Ak zamestnancov neinformujete o postupe na hlásenie, kanál síce existuje na papieri, ale v praxi sa nepoužíva. Zamestnanci, ktorí chcú hlásiť porušenie, nevedia, že existuje interná možnosť, a namiesto toho sa obrátia skôr na kolegov, médiá alebo orgán dohľadu. Tým organizácia stratí možnosť včas a interne zachytiť signál, a práve tomu sa meldingový poriadok právne snaží zabrániť.
Povinnosť mať kanál na hlásenie nie je oddelená od povinnosti informovať zamestnancov. Postup, ktorý existuje niekde na serveri, ale nikdy nebol zdieľaný, nespĺňa princíp, že zamestnanec má skutočnú možnosť nájsť cestu k tomuto kanálu. Toto je jeden z bodov, na ktorý sa dá pozrieť v prípade sporu alebo kontroly.
Prečo informovanie nie je len formalita
Cieľom postupu na hlásenie je, aby mal zamestnanec, ktorý pochybuje o porušení, bezpečné a známe miesto, kde to môže hlásiť. Táto funkcia funguje len vtedy, ak sa informácia skutočne dostane: kde sa kanál nachádza, ako sa hlásenie spracuje a aká ochrana sa zamestnancovi poskytuje. Bez týchto informácií kanál existuje len teoreticky, nie v praxi.
V praxi to zvyčajne znamená, že postup má pevné miesto na intranete alebo v sprievodci zamestnanca, na ktorý sa nového zamestnanca upozorní pri nástupe, a že je informácia dostupná aj pre ľudí, ktorí sa menej ľahko orientujú v digitálnom prostredí, ako sú zamestnanci na výrobnom mieste bez stálej pracovnej polohy. znalostnej základni s vysvetlením na jednotlivé témy popisuje, čo do toho konkrétne patrí.
Rizika na pohľad, nuchter posudzované
Priame riziko spočíva v tom, že hlásenie sa k vám nedostane prostredníctvom interného kanála, ale oklikou: cez externý orgán dohľadu, médiá, alebo až oveľa neskôr, keď sa situácia už vyhrotila. To je nepríjemnejšie pre všetky strany ako prípade, keď hlásenie príde včas a interným kanálom.
Druhé riziko sa uplatňuje pri spore neskôr. Ak zamestnanec tvrdí, že nevedel, kde si má pomôcť, a organizácia nemôže preukázať, že bola informácia zdieľaná, ide o slabý bod v zložke. Nejde o pokutu, ktorá je stanovená, ale ide o faktor, ktorý sa zohľadňuje pri otázke, či organizácia spĺnila svoju povinnosť.
Tretie riziko je interná dôvera. Postup na hlásenie, ktorý nikto nepozná, vytvára dojem, že integrita nie je prioritou. To je ťažšie napraviť ako chýbajúci dokument, pretože ide o kultúru na pracovisku.
Čo je právne stanovené a čo nie
Povinnosť informovať zamestnancov je súčasťou širšej povinnosti informovať organizácie od zákonného limitu. Ako rozsiahla má byť táto informácia a v akej forme, nie je podrobne predpísané; na jadre je, že informácia je skutočne dostupná a zrozumiteľná pre každého, kto by ju mal vedieť používať. Pre presné vysvetlenie vašej situácie je vhodné poradiť sa s právnikom alebo pozrieť si samotný zákon.
Zaujíma vás, či sa to týka vašej organizácie a čo potom konkrétne musí byť na mieste? uskutočnite bezplatnú kontrolu v niekoľkých otázkach a hneď vidíte indikáciu vašej situácie.
Ako to riešite v praxi
Náprava chýbajúcej alebo neúplnej informácie zvyčajne nie je veľký problém. Ide o jasný, ľahko nájditeľný text o kanáli, pevné miesto, kde si ho zamestnanci môžu nájsť, a chvíľu, kedy sa noví zamestnanci dozvedia túto informáciu. Signalo na to poskytuje hotovú informačnú sadu, ktorú si môžete prispôsobiť vašej organizácii, aby ste nemuseli sami od nuly formulovať, čo presne musí byť obsiahnuté.
Je tiež stojí za to skontrolovať, či podniková rada už súhlasila s vnútorným postupom hlásenia, pretože tento súhlas a poskytovanie informácií zamestnancom spolu patria. Viac o tomto procese nájdete na často kladeným otázkam o regulácii hlásení.
Chcete vybaviť túto časť naraz vrátane komunikácie so zamestnancami? Najprv si urobte bezplatnú kontrolu na signalo.eu, alebo otvorte si obchodný účet aby ste mohli okamžite začať pracovať s dokumentmi a informačným balíkom.