Da, un angajat trebuie să poată raporta și oral. Ofertarea doar a unui formular scris nu este suficientă: reglementările cer un canal care să permită atât raportările scrise, cât și cele orale. Oral înseamnă aici: prin telefon, printr-un mesaj înregistrat, sau într-o conversație personală dacă angajatul o cere.
Pentru dumneavoastră ca angajator, aceasta înseamnă că modul ales de organizare al canalului de raportare trebuie să susțină ambele forme, iar o raportare orală trebuie tratată în același mod ca o raportare scrisă: cu o confirmare de primire, un cod de caz și termenele care se aplică și raportărilor scrise.
Ce spune reglementarea despre raportările orale
Ideea din spate este că un canal de raportare nu trebuie să pună obstacole. Nu toți angajații se simt liberi să pună ceva pe hârtie, sau nu au abilitatea sau liniștea pentru aceasta. Permițând raportarea prin telefon sau un mesaj înregistrat, pragul rămâne cât mai scăzut cu putință.
Aceasta nu înseamnă că fiecare angajator trebuie să supravegheze o linie telefonică. Este vorba despre faptul că posibilitatea există și că un angajat care dorește acest lucru poate să raporteze efectiv oral. Cum organizați dumneavoastră aceasta, este treaba voastră, atâta timp cât posibilitatea există efectiv și este cunoscută de angajați.
Cum arată aceasta în practică
La o raportare înregistrată, angajatul primește un moment pentru a-și înregistra povestea, adesea printr-un sistem securizat, fără ca cineva altcineva să asculte. Tratantul primește apoi o redare textuală sau o înregistrare, în funcție de modul de organizare pe care l-ați ales.
Într-o conversație la cerere, de exemplu cu tratantul sau o persoană de referință, se aplică același principiu: conversația este înregistrată, iar angajatul primește ocazia să verifice această înregistrare înainte ca aceasta să fie considerată o raportare. Astfel, angajatul știe sigur că nimic nu a fost greșit notat, și dumneavoastră ca angajator aveți un dosar fiabil.
Un punct de atenție este că o cerere de conversație trebuie îngăduită într-un termen rezonabil. Liste de așteptare de săptămâni nu se potrivesc cu ideea unui canal accesibil.
Înregistrare fără a-l îngreuna pe raportant
Înregistrarea este necesară, dar nu trebuie să-l încarce suplimentar pe angajat. Aceasta înseamnă, printre altele, că un mesaj înregistrat nu este pur și simplu transcris de cineva care nu are nimic a face cu cazul, și că o conversație nu este înregistrată fără știrea angajatului. Angajatul trebuie să știe ce se întâmplă cu cuvintele sale.
Pentru tratant, este practic ca raportările orale și scrise să se reunească în același mediu de tratare, astfel încât termenele pentru confirmarea primirii și pentru comunicarea răspunsului nu trebuie ținute separate per forma de raportare. cum se leagă înregistrarea și termenele arată cum arată aceasta în practică.
Raportare orală și anonimitate
Raportarea orală și raportarea anonimă sunt două lucruri separate care sunt adesea confundate. Un angajat poate raporta oral și totuși să-și comunice numele, iar un angajat poate raporta scris și complet anonimă. La un mesaj înregistrat printr-un sistem bine organizat, o voce nu trebuie să fie trasabilă la un nume, atâta timp cât nu se solicită date suplimentare.
Angajatorii care organizează aceasta pentru prima dată, subestimează uneori cât de mult comportă combinarea raportării orale cu o garanție de anonimitate sinceră. Un control bun anterior ajută: pentru a vedea în câteva întrebări ce trebuie să fie organizat pentru organizația voastră oferă o primă imagine asupra acesteia.
Ce înseamnă aceasta pentru procedura voastră de raportare
În procedura de raportare pe care o prezentați angajaților, trebuie să figureze în mod concret cum funcționează raportarea verbală: prin ce număr sau ce sistem și ce poate așteppta angajatul. Formulări vagi, cum ar fi "luați legătura cu noi", nu satisfac ideea unui canal accesibil și ușor de recunoscut.
The baza de cunoștințe cu explicații pe subiecte merge mai în profunzime în ceea ce privește exact ce trebuie să figureze într-o asemenea procedură, iar prezentarea cu întrebări frecvente abordează întrebări practice similare care apar la configurarea unui canal de raportare.
Vă întrebați dacă canalul dvs. actual facilitează deja suficient bine raportarea verbală? Faceți scanarea rapidă gratuită sau răsfoiți baza de cunoștințe; ambele vă oferă, fără obligație, o primă imagine concretă a situației dvs.