Om du inte informerar medarbetare om rapporteringssystemet existerar kanalen visserligen på papperet men används inte i praktiken. Medarbetare som vill anmäla en misskötsamhet vet då inte att det finns en intern väg och söker i stället en kollega, media eller en tillsynsmyndighet. Därmed mister organisationen möjligheten att fånga upp en signal tidigt och internt, och det är precis det som rapporteringssystemet lagstiftningsväsendet är avsett att förebygga.
Skyldigheten att ha en rapporteringskanal är inte skild från skyldigheten att informera medarbetare om den. En procedur som ligger någonstans på en server men aldrig har delats kan inte uppfylla utgångspunkten att en medarbetare faktiskt kan hitta vägen till kanalen. Det är en av de punkter som kan granskas vid en tvist eller en kontroll.
Varför information inte är en formalitet
Syftet med rapporteringssystemet är att en medarbetare som är osäker på en misskötsamhet har en säker och välkänd plats att anmäla den. Den funktionen fungerar bara om informationen når fram: var kanalen finns, hur en anmälan behandlas och vilket skydd en medarbetare kan förvänta sig. Utan den informationen existerar kanalen i teorin, inte i praktiken.
I praktiken innebär detta vanligtvis att proceduren får en fast plats på intranätet eller i personalhandboken, att nya medarbetare uppmärksammas på den vid anställning och att informationen även är tillgänglig för personer som har svårare att följa med digitalt, såsom medarbetare på arbetsplatsen utan fast arbetsplek. kunskapsbanken med förklaringar per ämne beskriver vad som konkret hör dit.
Riskerna sammanfattat, nykterligt betraktade
Den direkta risken är att en anmälan når dig inte via den interna kanalen utan via en omväg: en extern tillsynsmyndighet, pressen eller mycket senare när en situation redan har eskalerat. Det är mer besvärligt för alla parter än när en anmälan kommer in tidigt och internt.
En andra risk uppstår vid en senare tvist. Om en medarbetare hävdar att han inte visste var han kunde vända sig och organisationen inte kan visa att informationen har delats kan det vara en svag punkt i akten. Det här är inte en fast avgift men något som väger in när man frågar om organisationen har uppfyllt skyldigheten på behörigt sätt.
En tredje risk är internt förtroende. Ett rapporteringssystem som ingen känner till väcker intryck av att integritet inte är en prioritet. Det är svårare att reparera än ett saknat dokument eftersom det handlar om kulturen på arbetsplatsen.
Vad som lagstiftningsväsendet väl och inte fastställer
Skyldigheten att informera medarbetare är en del av den bredare rapporteringsplikten för organisationer från lagstadgad tröskel. Hur omfattande denna information måste vara och i vilken form är inte specificerad i detalj; kärnan är att informationen faktiskt är tillgänglig och förståelig för alla som borde kunna använda den. För en exakt förklaring av din situation är det klokt att rådgöra med en jurist eller själv granska lagstiftningen.
Nyfiken på om detta gäller din organisation och vad som då konkret måste vara på plats? gör den kostnadsfria kontrollen på några frågor och se omedelbar en indikation av din situation.
Hur du löser detta i praktiken
Att åtgärda en saknad eller ofullständig informationsförsörjning är vanligtvis ingen stor uppgift. Det handlar om en tydlig, sökbar text om kanalen, en fast plats där medarbetare kan hitta den och ett tillfälle när nya medarbetare informeras om det. Signalo tillhandahåller ett färdigt informationspaket som du kan anpassa efter din egen organisation så att du inte själv behöver formulera från början vad som exakt måste ingå.
Det är också värt att kontrollera om företagsrådet redan har godkänt själva anmälningsförfarandet, eftersom godkännandet och informationen till de anställda hör ihop. Mer om den processen hittar du i de vanliga frågorna om anmälningsförordningen.
Vill du ordna denna del på en gång, inklusive kommunikationen till de anställda? Gör först den kostnadsfria kontrollen på signalo.eu, eller öppna ett affärskonto för att direkt komma igång med dokumenten och informationspaketet.