Jah, töötajal peab olema võimalus teada anda ka suuliselt. Ainult kirjalikku vormi pakkumine ei ole piisav: õigusaktid nõuavad kanalit, mis võimaldab nii kirjalikku kui ka suulist teatamist. Suuline tähendab siin: telefonitsi, salvestatud sõnumi kaudu või isiklikus vestluses, kui töötaja seda soovib.
Tööandja jaoks tähendab see, et valitud teatamiskanalina kasutatav lahendus peab toetama mõlemat vormi, ja suuline teade tuleb töödelda samamoodi nagu kirjalik: vastuvõtukinnitus, juhtumi kood ja tähtajad, mis kehtivad ka kirjalike teatiste puhul.
Mida õigusaktid suulistest teatistest ütlevad
Aluskontseptsioon on, et teatamiskanalil ei tohi olla pääsustamiseks takistusi. Mitte iga töötaja ei tunne end vabalt, et kirjutaks midagi paberile, või ei omanda selle jaoks vajalikku oskust või rahuolu. Telefonitsi teatamise või salvestatud sõnumi võimaldamise teel hoitakse pääsutamine võimalikult madal.
See ei tähenda, et iga tööandja peab telefoniliinil meeskonda olema. Tegemist on asjaoluga, et võimalus on olemas ja töötajal, kes seda soovib, on ka tegelikult võimalus suuliselt pöörduda. Kuidas te seda korraldatakse, võite otustada ise, kuni võimalus tegelikult eksisteerib ja on töötajatele teada.
Kuidas see praktikas välja näeb
Salvestatud teatise puhul saab töötaja võimaluse oma loo salvestada, sageli kaitstavas süsteemis, ilma et keegi kuulaks kaasa. Töötleja saab seejärel tekstilise kujutise või salvestise, olenevalt teie valitud lahenduse arhitektuurist.
Vestluse puhul taotluse alusel, näiteks töötlejaga või usaldatava isikuga, kehtib sama põhimõte: vestlus salvestatakse ja töötajal on võimalus seda salvestist kontrollida, enne kui see teatiseks loetakse. Nii teab töötaja kindlasti, et midagi ei ole valesti kirjutatud, ja teil on tööandajana usaldusväärne toimik.
Tähelepanu on vajalik selleks, et vestluse taotlus rahuldatakse mõistliku aja jooksul. Ootejärjekord nädalatest ei sobi teatamiskanalina kasutusele madalapääsulisele lähenemisele.
Salvestamine ilma teatajat koormamata
Salvestamine on vajalik, kuid ei tohi töötajat lisaks koormata. See tähendab muuhulgas, et salvestatud sõnumit ei transkribeerita lihtsalt isikuga, kellel pole asjaga seost, ja et vestlust ei salvestata märkamata. Töötaja peab teadma, mis tema sõnadega juhtub.
Töötlejale on praktiliselt mugav, kui suulised ja kirjalikud teatised on sama töötluskeskkonnas koos, nii et vastuvõtukinnitus ja tagasiside tähtajad ei pea erinevatel teatmiste vormidel eraldi järgitud olema. kuidas see salvestamine ja tähtajad kokku käivad näitab, kuidas see praktikas välja näeb.
Suuline teatamine ja anonüümsus
Suuline teatamine ja anonüümne teatamine on kaks erinevat asja, mida sageli segamini pannakse. Töötaja võib suuliselt teatada ja siiski oma nime öelda, ning töötaja võib kirjalikult ja täiesti anonüümselt teatada. Hästi seadistatud süsteemi kaudu salvestatud sõnumi puhul ei pea hääl olema ühendatav nimega, kuni täiendavaid andmeid ei küsita.
Tööandjatest, kes seda esimest korda paigaldavad, alahindavad mõnikord, kui palju on kaasatud suulise teatamise ja autentse anonüümsuse garantii kombineerimisega. Hea eelkontroll aitab: paaril küsimusel näha, mida teie organisatsiooni jaoks tuleb korraldada annab selle kohta esmamulje.
Mida see teie teatamismenetlusele tähendab
Teie esitatavas kehaviituse kuulutamise menetluses peab konkreetselt olema kirjeldatud, kuidas suuline teade toimib: millise numbri kaudu või millise süsteemi kaudu ning mida võib töötaja eeldada. Ebamäärased sõnastused nagu "võtke ühendust" ei vastusta madala lävisega, äratuntava kanali ideele.
Dokument teadmusbaas koos selgitustega teema kaupa käsitleb põhjalikumalt seda, mis täpselt peab sellises menetluses olema, ja korduma kippuvate küsimuste ülevaade käsitleb sarnaseid praktilisi küsimusi, mis tekivad teatamiskanalit seadistades.
Kas teil tekib kahtlus, kas teie praegune kanal võimaldab suulist teatamist piisavalt hästi? Tehke tasuta kiirdiagnostika või sirvige teadmistebaasi; mõlemad annavad teile ilma kohustuslikkuseta esmakordselt konkreetse ülevaate, kus te seisate.