Sì, un dipendente deve poter presentare una segnalazione anche oralmente. Offrire solo un modulo scritto non è sufficiente: la normativa richiede un canale che consenta sia segnalazioni scritte che orali. Oralmente significa qui: telefonicamente, tramite messaggio registrato, o in una conversazione personale se il dipendente lo richiede.
Per voi come datori di lavoro, questo significa che la configurazione scelta del canale di segnalazione deve supportare entrambe le forme, e che una segnalazione orale deve essere trattata allo stesso modo di una scritta: con una conferma di ricezione, un codice di caso e i termini che si applicano anche alle segnalazioni scritte.
Cosa dice la normativa sulle segnalazioni orali
L'idea di fondo è che un canale di segnalazione non deve rappresentare un ostacolo. Non tutti i dipendenti si sentono liberi di mettere qualcosa per iscritto, o non hanno le competenze o la tranquillità per farlo. Consentendo segnalazioni telefoniche o messaggi registrati, la soglia rimane il più bassa possibile.
Questo non significa che ogni datore di lavoro debba gestire una linea telefonica. Si tratta di garantire che la possibilità esista e che un dipendente che lo desideri possa veramente segnalare oralmente. Come lo organizzate è affar vostro, purché la possibilità esista effettivamente e sia nota ai dipendenti.
Come funziona nella pratica
Con una segnalazione registrata, il dipendente ha la possibilità di registrare la sua storia, spesso tramite un sistema protetto, senza che nessuno ascolti. L'addetto al trattamento riceve successivamente una trascrizione scritta o una registrazione, a seconda della configurazione scelta.
In una conversazione su richiesta, ad esempio con l'addetto al trattamento o una persona di fiducia, vale lo stesso principio: la conversazione viene registrata e il dipendente ha la possibilità di verificare tale registrazione prima che sia considerata una segnalazione. In questo modo il dipendente è sicuro che non sia stato scritto nulla di errato, e voi come datori di lavoro avete un fascicolo affidabile.
Un aspetto importante è che una richiesta di conversazione sia accolta entro un termine ragionevole. Liste d'attesa di settimane non si adattano all'idea di un canale accessibile.
Registrazione senza gravare il segnalante
La registrazione è necessaria, ma non deve gravare ulteriormente sul dipendente. Ciò significa, tra l'altro, che un messaggio registrato non deve essere semplicemente trascritto da qualcuno che non ha nulla a che fare con il caso, e che una conversazione non deve essere registrata di nascosto. Il dipendente deve sapere cosa accade alle sue parole.
Per l'addetto al trattamento è pratico che le segnalazioni orali e scritte confluiscano nello stesso ambiente di trattamento, in modo che i termini per la conferma di ricezione e per la comunicazione dei risultati non debbano essere gestiti separatamente per forma di segnalazione. come tale registrazione e i termini si combinano mostra come funziona nella pratica.
Segnalazione orale e anonimato
Segnalazione orale e anonimato sono due questioni distinte che spesso vengono confuse. Un dipendente può segnalare oralmente e comunque fornire il suo nome, e un dipendente può segnalare per iscritto e in totale anonimato. Con un messaggio registrato tramite un sistema ben configurato, una voce non deve essere resa tracciabile a un nome, purché non vengano richiesti dati aggiuntivi.
I datori di lavoro che lo organizzano per la prima volta a volte sottovalutano quanto sia coinvolto il combinare segnalazioni orali con una garanzia genuina di anonimato. Un buon controllo preventivo aiuta: in poche domande vedete cosa deve essere organizzato per la vostra organizzazione fornisce una prima panoramica.
Cosa questo significa per la vostra procedura di segnalazione
Nella procedura di segnalazione che presentate ai dipendenti, deve essere esplicitamente indicato come funziona una segnalazione verbale: attraverso quale numero di telefono o quale sistema, e cosa il dipendente può aspettarsi. Formulazioni vaghe come "contattaci" non soddisfano l'idea di un canale accessibile e riconoscibile.
La banca dati con spiegazioni per argomento approfondisce cosa deve contenere esattamente una procedura del genere, e il panoramica delle domande frequenti affronta questioni pratiche simili che emergono nell'allestimento di un canale di segnalazione.
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