Ja, en medarbejder skal kunne indgive en anmeldelse mundtligt. Det er ikke tilstrækkeligt at tilbyde kun en skriftlig formular: lovgivningen kræver en kanal, der muliggør både skriftlige og mundtlige anmeldelser. Mundtlig betyder her: telefonisk, via en optaget besked eller i et personligt møde, hvis medarbejderen anmoder herom.
For dig som arbejdsgiver betyder det, at det valgte design af meldekanalen skal understøtte begge former, og at en mundtlig anmeldelse skal behandles på samme måde som en skriftlig: med bekræftelse på modtagelsen, en sagskode og de frister, der gælder for skriftlige anmeldelser.
Hvad lovgivningen siger om mundtlige anmeldelser
Baggrunden er, at en meldekanal ikke må skabe en barriere. Ikke alle medarbejdere føler sig fri til at skrive noget ned, eller har evnen eller ro til det. Ved at muliggøre telefoniske anmeldelser eller optagede beskeder, holdes barrieren så lav som rimeligt er.
Det betyder ikke, at hver arbejdsgiver skal bemande en telefonlinje. Det handler om, at muligheden eksisterer, og at en medarbejder, der ønsker det, også kan indgive mundtligt. Hvordan du organiserer det, kan du selv bestemme, så længe muligheden reelt eksisterer og er kendt blandt medarbejderne.
Hvordan det ser ud i praksis
Ved en optaget anmeldelse får medarbejderen mulighed for at fortælle sin historie, ofte via et sikkert system, uden at nogen lytter med. Behandleren modtager derefter en tekstversion eller en optagelse, afhængigt af det design, du valgte.
Ved et møde efter anmodning, for eksempel med behandleren eller en tillidsrepræsentant, gælder det samme princip: mødet dokumenteres, og medarbejderen får mulighed for at gennemgå dokumentationen, før den tæller som en anmeldelse. På denne måde sikrer medarbejderen sig, at intet er blevet skrevet forkert, og du som arbejdsgiver har et pålideligt dossier.
Et punkt værd at være opmærksom på er, at en anmodning om et møde skal imødekommes inden for en rimelig frist. Ventelister på uger passer ikke til tanken om en meldekanal med lav barriere.
Dokumentation uden at belaste melder
Dokumentation er nødvendig, men må ikke pålægge medarbejderen ekstra byrde. Det betyder blandt andet, at en optaget besked ikke blot bliver transskriberet af nogen uden tilknytning til sagen, og at et møde ikke bliver optaget uden medarbejderens viden. Medarbejderen skal vide, hvad der sker med hans eller hendes ord.
For behandleren er det praktisk at have mundtlige og skriftlige anmeldelser sammen i samme behandlingsmiljø, så fristerne for bekræftelse på modtagelsen og tilbagemeldingen ikke skal holdes separat for hver anmeldelsesform. hvordan dokumentationen og fristerne hænger sammen viser, hvordan det ser ud i praksis.
Mundtlig anmeldelse og anonymitet
Mundtlig anmeldelse og anonym anmeldelse er to adskilte forhold, der ofte blandes sammen. En medarbejder kan indgive mundtligt og alligevel oplyse sit navn, og en medarbejder kan indgive skriftligt og fuldstændig anonymt. Ved en optaget besked via et godt designet system behøver en stemme ikke at være sporbar til et navn, så længe der ikke bliver spurgt til yderligere oplysninger.
Arbejdsgivere, der indretter dette for første gang, undervurderer sommetider, hvor meget der skal til ved at kombinere mundtlig anmeldelse med en ægte anonymitetsgaranti. En grundig tjekliste på forhånd hjælper: i et par spørgsmål se, hvad der skal være på plads for din organisation giver første billede heraf.
Hvad det betyder for din rapporteringsprocedure
I den indberetningsprocedure, som du præsenterer for dine medarbejdere, skal det konkret angives, hvordan en mundtlig indberetning fungerer: via hvilket nummer eller hvilket system, og hvad medarbejderen kan forvente. Vage formuleringer som "kontakt os" opfylder ikke ideen om en lavpraktisk, genkendeligt indberetningskanал.
Den vidensbanken med forklaringer pr. emne går dybere ind på, hvad der præcist skal være i sådan en procedure, og oversigten med hyppigt stillede spørgsmål behandler lignende praktiske spørgsmål, der opstår ved etablering af en indberetningskanal.
Er du usikker på, om din nuværende kanal allerede faciliaterer mundtlig indberetning godt nok? Lav det gratis quick-scan eller gennemse videnbanken; begge giver dig uden forpligtelse et første, konkret billede af, hvor du står.