Da, zaposlenik mora moći podnijeti izvješće i verbalno. Samo nudio formular za pisano podnošenje nije dovoljno: regulativa zahtijeva kanal koji omogućuje i pisano i verbalno podnošenje izvješća. Verbalno znači: telefonski, putem snimljene poruke, ili u osobnom razgovoru ako to zaposlenik traži.
Za vas kao poslodavca to znači da odabrani kanal za izvještavanje mora podržavati oba oblika, i da se verbalno podnijeto izvješće dalje obrađuje na isti način kao pisano: s potvrdom primitka, kodom predmeta i rokovima koji vrijede i za pisana izvješća.
Što regulativa kaže o verbalnom podnošenju izvješća
Osnovna je ideja da kanal za izvještavanje ne smije postavljati barijere. Nije svaki zaposlenik spreman nešto pisati, ili nema vještine ili mirnoće za to. Omogućavanjem telefonskog podnošenja ili snimljene poruke, barijera ostaje što je moguće niža.
To ne znači da svaki poslodavac mora upravljati telefonskom linijom. Radi se o tome da mogućnost postoji i da zaposlenik koji to želi stvarno može verbalno doći do mjerodavne osobe. Kako to organizirate, možete sami odlučiti, sve dok mogućnost stvarno postoji i dok je poznata zaposlenicima.
Kako to izgleda u praksi
Pri snimljenom izvješću zaposlenik dobiva priliku za snimanje svojeg priče, često preko zaštićenog sustava, bez da ga tko sluša. Osoba zadužena za obradu zatim prima tekstualni zapis ili snimak, ovisno o odabranom sustavu.
Pri razgovoru na zahtjev, primjerice s osobom zaduženom za obradu ili povjerenikom, vrijedi isto načelo: razgovor se bilježi, i zaposlenik dobiva mogućnost da provjeri zapis prije nego što se računa kao izvješće. Na taj način zaposlenik je siguran da nije ništa pogrešno napisano, a vi kao poslodavac imate pouzdanu dokumentaciju.
Važno je napomenuti da se zahtjev za razgovor mora ispuniti u razumnom roku. Čekalne liste od tjedana nisu u skladu s idejom laganog pristupa kanalu.
Bilježenje bez opterećenja osobe koja daje izvješće
Bilježenje je potrebno, ali ne smije dodatno opteretiti zaposlenika. To znači, između ostalog, da snimljena poruka ne smije jednostavno biti prepisana od strane nekoga tko nema veze sa slučajem, i da se razgovor ne smije tajno snimati. Zaposlenik mora znati što će se desiti s njegovim riječima.
Za osobu zaduženu za obradu praktično je što mondelinga i pisana izvješća pristignu u istoj okruženju za obradu, tako da se rokovi za potvrdu primitka i povratnu informaciju ne moraju posebno pratiti po vrsti izvješća. kako se bilježenje i rokovi susreću pokazuje kako to izgleda u praksi.
Verbalno podnošenje izvješća i anonimnost
Verbalno podnošenje izvješća i anonimno podnošenje izvješća su dvije odvojene stvari koje se često miješaju. Zaposlenik može verbalno podnijeti izvješće i i dalje otkriti svoje ime, i zaposlenik može pisano i potpuno anonimno podnijeti izvješće. Pri snimljenom izvješću preko dobro postavljenog sustava glas ne treba biti poveziv s imenom, sve dok se ne traže dodatni podaci.
Poslodavci koji to prvi put postavljaju, ponekad potcijene koliko je potrebno za kombiniranje verbalnog podnošenja izvješća s istinskom zaštitom anonimnosti. Dobra je provjera unaprijed korisna: u nekoliko pitanja vidjeti što mora biti uređeno za vašu organizaciju daje prvi pregled toga.
Što to znači za vašu proceduru podnošenja izvješća
U procedures prijave koju predstavljate zaposlenicima trebala bi sadržavati konkretne podatke o tome kako funkcionira usmena prijava: preko kojeg broja ili kojeg sustava te što zaposlenik može očekivati. Vague formulacije poput "kontaktirajte nas" ne ispunjavaju koncept pristupačnog, prepoznatljivog kanala.
Izvještaj baza znanja s objašnjima po temama detaljnije obrađuje što točno trebalo biti sadržano u takvoj proceduri, i pregled često postavljanih pitanja bavi se sličnim praktičnim pitanjima koja se postavljaju pri uspostavi kanala za prijave.
Niste sigurni jesu li vaš trenutni kanal dovoljno dobro omogućio usmene prijave? Izvršite besplatan brzi pregled ili pregledajte bazu znanja; oboje će vam bez obveza dati jasniju, konkretnu sliku vašeg stanja.