Jeśli nie poinformujesz pracowników o procedurze zgłaszania, kanał istnieje co prawda na papierze, ale w praktyce nie jest używany. Pracownicy, którzy chcą zgłosić naruszenie, nie wiedzą wtedy, że istnieje wewnętrzna droga, i częściej szukają pomocy u kolegów, mediów lub organu nadzorczego. W ten sposób organizacja traci szansę na wczesne i wewnętrzne przechwycenie sygnału, a to jest dokładnie to, co procedura zgłaszania ma na celu zapobiegać.
Obowiązek posiadania kanału zgłaszania nie jest niezwiązany z obowiązkiem poinformowania pracowników na jego temat. Procedura, która gdzieś na serwerze leży, ale nigdy nie została ujawniona, nie spełnia założenia, że pracownik może rzeczywiście znaleźć drogę do kanału. Jest to jeden z punktów, na który można zwrócić uwagę w przypadku sporu lub kontroli.
Dlaczego informowanie nie jest formalnym wymogiem
Celem procedury zgłaszania jest to, aby pracownik, który ma wątpliwości dotyczące naruszenia, miał bezpieczne i znane miejsce, w którym mógł by to zgłosić. Ta funkcja działa tylko wtedy, gdy informacja rzeczywiście dociera: gdzie znajduje się kanał, jak zgłoszenie jest obsługiwane i jaką ochronę pracownik może oczekiwać. Bez tych informacji kanał istnieje teoretycznie, a nie w praktyce.
W praktyce oznacza to zazwyczaj, że procedura ma stałe miejsce na intranecie lub w przewodniku pracownika, że nowych pracowników zwraca się na nią podczas zatrudnienia oraz że informacja jest również dostępna dla osób, które mniej łatwo śledzą komunikację cyfrową, na przykład pracownicy magazynu bez stałego miejsca pracy. bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu opisuje, co konkretnie się z tym wiąże.
Ryzyko zestawione w porządku, biorąc rzeczy trzeźwo
Bezpośrednim ryzykiem jest to, że zgłoszenie nie dotrze do ciebie przez wewnętrzny kanał, ale okrężną drogą: przez zewnętrzny organ nadzorczy, prasę lub znacznie później, gdy sytuacja już się eskalowała. To jest mniej przyjemne dla wszystkich stron niż gdy zgłoszenie dociera wcześnie i wewnętrznie.
Drugie ryzyko pojawia się w przypadku późniejszego sporu. Jeśli pracownik twierdzi, że nie wiedział, gdzie może się zwrócić, a organizacja nie może wykazać, że informacja została przekazana, to jest słabym punktem w dokumentacji. To nie jest grzywna, która jest ustalona, ale coś, co ma znaczenie przy pytaniu, czy organizacja prawidłowo wypełniła obowiązek.
Trzecie ryzyko to wewnętrzne zaufanie. Procedura zgłaszania, którą nikt nie zna, sprawia wrażenie, że uczciwość nie jest priorytetem. To trudniej jest naprawić niż brakujący dokument, ponieważ chodzi o kulturę w miejscu pracy.
Co jest i nie jest uregulowane prawnie
Obowiązek poinformowania pracowników jest częścią szerszego obowiązku zgłaszania dla organizacji, które osiągnęły ustawowy próg. Jak obszerna powinna być ta informacja i w jakiej formie, nie jest szczegółowo przepisane; istota rzeczy polega na tym, że informacja jest rzeczywiście dostępna i zrozumiała dla wszystkich, którzy mogliby jej używać. Aby otrzymać dokładne wyjaśnienie swojej sytuacji, rozsądnie jest skonsultować się z prawnikiem lub zapoznać się z samą ustawą.
Ciekaw, czy dotyczy to twojej organizacji i co konkretnie musi być przygotowane? wykonaj bezpłatny test w kilka pytań i natychmiast zobaczysz wskazanie twojej sytuacji.
Jak to rozwiązać w praktyce
Naprawa brakującej lub niekompletnej informacji zwykle nie jest dużą pracą. Chodzi o jasny, łatwy do znalezienia tekst o kanale, stałe miejsce, gdzie pracownicy mogą go znaleźć, i moment, w którym nowych pracowników informuje się na ten temat. Signalo zapewnia gotowy zestaw informacyjny, który możesz dostosować do swojej organizacji, aby nie musiał sam od zera formułować, co dokładnie powinno być zawarte.
Warto również sprawdzić, czy rada pracowników już wyraziła zgodę na samą procedurę zgłaszania, ponieważ ta zgoda i informowanie pracowników idą w parze. Więcej na temat tego procesu znajdzie Pan w często zadawane pytania dotyczące przepisów zawiadomienia.
Chce Pan uregulować to wszystko od razu, łącznie z komunikacją do pracowników? Najpierw wykonaj bezpłatną kontrolę na signalo.eu, lub otwórz konto biznesowe aby od razu przystąpić do pracy z dokumentami i pakietem informacyjnym.