Tak, pracownik musi mieć możliwość złożenia zawiadomienia również ustnie. Oferowanie wyłącznie formularza pisemnego nie jest wystarczające: przepisy wymagają kanału umożliwiającego zarówno pisemne, jak i ustne zgłaszanie. Ustnie oznacza tutaj: telefonicznie, poprzez nagraną wiadomość lub w rozmowie bezpośredniej, jeśli pracownik o to prosi.
Dla ciebie jako pracodawcy oznacza to, że wybrany kanał zawiadomień musi obsługiwać obie formy, a zawiadomienie ustne powinno być traktowane w ten sam sposób co pisemne: z potwierdzeniem odbioru, kodem sprawy i terminami obowiązującymi również dla zawiadomień pisemnych.
Co przepisy mówią o zawiadomieniach ustnych
Podstawowa idea jest taka, że kanał zawiadomień nie powinien stanowić bariery. Nie każdy pracownik czuje się swobodnie, aby coś pisemnie zarejestrować, lub nie ma ku temu umiejętności lub spokoju umysłu. Umożliwiając zgłaszanie telefoniczne lub nagraną wiadomość, bariera pozostaje jak najniższa.
To nie oznacza, że każdy pracodawca musi obsługiwać linię telefoniczną. Chodzi o to, aby istniała taka możliwość i aby pracownik, który tego chce, mógł faktycznie zgłosić się ustnie. Sposób, w jaki to zorganizujesz, możesz określić sam, o ile możliwość faktycznie istnieje i jest znana pracownikom.
Jak to wygląda w praktyce
W przypadku nagranego zawiadomienia pracownik ma moment, aby opowiedzieć swoją historię, często za pośrednictwem bezpiecznego systemu, bez słuchacza z drugiej strony. Osoba obsługująca zawiadomienie otrzymuje następnie transkrypcję tekstową lub nagranie, w zależności od wybranego systemu.
W przypadku rozmowy na życzenie, na przykład z osobą obsługującą zawiadomienie lub zaufaną osobą, obowiązuje ta sama zasada: rozmowa jest rejestrowana, a pracownik ma możliwość sprawdzenia tej rejestracji przed uznaniem jej za zawiadomienie. W ten sposób pracownik wie na pewno, że nic nie zostało błędnie zapisane, a ty jako pracodawca masz wiarygodną dokumentację.
Kwestią wymagającą uwagi jest to, aby prośba o rozmowę została spełniona w rozsądnym terminie. Listy oczekujących trwające tygodnie nie odpowiadają idezie niskiego progu dostępu do kanału.
Rejestracja bez obciążania zgłaszającego
Rejestracja jest konieczna, ale nie powinna dodatkowo obciążać pracownika. Oznacza to między innymi, że nagrana wiadomość nie jest po prostu transkrybowana przez kogoś niezwiązanego ze sprawą i że rozmowa nie jest nagrywana bez wiedzy. Pracownik musi wiedzieć, co dzieje się z jego słowami.
Dla osoby obsługującej zawiadomienie praktyczne jest, aby zawiadomienia ustne i pisemne trafiały do tej samej platformy obsługi, tak aby terminy potwierdzenia odbioru i odpowiedzi nie musiały być śledzone osobno dla każdej formy zawiadomienia. jak ta rejestracja i terminy się łączą pokazuje, jak to wygląda w praktyce.
Zgłaszanie ustne i anonimowość
Zgłaszanie ustne i zgłaszanie anonimowe to dwie osobne sprawy, które często się mylą. Pracownik może zgłosić się ustnie i mimo tego podać swoje imię i nazwisko, a pracownik może zgłosić się pisemnie i w pełni anonimowo. W przypadku nagranej wiadomości za pośrednictwem dobrze skonfigurowanego systemu głos nie musi być przypisany do konkretnego nazwiska, o ile nie są proszone żadne dodatkowe dane.
Pracodawcy wdrażający to po raz pierwszy czasami niedoceniają zakresu pracy związanej z łączeniem zgłaszania ustnego z rzeczywistą gwarancją anonimowości. Dobra wstępna kontrola pomaga: zobaczysz w kilku pytaniach, co trzeba uregulować dla twojej organizacji daje na to wstępny obraz.
Co to oznacza dla twojej procedury zawiadomień
W procedurze zgłaszania, którą prezentuje Państwo pracownikom, powinno być konkretnie opisane, jak działa ustne zgłoszenie: za pośrednictwem którego numeru lub którego systemu oraz co pracownik może się spodziewać. Niejasne sformułowania takie jak "proszę się skontaktować" nie spełniają idei łatwo dostępnego, rozpoznawalnego kanału.
Przewodnik baza wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu zawiera szczegółowe informacje na temat tego, co dokładnie powinno znaleźć się w takiej procedurze, a przegląd najczęściej zadawanych pytań omawia podobne praktyczne zagadnienia pojawiające się przy wdrażaniu kanału zgłaszania.
Wątpi Państwo, czy Państwa obecny kanał wystarczająco dobrze umożliwia ustne zgłoszenia? Skorzystaj z bezpłatnego szybkiego audytu lub przejrzyj bazę wiedzy; oba narzędzia dają Państwu bez zobowiązania wstępny, konkretny obraz Państwa sytuacji.