Hvis du ikke informerer medarbejderne om klageordningen, eksisterer kanalen ganske vist på papiret, men bliver ikke brugt i praksis. Medarbejdere, der vil anmelde et brud på reglerne, ved ikke, at der findes en intern vej, og søger i stedet en kollega, medierne eller en tilsynsmyndighed. Dermed mister organisationen muligheden for at opfange et signal tidligt og internt, og det er præcis hvad klageordningen lovmæssigt sigter mod at forhindre.
Forpligtelsen til at have en klagekanal er ikke uafhængig af forpligtelsen til at informere medarbejderne herom. En procedure, der findes på en server, men aldrig er blevet delt, opfylder ikke udgangspunktet om, at en medarbejder faktisk kan finde vej til kanalen. Det er et af de punkter, som kan blive gransket ved en tvist eller en kontrol.
Hvorfor information ikke er en formalitet
Formålet med klageordningen er, at en medarbejder, der er i tvivl om et brud på reglerne, har et sikkert og kendt sted at anmelde det. Denne funktion fungerer kun, hvis informationen også når frem: hvor kanalen findes, hvordan en anmeldelse behandles, og hvilken beskyttelse en medarbejder kan forvente. Uden denne information eksisterer kanalen i teorien, ikke i praksis.
I praksis betyder det normalt, at proceduren får en fast plads på intranets eller i personaleguiden, at nye medarbejdere får vejledning herom ved ansættelsen, og at informationen også er tilgængelig for mennesker, der ikke uden videre kan følge digitalt, såsom medarbejdere på arbejdspladsen uden fast arbejdssted. videnbanken med forklaringer efter emne beskriver, hvad det konkret omfatter.
Risiciene – nøgternt set
Den direkte risiko er, at en anmeldelse ikke når dig via den interne kanal, men gennem en omvej: en ekstern tilsynsmyndighed, pressen eller først meget senere, når en situation allerede er eskaleret. Det er mere ubehageligt for alle parter end når en anmeldelse kommer tidligt og internt.
En anden risiko opstår ved en senere tvist. Hvis en medarbejder hævder, at vedkommende ikke vidste, hvor vedkommende kunne henvende sig, og organisationen ikke kan vise, at informationen blev delt, er det et svagt punkt i sagen. Dette er ikke en fastslagen bøde, men noget, der vejer med ved spørgsmålet om, hvorvidt organisationen har opfyldt forpligtelsen korrekt.
En tredje risiko er tillid internt. En klageordning, som ingen kender til, giver indtryk af, at integritet ikke er prioriteret. Det er vanskeligere at reparere end et manglende dokument, fordi det handler om kulturen på arbejdspladsen.
Hvad der lovmæssigt er og ikke er fastslået
Forpligtelsen til at informere medarbejderne er del af den bredere anmeldelsespligt for organisationer over den lovmæssige tærskel. Hvor omfattende denne information skal være, og i hvilken form, er ikke fastlagt i detaljer; det vigtigste er, at informationen faktisk er tilgængelig og forståelig for alle, der skulle kunne gøre brug af den. For en præcis forklaring af din situation er det klogt at rådføre sig med en jurist eller selv at læse lovteksten.
Nysgerrig efter, om dette gælder for din organisation, og hvad der konkret skal være på plads? udfør den gratis check med nogle få spørgsmål og se straks en indikation af din situation.
Sådan løser du det i praksis
Det at rette en manglende eller ufuldstændig informationsindsats er normalt ikke en stor opgave. Det handler om en klar, letfindelig tekst om kanalen, en fast plads hvor medarbejderne kan finde den, og et tidspunkt hvor nye medarbejdere bliver informeret herom. Signalo stiller et færdigt informationsmateriale til rådighed, som du kan tilpasse din egen organisation, så du ikke selv behøver at formulere fra begyndelsen, hvad der præcist skal indgå.
Det er også værd at undersøge, om arbejdsrådet allerede har godkendt den interne klageordning, for denne godkendelse og informationen til medarbeiderne hører sammen. Du finder mere om denne proces i de hyppigt stillede spørgsmål om whistleblower-ordningen.
Vil du klare denne del på én gang, herunder kommunikationen til medarbeiderne? Foretag først det gratis tjek på signalo.eu, eller åbn en erhvervskonto for at komme i gang med dokumenterne og informationspakken med det samme.