazer uma denúncia por escrito e completamente anónima. Numa mensagem gravada através de um sistema bem configurado, uma voz não precisa ser rastreada até um nome, desde que não sejam solicitados dados adicionais.
Empregadores que estão a configurar isto pela primeira vez por vezes subestimam o quanto é necessário para combinar denúncias verbais com uma garantia genuína de anonimato. Uma verificação prévia adequada ajuda: ver em algumas perguntas o que precisa ser organizado para a sua organização fornece uma primeira imagem disso.
O que isto significa para o seu procedimento de denúncia
No procedimento de denúncia que apresenta aos seus colaboradores, deve constar concretamente como funciona uma denúncia oral: através de qual número ou qual sistema, e o que o colaborador pode esperar. Formulações vagas como "entre em contacto" não correspondem à ideia de um canal acessível e reconhecível.
O base de conhecimentos com explicações por tema aprofunda-se no que deve constar exatamente nesse procedimento, e o resumo com perguntas frequentes aborda questões práticas comparáveis que surgem na configuração de um canal de denúncia.
Tem dúvidas se o seu canal atual já facilita adequadamente as denúncias orais? Faça a verificação rápida gratuita ou consulte a base de conhecimentos; ambas lhe dão, sem qualquer obrigação, uma primeira imagem concreta da sua situação.