Ano, zaměstnanec musí mít možnost podat hlášení také ústně. Pouze nabídnout písemný formulář nestačí: právní předpisy vyžadují kanál, který umožňuje hlášení jak písemné, tak ústní. Ústní hlášení znamená: telefonicky, prostřednictvím nahraného hlasu, nebo v osobním rozhovoru, pokud si ho zaměstnanec přeje.
Pro vás jako zaměstnavatele to znamená, že zvolené uspořádání kanálu pro hlášení musí podporovat oba tyto formy a ústní hlášení se musí zpracovávat stejným způsobem jako hlášení písemné: s potvrzením příjmu, kódem případu a lhůtami, které platí i pro písemná hlášení.
Co právní předpisy říkají o ústních hláštních
Základní myšlenkou je, aby kanál pro hlášení nekládl překážky. Každý zaměstnanec si nemusí být jistý, že bude psát, nebo na to nemusí mít dovednosti nebo klid. Umožněním telefonického hlášení nebo nahraného hlasu zůstává práh vstupní co nejnižší, jak je jen rozumné.
To neznamená, že každý zaměstnavatel musí mít obsazenu telefonní linku. Jde o to, aby tam možnost byla a aby zaměstnanec, který to chce, mohl skutečně ústně podat hlášení. Jak si to zorganizujete, si můžete určit sami, pokud ta možnost skutečně existuje a zaměstnanci o ní vědí.
Jak to vypadá v praxi
Při nahraném hlášení má zaměstnanec možnost svůj příběh namluvit, často prostřednictvím zabezpečeného systému, bez toho, aby někdo poslouchal. Osoba, která se hlášením zabývá, poté obdrží textovou verzi nebo nahrávku, v závislosti na zvoleném uspořádání.
Při rozhovoru na žádost, například s osobou zabývající se hlášením nebo s důvěryhodnou osobou, platí stejný princip: rozhovor se zaznamená a zaměstnanec má možnost si záznam zkontrolovat předtím, než se počítá jako hlášení. Zaměstnanec si tak je jistý, že se nic nezmeškal, a vy jako zaměstnavatel máte spolehlivý spis.
Důležitým bodem je, aby žádost o rozhovor byla vyhověna v přiměřené lhůtě. Čekací lhůty v řádu týdnů neodpovídají myšlence nízké bariéry kanálu.
Záznam bez zátěže pro toho, kdo hlášení podává
Záznam je nezbytný, ale nesmí přidat zátěž zaměstnanci. To znamená mimo jiné, že nahraný hlas se tak bez dalšího nezpracovává osobou, která s případem nemá nic společného, a že rozhovor se nenahrává bez povědomí. Zaměstnanec musí vědět, co se s jeho slovy bude dít.
Pro osobu zabývající se hlášením je praktické, aby ústní a písemná hlášení přicházela do stejného prostředí pro zpracování, aby se lhůty pro potvrzení příjmu a zpětnou vazbu nemusely sledovat odděleně podle typu hlášení. jak se ten záznam a ty lhůty spojují ukazuje, jak to vypadá v praxi.
Ústní hlášení a anonymita
Ústní hlášení a anonymní hlášení jsou dvě oddělené věci, které se často zaměňují. Zaměstnanec může podat hlášení ústně a přesto uvedením svého jména, a zaměstnanec může podat hlášení písemně a zcela anonymně. Při nahraném hlasu prostřednictvím dobře nastaveného systému nemusí být hlas dohledatelný jménem, pokud se nebudou vyžadovat další údaje.
Zaměstnavatelé, kteří si to poprvé zřizují, někdy podceňují, kolik práce si vyžádá kombinace ústního hlášení se skutečnou zárukou anonymity. Předběžná dobrá kontrola pomáhá: na několika otázkách vidět, co je třeba ve vaší organizaci zařídit poskytuje na to první představu.
Co to znamená pro vaši proceduru hlášení
V procesu hlášení, který představujete zaměstnancům, by mělo být konkrétně uvedeno, jak funguje ústní hlášení: přes které číslo nebo který systém a co může zaměstnanec očekávat. Vágní formulace jako "kontaktujte nás" nestačí na myšlenku nízko prahového, snadno rozpoznatelného kanálu.
Pokyny vědomostní báze s vysvětlením jednotlivých témat poskytuje hlubší pohled na to, co přesně by mělo být obsaženo v takovém procesu, a přehled často kladených otázek řeší podobné praktické otázky, které vyvstávají při zřizování kanálu pro hlášení.
Jste si nejistí, zda váš současný kanál dostatečně usnadňuje ústní hlášení? Provedete bezplatnou rychlou kontrolu nebo si prolistujte znalostní bázi; obojí vám bez závazku poskytne první konkrétní představu o tom, kde se nacházíte.