Ако не информирате служителите си за процедурата за докладване, каналът съществува формално, но на практика не се използва. Служителите, които искат да докладват за нарушение, не знаят, че съществува вътрешен начин, и по-скоро ще търсят колега, медиите или надзорен орган. По този начин организацията пропуска възможността да улови сигнала рано и вътрешно, което е точно това, което законодателството преследва.
Задължението да разполагате с канал за докладване не е отделено от задължението да информирате служителите за него. Процедура, която стои някъде на сървър, но никога не е споделена, не отговаря на принципа, че служител наистина може да намери пътя към канала. Това е един от пунктовете, на които се гледа при спор или проверка.
Защо информирането не е просто формалност
Целта на процедурата за докладване е служител, който се колебае по отношение на нарушение, да има безопасно и познато място, където да го докладва. Тази функция работи само ако информацията наистина пристигне: къде е каналът, как се третира докладването и на каква защита може да разчита служител. Без тази информация каналът съществува теоретично, но не и на практика.
На практика това обикновено означава, че процедурата получава постоянно място в интранета или в ръководството на персонала, че новите служители се запознават с нея при назначаване, и че информацията е достъпна и за хора, които по-трудно следват цифровите съдържания, като работници на производството без фиксирано работно място. базата знания с обяснение по тема описва какво конкретно включа това.
Рисковете в общи линии, разумно разглеждани
Преките риск е докладването да не стигне до вас чрез вътрешния канал, а чрез заобиколен път: външен надзорен орган, преса или много по-късно, когато ситуацията вече е ескалирала. Това е по-неприятно за всички страни, отколкото когато докладването пристигне рано и вътрешно.
Втори риск се появява при последващ спор. Ако служител твърди, че не е знаел къде да се обърне, и организацията не може да покаже, че информацията е била споделена, това е слаба точка в досието. Това не е установена глоба, но нещо, което се взема предвид при оценката дали организацията е надлежно изпълнила задължението.
Трети риск е вътрешното доверие. Процедура за докладване, която никой не познава, създава впечатлението, че интегритетът не е приоритет. Това е по-трудно да се отстрани от липсващия документ, защото засяга культурата на работното място.
Какво е законово установено и какво не е
Задължението да информирате служителите е част от по-широкото задължение на организациите над законовия праг. Как детайлна трябва да е тази информация и в каква форма, не е предписано в детайли; основното е информацията да е наистина налична и разбираема за всички, които трябва да могат да я използват. За точното обяснение на вашата ситуация е разумно да се консултирате с юрист или да прочетете самия закон.
Интересувате ли се дали това се отнася за вашата организация и какво конкретно трябва да бъде подредено? направете безплатната проверка в няколко въпроса и вижте веднага указание на вашата ситуация.
Как да го решите на практика
Отстраняването на липсваща или непълна информация обикновено не е голяма работа. Става дума за ясен, лесен за намиране текст за канала, постоянно място, където служителите могат да го намерят, и момент, когато новите служители получават информация за него. Signalo предоставя готова информационна документация, която можете да приспособите към вашата организация, така че да не трябва сами да формулирате от начало какво точно трябва да бъде включено.
Също така е полезно да проверите дали съветът на работниците вече е одобрил процедурата за подаване на сигнали, тъй като това одобрение и информирането на служителите са свързани. Повече информация за този процес намирате в често задаваните въпроси относно регламентацията за докладване.
Желаете ли да организирате този раздел наведнъж, включително и съобщението към служителите? Първо направете безплатната проверка на signalo.eu, или отворете деловый акаунт за да започнете веднага работа с документите и информационния пакет.