Taip, darbuotojas turi turėti galimybę pateikti pranešimą žodžiu. Vien tik rašytinos formos pasiūlymas nepakankamas: reglamentavimas reikalauja kanalo, kuris leistų pateikti pranešimus tiek rašytine, tiek žodine forma. Žodine forma čia reiškia: telefonuoti, pateikti įrašytą pranešimą arba asmeniškai susitikti, jei darbuotojas to pageidauja.
Jums, kaip darbdaviui, tai reiškia, kad pasirinkta pranešimų kanalo struktūra turi palaikyti abi formas, o žodinis pranešimas turi būti toliau traktuojamas taip pat, kaip rašytinis: su patvirtinimu, reikalavimo kodu ir terminais, kurie galioja ir rašytiniams pranešimams.
Ką reglamentavimas sako apie žodinius pranešimus
Esminė idėja yra ta, kad pranešimų kanalas negali sukurti kliūties. Ne kiekvienas darbuotojas jaučiasi laisvas kažką parašyti arba turi tam reikalingą gebėjimą bei sąlygas. Suteikdami galimybę telefonuoti arba pateikti įrašytą pranešimą, nuleidžiate kliūtį į minimalią išmanią ribą.
Tai nereiškia, kad kiekvienas darbdavys turi tvarkyti telefoninę liniją. Klausimas yra dėl to, kad ši galimybė egzistuoja ir darbuotojas, jei to pageidauja, tikrai gali pateikti žodinį pranešimą. Kaip tai organizuosite, sprendžiate jūs patys, jei tik ši galimybė iš tikrųjų egzistuoja ir darbuotojams yra žinoma.
Kaip tai atrodo praktikoje
Pateikiant įrašytą pranešimą, darbuotojas gauna moment pasakyti savo istoriją, dažnai per apsaugotą sistemą, be niekieno klausymosi. Tvarkydamas tada gauna tekstinę versiją arba įrašą, atsižvelgiant į jūsų pasirinktą struktūrą.
Susitikus pagal prašymą, pavyzdžiui, su tvarkytoju ar pasitikėtinu asmeniu, galioja tas pats principas: pokalbis fiksuojamas, o darbuotojas gali patikrinti šią fiksuotę prieš ją priimant kaip pranešimą. Taip darbuotojas yra tikras, kad niekas nėra klaidingai užrašyta, ir jūs kaip darbdavys turite patikimą dokumentaciją.
Svarbu tai, kad prašymas dėl pokalbio būtų patenkinti per pagrįstą terminą. Laukimu eilės, kurios trunka savaites, neatitinka mažo slenksčio kanalo idėja.
Dokumentavimas be darbuotojo papildomos naštos
Dokumentavimas yra būtinas, tačiau negali daryti papildomos naštos darbuotojui. Tai reiškia, inter alia, jog įrašytas pranešimas neturėtų būti tiesiog perdaromas žmogaus, kuris nėra susijęs su šiuo reikalu, ir pokalbis neturėtų būti nuslaptai įrašytas. Darbuotojas turi žinoti, kas atsitiks jo žodžiais.
Tvarkytojui yra praktiška, jei žodiniai ir rašytiniai pranešimai susitinka toje pačioje tvarkos aplinkoje, todėl patvirtinimo ir grįžtamojo ryšio terminai nebūtų tvarkomi atskirai pagal pranešimo formą. kaip ši dokumentavimas ir terminai susieti rodo, kaip tai atrodo praktikoje.
Žodinis pranešimas ir anonimiškumas
Žodinis pranešimas ir anoniminis pranešimas yra du atskiri dalykai, kurie dažnai painiojami. Darbuotojas gali pateikti žodinį pranešimą ir nurodytis vardą, o darbuotojas gali rašytine forma pateikti visiškai anoniminį pranešimą. Pateikiant įrašytą pranešimą per tinkamai sutvarkytą sistemą, balsas nebūtina daryti atpažįstamu pagal vardą, kol nereikalaujama papildomos informacijos.
Darbdaviai, kurie tai tvarkstė pirmą kartą, kartais nesupranta, kiek tenka daryti derinant žodinį pranešimą su tikru anonimiškumo garantiju. Išankstinis geras patikrinimas padeda: keliuose klausimuose pamatyti, ką reikia jūsų organizacijai sutvarkyti pateikia jums pirmąjį vaizdą.
Ką tai reiškia jūsų pranešimų procedūrai
Jūsų darbuotojams pristatytoje skundų ataskaitymo procedūroje turėtų būti konkretaus nurodyta, kaip veikia žodinės ataskaitos: per kurį numerį ar kurią sistemą ir ko darbuotojas gali tikėtis. Neaiškios formuluotės, tokios kaip "susisiekite", neatitinka žemos ataskaitų kanalo slenksčio bei atpažįstamo kanalo idėjos.
Taisyklės žinių bazę su paaiškinimu pagal temą nagrinėja, kas tiksliai turėtų būti tokioje procedūroje, ir dažnų klausimų apžvalga nagrinėja panašius praktikos klausimus, kurie iškyla kurdami ataskaitymo kanalą.
Abejojate, ar jūsų dabartinis kanalas jau pakankamai palengvina žodines ataskaitas? Atlikite nemokamą greitą patikrą arba peržiūrėkite žinių bazę; abi suteikia jums be jokio įsipareigojimo pirmą konkrečią vaizdą apie jūsų padėtį.