Kyllä, työntekijän on voitava tehdä ilmoitus myös suullisesti. Pelkkää kirjallista lomaketta ei ole riittävää: lainsäädäntö edellyttää kanavaa, joka mahdollistaa sekä kirjallisen että suullisen ilmoittamisen. Suullisella ilmoittamisella tarkoitetaan tässä: puhelimitse, äänitetyllä viestillä tai henkilökohtaisessa keskustelussa, jos työntekijä sitä pyytää.
Työnantajana sinulle tämä tarkoittaa, että valitun ilmoituskanavajärjestelmän on tuettava molempia muotoja ja että suullinen ilmoitus käsitellään samalla tavalla kuin kirjallinen: vastaanottoilmoitus, tapausnumero ja samat aikarajat kuin kirjallisille ilmoituksille.
Mitä lainsäädäntö sanoo suullisista ilmoituksista
Lähtöajatuksena on, että ilmoituskanavassa ei saa olla kynnystä. Kaikki työntekijät eivät tunne oloaan vapaaksi kirjoittaakseen jotain paperille, eivätkä ehkä omaa siihen tarvittavaa taitoa tai jaksamista. Puhelimitse ilmoittamisen tai äänitetyn viestin mahdollistamisella kynnys pysyy mahdollisimman matalana.
Tämä ei tarkoita, että jokaisen työnantajan on hallinnoitava puhelinta. Kyse on siitä, että mahdollisuus on olemassa ja että työntekijä, joka haluaa, voi todella ilmoittaa suullisesti. Kuinka organisoit sen, saat päättää itse, kunhan mahdollisuus todellisuudessa on olemassa ja se on tunnettu työntekijöiden keskuudessa.
Kuinka tämä käytännössä näyttää
Äänitetyssä ilmoituksessa työntekijälle annetaan mahdollisuus äänittää tarinansa, usein suojatun järjestelmän kautta, ilman, että kukaan kuuntelee mukana. Käsittelijä saa sitten tekstiversioon tai tallenteet riippuen valitsemastasi järjestelmästä.
Pyydetyssä keskustelussa, esimerkiksi käsittelijän tai luottamuksellisen henkilön kanssa, sovelletaan samaa periaatetta: keskustelu tallennetaan ja työntekijälle annetaan mahdollisuus tarkistaa tallennus ennen kuin se katsotaan ilmoitukseksi. Näin työntekijä on varma, että mitään ei ole kirjoitettu väärin, ja sinulla työnantajana on luotettava asiakirja.
Huomioitavaa on, että pyynnöstä keskusteluun on vastattu kohtuullisessa ajassa. Viikkojen odotuslistat eivät sovi matalakynnyksen kanavan ajatukseen.
Tallentaminen ilman ilmoittajan kuormitusta
Tallentaminen on välttämätöntä, mutta se ei saa kuormittaa työntekijää. Se tarkoittaa muun muassa sitä, että äänitettyä viestiä ei yksinkertaisesti litteroida joku, jolla ei ole tekemistä asian kanssa, ja että keskustelua ei tallenneta huomaamatta. Työntekijän on tiedettävä, mitä hänen sanoilleen tapahtuu.
Käsittelijälle on käytännöllisesti katsoen hyödyllistä, jos suulliset ja kirjalliset ilmoitukset tulevat yhteen käsittelyympäristöön, joten vastaanottoilmoituksen ja palautteen aikarajat eivät joudu pitämään erillään ilmoitusmuodoittain. kuinka tallentaminen ja aikarajat yhtyvät näyttää, kuinka se käytännössä näyttää.
Suullinen ilmoitus ja nimettömyys
Suullinen ilmoitus ja nimetön ilmoitus ovat kaksi erillistä asiaa, jotka usein sekoitetaan toisiinsa. Työntekijä voi ilmoittaa suullisesti ja silti mainita nimensä, ja työntekijä voi ilmoittaa kirjallisesti ja täysin nimettömästi. Äänitetyssä viestissä hyvin rakennetulla järjestelmällä ääntä ei tarvitse tehdä jäljitettäväksi nimeen, niin kauan kuin lisäkysymyksiä ei esitetä.
Työnantajat, jotka järjestävät tätä ensimmäistä kertaa, aliarvioivat joskus, kuinka paljon vaatimuksia liittyy suullisen ilmoittamisen yhdistämiseen aidon nimettömyyssuojan kanssa. Hyvä etukätteinen tarkistus auttaa: muutamassa kysymyksessä nähdään, mitä organisaatiossasi on järjestettävä antaa siitä ensimmäisen kuvan.
Mitä tämä merkitsee ilmoitusmenettelyillesi
Ilmoitusmenettelyssä, jonka esitätte työntekijöille, on oltava konkreettisesti kerrottuna, kuinka suullinen ilmoitus toimii: minkä numeron tai järjestelmän kautta, ja mitä työntekijä voi odottaa. Epämääräiset ilmaisut kuten "ottakaa yhteyttä" eivät täytä matalan kynnyksen, tunnistettavan kanavan vaatimusta.
Tarjoamme tietovaranto, jossa on selityksiä aihetta kohti käsittelee yksityiskohtaisesti, mitä tällaiseen menettelyyn kuuluu, ja yleiskatsaus usein kysyttyihin kysymyksiin käsittelee samankaltaisia käytännön kysymyksiä, joita ilmoituskanavan perustamisessa esiintyy.
Epäiletkö, mahdollistaako nykyinen kanavasi suullisen ilmoituksen riittävän hyvin? Käytä ilmaista pikatutkimusta tai selaa tietopankkia; molemmat antavat teille velvoitteetta alustavaa, konkreettista kuvaa tilanteestanne.