Ναι, ένας υπάλληλος πρέπει να μπορεί να υποβάλει αναφορά και προφορικά. Η προσφορά μόνο ενός γραπτού εντύπου δεν είναι επαρκής: η κανονιστική διάταξη απαιτεί ένα κανάλι που καθιστά δυνατή τόσο η γραπτή όσο και η προφορική αναφορά. Προφορικά σημαίνει εδώ: τηλεφωνικά, μέσω ηχογραφημένου μηνύματος, ή σε ένα προσωπικό συζήτηση εάν ο υπάλληλος το ζητήσει.
Για εσάς ως εργοδότη, αυτό σημαίνει ότι ο επιλεγμένος τρόπος διάρθρωσης του καναλιού αναφοράς πρέπει να υποστηρίζει και τις δύο μορφές, και ότι μια προφορική αναφορά επεξεργάζεται με τον ίδιο τρόπο όπως μια γραπτή: με ένα ενημέρωση λήψης, ένα κωδικό υπόθεσης και τις προθεσμίες που ισχύουν και για τις γραπτές αναφορές.
Τι λέει η κανονιστική διάταξη για τις προφορικές αναφορές
Η σκέψη πίσω από αυτό είναι ότι ένα κανάλι αναφοράς δεν πρέπει να θέσει εμπόδια. Δεν αισθάνονται όλοι οι υπάλληλοι ελεύθεροι να σημειώσουν κάτι σε χαρτί, ή δεν έχουν τις δεξιότητες ή την ηρεμία για αυτό. Παρέχοντας τη δυνατότητα να κάνουν τηλεφωνικές αναφορές ή ηχογραφημένα μηνύματα, το εμπόδιο παραμένει όσο το δυνατόν χαμηλό.
Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε εργοδότης πρέπει να τηρήσει μια τηλεφωνική γραμμή. Το θέμα είναι ότι υπάρχει η δυνατότητα και ότι ένας υπάλληλος που το επιθυμεί μπορεί να προσφύγει πραγματικά προφορικά. Τον τρόπο οργάνωσης του, μπορείτε να τον προσδιορίσετε μόνοι σας, αρκεί η δυνατότητα να υπάρχει πραγματικά και να είναι γνωστή στους υπαλλήλους.
Πώς φαίνεται αυτό στην πράξη
Στην περίπτωση ενός ηχογραφημένου μηνύματος, ο υπάλληλος λαμβάνει ένα χρονικό διάστημα για να ηχογραφήσει την ιστορία του, συχνά μέσω ενός ασφαλούς συστήματος, χωρίς κανέναν να ακούει. Ο χειριστής λαμβάνει στη συνέχεια μια κειμενική απόδοση ή ηχογράφηση, ανάλογα με τη διάρθρωση που επιλέξατε.
Στην περίπτωση μιας συζήτησης κατόπιν αιτήματος, για παράδειγμα με τον χειριστή ή ένα πρόσωπο εμπιστοσύνης, ισχύει η ίδια αρχή: η συζήτηση καταγράφεται και ο υπάλληλος έχει την ευκαιρία να ελέγξει αυτή την καταγραφή πριν θεωρηθεί αναφορά. Με αυτόν τον τρόπο, ο υπάλληλος είναι σίγουρος ότι δεν έχει κάτι κατανοηθεί λάθος, και εσείς ως εργοδότης έχετε ένα αξιόπιστο αρχείο.
Ένα σημείο προσοχής είναι ότι ένα αίτημα για μια συζήτηση εκπληρώνεται εντός ενός λογικού χρονικού διαστήματος. Λίστες αναμονής διαρκείας εβδομάδων δεν συμβαδίζουν με την ιδέα ενός καναλιού χαμηλού εμποδίου.
Καταγραφή χωρίς να φορτώνεται ο υπάλληλος
Η καταγραφή είναι απαραίτητη, αλλά δεν πρέπει να επιβαρύνει τον υπάλληλο. Αυτό σημαίνει, μεταξύ άλλων, ότι ένα ηχογραφημένο μήνυμα δεν απλώς μεταγράφεται από κάποιον που δεν έχει καμία σχέση με την υπόθεση, και ότι μια συζήτηση δεν καταγράφεται χωρίς γνώση. Ο υπάλληλος πρέπει να γνωρίζει τι συμβαίνει με τα λόγια του.
Για τον χειριστή, είναι πρακτικό να συγκεντρώσει τις προφορικές και γραπτές αναφορές στο ίδιο περιβάλλον χειρισμού, ώστε οι προθεσμίες για την ενημέρωση λήψης και την ανάδραση να μην χρειάζεται να τηρούνται χωριστά ανά μορφή αναφοράς. πώς η καταγραφή και οι προθεσμίες συντρέχουν δείχνει πώς φαίνεται στην πράξη.
Προφορική αναφορά και ανωνυμία
Η προφορική αναφορά και η ανώνυμη αναφορά είναι δύο ξεχωριστά θέματα που συχνά συγχέονται. Ένας υπάλληλος μπορεί να υποβάλει αναφορά προφορικά και ωστόσο να αναφέρει το όνομά του, και ένας υπάλληλος μπορεί να υποβάλει γραπτώς και πλήρως ανώνυμα. Στην περίπτωση ενός ηχογραφημένου μηνύματος μέσω ενός καλά δομημένου συστήματος, μια φωνή δεν χρειάζεται να γίνει ανιχνεύσιμη σε ένα όνομα, αρκεί να μην ζητούνται πρόσθετα στοιχεία.
Οι εργοδότες που το διευθετούν για πρώτη φορά, μερικές φορές υποτιμούν πόσο περίπλοκο είναι το συνδυασμό της προφορικής αναφοράς με μια γνήσια ασφάλεια ανωνυμίας. Ένας καλός προαπό τον χεκ βοηθά: σε λίγες ερωτήσεις δείτε τι πρέπει να ρυθμιστεί για την οργάνωσή σας δίνει μια πρώτη εικόνα γι' αυτό.
Τι σημαίνει αυτό για τη διαδικασία αναφοράς σας
Στη διαδικασία αναφοράς που παρουσιάζετε στους εργαζομένους, πρέπει να αναγράφεται συγκεκριμένα πώς λειτουργεί μια προφορική αναφορά: μέσω ποιου αριθμού ή ποιου συστήματος, και τι μπορεί να περιμένει ο εργαζόμενος. Ασαφές σύνταγμα όπως «επικοινωνήστε μαζί μας» δεν ικανοποιεί την ιδέα ενός χαμηλής κατωφλίου, αναγνωρίσιμου καναλιού.
Το αποθετήριο γνώσης με επεξηγήσεις ανά θέμα εμβαθύνει σε αυτά που πρέπει να περιλαμβάνονται ακριβώς σε μια τέτοια διαδικασία, και το περίληψη συχνών ερωτήσεων αντιμετωπίζει παρόμοια πρακτικά ερωτήματα που προκύπτουν κατά τη δημιουργία ενός καναλιού αναφοράς.
Αμφιβάλλετε εάν το ποικίλιο κανάλι σας διευκολύνει ήδη επαρκώς τις προφορικές αναφορές; Κάντε την δωρεάν ταχεία αξιολόγηση ή περιηγηθείτε στη βάση γνώσης· και οι δύο σας δίνουν χωρίς υποχρέωση μια πρώτη, συγκεκριμένη εικόνα της θέσης σας.