Ja, en medarbetare måste kunna lämna in en anmälan även muntligt. Att endast erbjuda ett skriftligt formulär är inte tillräckligt: regelverket kräver en kanal som möjliggör både skriftlig och muntlig rapportering. Muntlig rapportering betyder här: via telefon, via ett inspelat meddelande, eller i ett personligt samtal om medarbetaren önskar det.
För dig som arbetsgivare betyder detta att den valda utformningen av rapporteringskanalen måste stödja båda formerna, och att en muntlig anmälan behandlas på samma sätt som en skriftlig: med en mottagningsbekräftelse, en ärendekod och de tidsfrister som också gäller för skriftliga anmälningar.
Vad regelverket säger om muntlig rapportering
Tanken bakom detta är att en rapporteringskanal inte får utgöra ett hinder. Inte alla medarbetare känner sig fria att skriva något på papper, eller har möjlighet eller lugn för det. Genom att möjliggöra telefonrapportering eller inspelat meddelande hålls tröskelövergen så låg som möjligt.
Detta betyder inte att varje arbetsgivare behöver bemanna en telefonlinje. Det handlar om att möjligheten finns och att en medarbetare som önskar det också verkligen kan rapportera muntligt. Hur du organiserar det får du bestämma själv, så länge möjligheten faktiskt finns och är känd för medarbetarna.
Hur det fungerar i praktiken
Vid ett inspelat meddelande får medarbetaren möjlighet att berätta sin historia genom att spela in det, ofta via ett säkert system, utan att någon lyssnar med. Behandlaren mottar därefter en textversion eller en inspelning, beroende på hur du utformade systemet.
Vid ett samtal på begäran, till exempel med behandlaren eller en förtroendevald, gäller samma princip: samtalet dokumenteras, och medarbetaren får möjlighet att kontrollera dokumentationen innan den räknas som en anmälan. På så sätt vet medarbetaren säkert att ingenting har skrivits fel, och du som arbetsgivare har ett tillförlitligt dossier.
En viktig punkt är att en begäran om ett samtal tillgodoses inom en rimlig tid. Väntelistor på veckor passar inte in i idén om en lättillgänglig rapporteringskanal.
Dokumentation utan att belasta rapportören
Dokumentation är nödvändig, men får inte belasta medarbetaren extra. Det betyder bland annat att ett inspelat meddelande inte bara transkriberas av någon som inte har något med ärendet att göra, och att ett samtal inte spelas in obemärkt. Medarbetaren måste veta vad som händer med hennes ord.
För behandlaren är det praktiskt att muntlig och skriftlig rapportering samlas i samma behandlingsmiljö, så att tidsfristerna för mottagningsbekräftelse och återkoppling inte behöver hållas separat per rapporteringsform. hur denna dokumentation och tidsfrister hänger ihop visar hur det fungerar i praktiken.
Muntlig rapportering och anonymitet
Muntlig rapportering och anonym rapportering är två separata saker som ofta blandas ihop. En medarbetare kan rapportera muntligt och ändå uppge sitt namn, och en medarbetare kan rapportera skriftligt och helt anonymt. Vid ett inspelat meddelande via ett väl utformat system behöver en röst inte kunna spåras till ett namn, så länge inga tilläggande uppgifter efterfrågas.
Arbetsgivare som inrättar detta för första gången underskattar ibland hur mycket arbete som krävs för att kombinera muntlig rapportering med en verklig anonymitetsgaranti. En bra granskning i förväg hjälper: i ett par frågor se vad som måste ordnas för din organisation ger en första överblick över detta.
Vad detta betyder för din rapporteringsprocedur
I redovisningsförfarandet som du presenterar för dina medarbetare bör det konkret framgå hur en muntlig anmälan fungerar: via vilket nummer eller vilket system, och vad medarbetaren kan förvänta sig. Vaga formleringar som "ta kontakt" uppfyller inte kravet på en lättillgänglig, igenkännlig kanal.
De kunskapsbanken med förklaringar per ämne går djupare in på vad som exakt ska ingå i ett sådant förfarande, och sammanfattningen med vanliga frågor behandlar jämförbara praktiska frågor som uppkommer vid utformningen av en anmälningskanal.
Är du osäker på om din nuvarande kanal redan underlättar muntliga anmälningar tillräckligt väl? Gör den kostnadsfria snabbkontrollen eller bläddra genom kunskapsbasen; båda ger dig utan åtagande en första, konkret bild av din situation.